關(guān)于檔案信息化建設(shè)若干問題的思考

摘 要：社會經(jīng)濟的快速發(fā)展給檔案工作帶來了新的發(fā)展機遇，人們對檔案工作的重視程度也得到了不斷的提升，與之同時，也對檔案工作提出了更高更新的要求。

因此，從事檔案管理工作的人員，必須充分認識到這種改變，努力提高檔案管理的效率和質(zhì)量，而且要利用信息技術(shù)的飛速發(fā)展，逐步提高檔案的管理現(xiàn)代化水平，為企業(yè)和社會提供更系統(tǒng)、更便捷，也更有價值的檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：檔案；現(xiàn)代化；管理；信息

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）09-0066-01

在當前信息社會的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法體制已經(jīng)不適應當今社會的發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)勢在必行。檔案信息化不僅是發(fā)展趨勢，也是檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。因此，作為檔案管理工作人員，必須改變觀念，提高對檔案信息化得認識水平，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化，為企業(yè)和社會提供更系統(tǒng)、更便捷，也更有價值的檔案信息資源。

一、加強檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）檔案信息化有利于保護檔案原件。相比傳統(tǒng)的檔案保存方式，檔案的信息化的優(yōu)勢一目了然，它可以避免檔案原件被過多使用、年代久遠或者人為原因而造成損壞，避免重要資料丟失的風險。每個企業(yè)在不同的發(fā)展過程和不同時期中都有一些有特定意義或者珍貴的歷史資料，如果將這些資料運用先進的信息處理，將它以電子文件的形式存儲在計算機中，就能更加有效的對原件進行保護。

（二）檔案信息化有利于信息資源的整合和共享。檔案信息化得優(yōu)勢還表現(xiàn)在對資源的整合和共享上，企業(yè)檔案資源的一個目的在于整合檔案資源，擴大其應用程度和應用范圍，如果將檔案經(jīng)過信息化處理后，利用企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)就能輕松的實現(xiàn)這一目的。而且，電子文件比檔案原件更易于導航，更有利于企業(yè)各部門瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（三）檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。傳統(tǒng)的手工查詢資料，要耗費檔案管理人員大量的時間和精力，有時候還找不到所需資料。檔案的信息化就能很好的解決這一問題，它包含快捷的查詢系統(tǒng)，采用了電子目錄和電子文檔，在查找時只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可完全的展現(xiàn)在你的面前。企業(yè)的各部門只要有需要，就可以不費事、不費力的獲取更為系統(tǒng)和全面的信息。

二、經(jīng)過一定的實踐和宣傳，很多企業(yè)已經(jīng)意識到了檔案的信息化管理的重要性

下一步檔案信息化建設(shè)的目標則是進一步整合企業(yè)檔案信息資源，而在檔案的信息資源整合過程中，遇到一些比較突出的問題：如操作人員的綜合素質(zhì)不高、對檔案的重視程度不夠、乏統(tǒng)服務(wù)意識和管理制度不健全等等。筆者認為應在以下幾方面進行加強：（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。著計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應用和發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求，同時，也對檔案管理人員在更新知識、加強計算機操作等方面也都提出更高更新的要求。而以前原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識、操作方法和管理手段，已不能適應新時期、新形勢的需要。因此，這就要求檔案管理人員，必須更新原有的檔案管理知識，了解檔案信息化的內(nèi)容，而且還要有一定的計算機操作水平，以便適應新時期檔案管理現(xiàn)代化的需要。

（二）完善檔案管理工作標準和規(guī)范。制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案信息化管理工作的需要，也是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)企業(yè)的檔案信息化，一方面可以將企業(yè)的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過人工輸入，但不管是通過檔案數(shù)字化還是人工輸入文件，都應該堅持規(guī)范性原則，根絕檔案管理工作的流程，制定出相應的標準。只有這樣才能使檔案的歸檔和數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識。檔案管理人要強化服務(wù)意識，樹立工作就是服務(wù)的理念，把提高服務(wù)標準和服務(wù)質(zhì)量、端正服務(wù)態(tài)度作為工作的出發(fā)點和歸宿。在檔案的信息化管理過程中，要及時錄入已簽發(fā)文件，并按照檔案類別進行歸檔，這樣才能更好的發(fā)揮檔案信息資源的作用，以便企業(yè)各部門的查詢。同時，還要利用工作經(jīng)驗進行創(chuàng)新，研究新的管理方式，只有這樣檔案的信息工作才能更好的為企業(yè)服務(wù)。

（四）更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。要重視收集對企業(yè)發(fā)展關(guān)系比較大的檔案信息，要收集與企業(yè)檔案有聯(lián)系的各種資料，對枚關(guān)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的信息資料也要注意收集，要拓展收集信息的深度和廣度。要重視國家對企業(yè)的政策信息的收集，并及時更新，同時，要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時提供真實、詳細的檔案資料，就會為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務(wù)就是高級的信息服務(wù)。

（五）加強橫向聯(lián)合，為檔案信息共享做好鋪墊。要在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一檔案的管理方式，對檔案要根據(jù)類別進行統(tǒng)一的編號，規(guī)范主題詞的運用，這樣有利于分類查詢。對于以前不同類別的文件沒有實行統(tǒng)一編號的檔案要進行更新，做好升級轉(zhuǎn)換工作。要收集和保管好相關(guān)的應用程序和歷史數(shù)據(jù)，以便將來能為企業(yè)各有關(guān)部門查閱和利用。

檔案的信息化建設(shè)是歷史發(fā)展的必然，同樣也是一個長期的工作，它的實現(xiàn)不是單單依靠一個部門就可以完成的，它需要企業(yè)的各個部門之間的協(xié)調(diào)合作才能完成，更需要檔案管理工作人員的耐心和細致的工作。檔案的信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，企業(yè)只有提高對檔案信息化得認識水平，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化，這樣才能提供一個有價值的檔案資源體系。

作者單位：河南鶴壁中泰礦業(yè)有限公司

參考文獻：

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