影響檔案安全因素與對策探析

檔案是歷史的真實記錄，不僅有參考價值，而且有法律和憑證作用。檔案安全始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務和第一要務。確保檔案安全是檔案管理部門的一項重要職責，也是每個檔案管理人員的首要任務。檔案的安全主要是檔案的實體安全和檔案信息安全。

一、檔案實體安全

檔案庫房是檔案保護的主要場所。檔案庫房的建造與設計是否合理，設備安裝是否齊全，是直接關系到檔案是否安全、完整保護的重大問題。若要新建檔案館建筑應遵循適用、美觀、經濟原則，選址主要從地勢、朝向、間距、交通、生活設施等五個方面考慮，應在風景秀麗，遠離湖泊，遠離工業區、居民區等環境易污染地帶。庫房的設計應遵循按功能設計的原則，檔案庫房容量、面積、開間設計原則，庫房所在地域氣候特點相適應的原則。現階段大多數機關、企事業單位檔案室都設在辦公樓內，這就給檔案安全造成了隱患。影響檔案安全主要體現在防火、防潮、隔熱、保溫、防光、防蟲、防鼠、防塵、防盜及防震等幾個方面。

（一）防火

檔案室內禁止吸煙，嚴禁用電爐子、火爐、火墻取暖。暖氣管道應與檔案資料保持一定距離（50cm為宜）；空調機要有專用房間；檔案柜架之間的通道寬度不應小于0.8cm，主干道寬度不小于1m。

（二）防潮

檔案庫房潮濕是影響檔案壽命的重要困素。因此要加強檔案庫房溫濕度的管理，把檔案庫房的溫濕度調控在標準范圍之內。根據我省的實際情況采取升溫、降溫、加濕、去濕、通風、密閉相結合的方法，對檔案庫房的溫濕度進行切實有效的控制與調節，使庫房相對濕度保持在45%-60%。

（三）防光防有害氣體及防塵

光和有害氣體都對檔案起到破壞作用，由于各自不同的特征，他們對檔案破壞的方式和程度也各不相同，對檔案材料的作用機理及規律也有很大原差異，這種危害與檔案本身的制成材料密切相關，不同的材料在光、有害氣體的作用下有不同的表現和變化規律，如光對紙質檔案及照片檔案、磁記錄檔案破壞作用就有很大程度的不同。

1、在檔案的整理、保管、利用以及保護過程中不可能脫離光和照射，如何控制光照，使檔案受光的危害減小到最低限度。這就要求我們要合理確定檔案庫房照度標準、限制光的照度值、減少光照作用的時間、濾紫外線、避光保存，常用的方法還有庫房采用暗色內遮陽，在窗戶上安置木板窗或鐵皮窗，人走關燈等。

2、有害氣體對檔案的破壞作用是明顯的，為防止危害的發生，就必須杜絕氣體進入庫房及對有害氣體進行凈化和過濾。具體方法可放置盛堿性溶液的裝置，除去空氣中酸性有害氣體； 在通風口處設置活性炭匣體來吸附有害氣體。空氣的過濾與凈化最好與空調設備相結合起來使用，這樣既可除去灰塵凈化空氣，又保持了庫房內恒溫怛濕。

3、灰塵、有害氣體有縫就入，為了防止這種現象對檔案造成的危害。就必須提高庫房的密閉程度。主要措施是檔案庫房門窗盡可能少，門窗的密閉性要好，檔案入庫前嚴格檢查除塵，避免新入庫檔案把灰塵帶入庫房。檔案工作人員進出庫房要換工作服和鞋。檔案工作人員要不定期對墻壁地面進行防塵處理，作好檔案庫房清潔衛生，

4、防霉防菌、滅鼠防蟲。為了徹底消滅鼠害和蟲害，檔案工作人員要搞好庫房溫濕度的管理工作，從根本上抑制害蟲的生長。定時在檔案室放置鼠藥、防霉劑等，從而提高檔案保管的安全性。

5、防盜。檔案庫房要安裝高質量的防盜門，窗內外設鐵護欄。

二、軟件安全

（一）電子文件安全

隨著計算機網絡技術的日益發展和廣泛應用，電子文件大量產生，與傳統介質文件相比，電子文件表現出特有的特性，在管理過程中面臨許多不安全因素。

首先檔案管理人員要增強電子文件管理的風險意識，明確落實文件形成者、管理者在文件管理方面的職責，從源頭控制風險發生，將電子文件的不安全隱患降到最低。其次是電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。磁性物質極易受外磁場影響而導致退磁、消磁，光盤是利用激光進行信息存取的，它由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。為了保證電子文件完好無損，檔案部門要做到歸檔電子文件與紙質文件“四同步”管理，并將存有電子文件的光盤存儲在防磁柜中。即在鑒定歸檔紙質文件與其電子版本一致性基礎上，按統一的方法分類、排列、著錄、以電子版本作為提供利用主要方式的過程，通過“四同步”（同步歸檔、同步整理、同步著錄、同步利用）管理，既便于檔案信息的參考利用和資源共享，又便于確保具有憑證依據作用的實體檔案安全。再次將紙質文件和電子文件分別保存，完成電子文件和紙質文件的“雙套制”，即光盤或移動硬盤一套、紙質文件一套，并做到按時檢查復制。

（二）紙質文件安全。要嚴格借閱手續，減少人為丟失、損壞、涂改等。紙質檔案還要從紙質載體檔案材料、檔案字跡、新型載體檔案材料的耐久性、檔案庫房溫濕度的調控等多方面予以保護，重要文件或本級文件要采取備份或異地存放的方式，對重點檔案要實施重點監管，從而消除檔案安全隱患。

綜上所述，影響檔案安全涉及到方方面面，但最重要的應該還是人，也就是說人是檔案安全的主體，這就要求檔案工作者要有較高的政治素質和思想境界，樂于奉獻，埋頭苦干，任勞任怨，耐得住清貧，耐住寂寞，不攀比權貴，始終保持奮發向上的精神狀態，牢固樹立檔案安全重于泰山的思想，做到檔案安全工作只有起點，沒有終點，做到警鐘常鳴，確保檔案安全。

參考資料：

黑龍江檔案等