談我館圖書清點工作的經驗

摘要：介紹了我館使用多種方法進行圖書清點工作的實踐經驗。

關鍵詞： 圖書館； 圖書清點

圖書清點是圖書館的一項基礎性工作，也是圖書館館藏基礎建設的重要組成部分，多年來，我館投入了大量人力物力進行圖書清點工作，下面結合我館清點工作的實踐，談談我館圖書清點工作的經驗：

1.圖書全清點

指對所有館藏地點的所有藏書進行清點。

1.1清點方法

將某一館地點的圖書逐冊下架，進入ILAS系統的中央館藏庫管理模塊，在系統中輸入圖書財產號，核對書目信息，如書目信息與實物不符則進入編目管理模塊，調出相關的MARC數據，以實物為準對數據進行修改或重錄，書目信息與實物一致后，在清點標識一欄做上統一的清點標識。實物清點結束后，輸出該館地點沒有清點標識的圖書清單，在書庫內進行實物復核，凡系統內處于入藏狀態且無清點標識，經查找后確認不在庫內的圖書，可認定為丟失圖書。

1.2全清點的利弊

全清點的優點在于一舉多得，既摸清了館藏，又清理了書目數據，解決了我館由手工管理轉入自動化系統管理時，回溯建庫期間遺留的諸多歷史問題，全面規范了圖書編目數據，并理順了財產號，清查了重號空號，使得因書目數據問題產生的拒借大為減少。另外，進行清點時，書庫內所有圖書按類下架再上架，錯架亂架圖書全部暴露出來，清點過程也是借閱部全面整架的過程，此外，清點時將各書庫的老舊殘損圖書全部進行了處理，清點結束后，書庫的面貌大為改觀，衛生、排架情況明顯改進。借清點之機，我館還對書庫布局全面進行了調整，在新校圖書館開設了剔舊書庫，將復本量大、借閱率低、內容老舊的圖書全部調往剔舊書庫，并根據學校新老校區的專業設置、學生層次，對兩校區藏書重新進行了調撥，老校區圖書館以工程技術及學術性較強的文獻為重點，突出研究、學術型特色，新校區圖書館以人文社科及基礎課教學參考書為主體，突出教學、普及型特色，一館兩區，各司其職，協調互補，充分滿足不同讀者的需求。

全清點的局限在于：

首先，由于清點期間不可能長期閉館，只能采取清點一類封架一類的方法，在半開架狀態下進行的清點，清點結果只能說是相對準確；其次，全清點投入大，耗時長：我館的全清點歷時4年，專設清點崗3人，任務重時抽調編目員配合，加上借閱部門每天派專人負責清點圖書的下架上架，最多時每天投入10人進行清點工作，相當于全館有六分之一的人都在進行清點；第三，對清點人員素質要求高：由于在書庫內進行清點，工作環境差，清點人員必須能吃苦，由于清點涉及典藏、編目多個模塊的操作，清點人員必須技術全面，由于清點工作環節多、容易出差錯，清點人員必須細致謹慎，因此清點人員必須是吃苦耐勞、認真負責、技術全面的業務骨干；第四，全清點需多個部門通力協作：典藏人員是清點主力，技術部要負責技術和設備的保障，借閱部要隨時跟進清點圖書上架下架和清點類別圖書的封架以及后期丟失圖書的復核工作，館辦要負責全面協調，任何一個部門跟不上工作進程都會影響清點工作的正常進行。清點期間，館內工作以清點為先，對其他部門的正常工作或多或少有一定影響，尤其是借閱部門，在維持日常開放的同時還要配合清點類別的封架和清點圖書的上下搬運，并且要將每日讀者還回的未清點圖書集中交清點人員處理，壓力最大，也因此出現了一些不理解不配合的情況。由于上述種種條件的限制，全清點不可能作為一項常規工作來開展。對于是否有必要投入如此之大來進行全清點，我館至今仍有爭議。

全清點工作結束后，雖然收獲很多，但相關部門都感覺很疲憊，為保持全清點的成果，同時避免再次進行全館范圍的大規模作戰，我館摸索了使用采集器進行清點的清點方法。

2.使用采集器進行圖書清點

2.1清點方法

首先借閱部對清點類別進行整架。圖書是否能按類排架直接影響到清點結果的準確，清點前館辦通知借閱部提前整架，保證此次清點類別圖書達到四級排架標準；然后由典藏人員使用采集器采集架上圖書條碼號，使用采集器配套程序將采集到的條碼與系統內輸出的圖書清單進行比對，輸出圖書丟失清單；將丟失清單交借閱部復核，在書架上、手工外借登記本上查找是否有書，復核后確認無書者為丟失圖書，最后由典藏人員根據復核后的丟失清單計算圖書丟失率。

2.2使用采集器清點的優勢及問題

使用采集器清點的優勢在于靈活機動，既可以大范圍清點也可以小規模抽查，并且避免了在書庫內架設電腦進行操作的種種麻煩，不需要大規模地將圖書下架上架，由典藏人員獨立操作即可完成，牽涉的部門不多，時間上也可以安排在節假日，不影響借閱部門的正常開放，相對于全清點而言，成本大為減少。

使用采集器清點兩后年，經過數輪清點實踐，發現下列問題：

首先，借閱部書庫排架達不到四級排架標準，影響清點結果：按我館工作規范要求，借閱部各書庫應按四級類目進行排架， 設計清點方案時，也是以此為前提，但在實際清點過程中，發現借閱部大部分書庫排架達不到四級標準，造成圖書丟失率虛高，很多丟失圖書實際是錯架亂架圖書。例如：清點H313這一小類，丟失率超過15%，清點H大類，丟失率不到10%。排架問題導致典藏人員不能按原定的“少量多次”的原則進行清點，為保證清點結果的準確，必須按大類進行清點，由于人手有限，只能抽取各館地點藏書總量在萬冊以下的類別進行清點，I類、TP類、H類等藏書量大、流通量大的類別，始終無法清點。

第二， 清點結果復核周期長，復核工作不到位，影響清點結果的真實準確：使用采集器清點的一個重要環節，就是借閱部對丟失圖書清單進行復核，在書庫內查找，確認圖書是否丟失。由于各種原因，我館并未將圖書丟失量作為對借閱部的獎懲依據，加之借閱部門的內部輪崗制度，各借閱口以及各類圖書的管架人員都是流動的，圖書丟失的責任難以落實到個人，因此在歷次清點中，借閱部門對復核工作并不重視，復核工作流于形式，一份丟失清單常常一個月都沒有復核結果，或者不加復核直接簽字確認為丟失，這些都直接影響清點結果的準確性。

第三，采集器超過保修期，沒有任何售后服務，影響使用：我館所購采集器已過了保修期，供貨單位現不提供售后服務，采集器軟件、硬件上出現的問題都得不到解決，尤其是清點結果的數據比對，因為ILAS系統的功能有限，清點數據的比對完全依賴于采集器的配套程序，出現問題后，一旦售后服務跟不上，整個工作就限于停頓。

鑒于上述問題，為使我館的清點工作能持續進行，我館對清點工作進行了以下調整：

縮小清點范圍，每年只對上年入庫圖書進行清點，既可節省時間和人力，也可明確責任人，避免在歷史遺留問題上糾纏。改變清點方法，不再使用采集器清點，改用采取隨機抽查法進行清點。

3.隨機抽查法

3.1清點方法

典藏人員從ILAS系統里提取上年入庫圖書中處于入藏狀態的圖書清單，從每類圖書中隨機抽取100條數據，制成抽查圖書清單，將清單交借閱部，由借閱部相關人員在書庫中將這100冊圖書實物找出，集中交典藏人員核對，無法找到實物者，視為丟失圖書。清點之前，典藏人員提前一周時間通知借閱部清點類別，借閱部做好整架工作，抽查清單交借閱部后，借閱部做好抽查類別的封架停借工作，在一到兩天時間內完成實物查找，將圖書集中交典藏人員核對。典藏人員對照實物確認丟失圖書，計算圖書丟失率。

3.2隨機抽查法的優勢及問題

這種清點方法相對我館之前的清點方法，成本最低，除了ILAS系統外，不需要借助其他設備，省時省力，責任明確，覆蓋面廣，如安排緊湊，一年內可對各口室各類別進行一輪清點。通過抽查，不但可以看到圖書丟失情況，也是對借閱部門排架情況的檢查，如果能達到四級排架，查找圖書非常快，如果排架情況不好，則查找會有困難。

在實際操作過程中，發現此方法有下列問題：

首先，采用這種方法，典藏人員的工作量大為減少，只是出具抽查清單和最后的實物檢驗，查找圖書這一任務由借閱部管架人員來完成，加重了借閱部的工作任務，借閱部門對此頗有意見。但如果由典藏人員來完成查找圖書的工作，因為不熟悉架位情況，工作效率反而不高，因此造成的遺漏，也會影響清點結果的準確。

其次，此方法對圖書排架情況的要求也很高，全分類排架的口室清點起來非常順利，排架情況不好的口室查找圖書如同大海撈針，效率很低。

根據我館多年的清點工作實踐，在條件允許的情況下，進行一次全清點，了解真實的館藏情況，清理館藏數據，對于改進管理工作有重要意義，在全清點的基礎上，定期進行小范圍清點，掌握最新數據，作為管理的參考依據，也是必要的。圖書清點工作，主要靠典藏和借閱部門合作完成，合作順利，則清點順利，有一方表現消極，則會影響清點工作進程。以上是我館清點工作的一些經驗，僅供業內同仁參考。