基于開放式學生管理理念下高校學生檔案工作創新途徑

摘 要 高校學生檔案作為高校校園文化的獨特隱形資源，在高校學生開放式管理中發揮重要作用，本文分析了目前高校學生檔案管理工作存在的問題，并分析了產生這些問題的原因，最后針對如何提高高校學生檔案工作的管理水平提出幾點思考。

關鍵詞 高校學生工作 開放式管理 高校學生檔案管理工作

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

Innovative Approaches of College Students' Archives Based

on the Concept of Open Students Management

CAI Yude

(Department of Students' Work， Minjiang University， Fuzhou， Fujian 350108)

Abstract Files as college student's unique campus culture invisible resources， open college students play an important role in the management， this paper analyzes the current college students work problems in records management， and analysis of the causes for these problems， and finally make a few thoughts on how to improve college student records management work.

Key words college students' work; open management; college students' archives

1 目前高校學生檔案管理工作的現狀及其問題

（1）學生入學前檔案轉遞方式不統一。當今實行高考網上招生的過程中，考生電子檔案也應運而生，這對被網上錄取的考生的紙質檔案的管理工作帶來了一定的沖擊。如在紙質檔案的寄發過程中郵遞的途徑并沒有一個明文的傳遞方式。在實踐過程中發現寄發途徑多種多樣，有的則由考生高中就讀的中學統一郵寄到被錄取的大學；有的則是當考生來高校報到時，將其檔案自行帶到其被錄取的學校；有的是由省、市招辦統一寄發到各個高校由此可見，學生入學前檔案轉遞方式存在不同的規定，方式多種多樣，極其不統一。

（2）檔案內容信息不規范。高校所接收到的學生學籍檔案層次不一致，主要存在檔案袋內的學籍表內容填寫不完整、檔案袋里裝的材料類型各異、內容不全，如學生的高中畢業生登記表、高校學生登記表、各個學年思想政治鑒定表、畢業論文、學位材料、黨團組織材料、獲獎懲處材料等反映學生在校期間的學習情況、政治思想表現、生活、工作等方面的材料中多數的學生檔案材料沒有裝齊。接收到的學生檔案材料中，發現部分材料沒有蓋章、簽字或形成材料的時間涂改；有的甚至是復印件，并且檔案材料的紙張大小不一。

（3）檔案材料收集不齊全。經過調查發現對高校學生檔案的收集不齊全，具體表現在：活動結束后才收集，造成資料丟失，許多活動的策劃書及活動過程中形成的重要文件資料丟失，如運動會舉辦之前的工作計劃、流程圖、活動安排表。若等到活動結束之后才收集，這些材料極容易丟失，而最后只收集比賽結果等；高校學生檔案只收集紙質檔案，如各項活動的工作計劃及其通知，而對于在活動過程中形成的照片檔案沒有收集齊全；高校學生檔案只收集電子文檔，沒有收集紙質檔案；對高校學生特色檔案的收集力度不夠強。

（4）檔案整理分類不規范、不統一。高校學生檔案整理工作是為了使所保存的高校學生檔案有序化、條理化。目前高校學生檔案工作的整理分類不規范主要表現在：缺乏系統的整理分類，檔案堆積在一起，不便于利用；在整理分類過程中，沒有保持高校學生檔案文件之間的歷史聯系。在整理分類過程中極易丟失其中的某一份文件，而使其失去歷史聯系。

2 提高高校學生檔案工作管理水平的幾點思考

（1）明確高校學生檔案歸檔范圍。在當今時代，高校學生檔案在歸檔過程中應包括學生在校期間思想、政治、學習、工作和生活等重要信息。這對于畢業生就業將帶來很大的好處，因為直接從其檔案即可看出這個學生的整體素質和能力，同時對于他們今后的努力方向也提出了更加明確的要求，有利于他們不斷提高完善自己。學生檔案管理人員要在現有檔案材料收集范圍的基礎上，擴大收集范圍，充實檔案內容。如學生政治思想方面的材料應包括其在校期間參加的入黨培訓班、形勢與政策課程、以及參與政治學習活動之后的學習心得等；專業技能應包括其在本專業學習中所發表的論文或課余實踐等；對于社團材料可以包括參加社團舉辦的各種材料。

（2）加強高校學生檔案信息化管理。在促進高校學生管理工作向科學化、規范化、開放式轉變的過程時，當今高校學生電子檔案應運而生。在高校學生檔案的管理中，高校通過加強學生檔案數據庫系統建設，將每屆學生的基本信息錄入至學生檔案管理系統中，逐步實現高校學生檔案數據的信息化，同時可與校園網連接，每個學院的輔導員作為系統管理者，將學生在校期間的綜合素質通過該系統體現出來，具體應包括學生每個學年的成績和過級情況，以及活動報名情況，網上評價等信息，同時還包括學生的基本登記信息。通過對該檔案管理系統的規范化管理，使之成為反映學生各方面能力和基本信息的數據庫，通過對該數據庫的檢索，可作為證明各類證書真偽的重要依據，為學生和高校學生管理者提供便利，并在一定程度上提高了高校學生檔案管理水平。

（3）發揮高校學生檔案作用，作為溝通畢業生與用人單位的橋梁。當高校學生在就業時，學生檔案對于他們參加雙向選擇就業有著重要作用。用人單位可以通過高校學生檔案全面了解畢業生的情況，同時高校學生檔案還是全面介紹畢業生個人素質的權威材料。因為它記載了學生在學校的總體表現和整體素質，學生在校學習成績、思想政治情況、在校擔任或從事的社會工作、參加過哪些課外活動、受過何種獎勵和處分也在高校學生檔案中得到體現。如大學生心理測試成績、大學生英語四級、六級證書、計算機等級證書、大學生能力技能競賽證書、社會實踐活動材料等等， 這些記錄從諸多方面反映出一所學校培養學生的能力、水平及最終結果，在一定程度上促進了學校對學生的管理，促進高校教學質量的提高，同時有利于提拔人才，若一所學校的學生素質好，校風良好，則在一定程度提高了學生的整體就業率。因此，高校學生檔案是畢業生找工作與用人單位進行溝通的紐帶。

（4）挖掘高校學生檔案，作為校園文化建設的獨特資源。高校學生檔案作為學校原始的歷史記錄是高校管理文化建設的基礎，它最客觀地反映高校管理文化的歷史面貌。高校學生檔案在開展新的管理文化建設中可以通過借鑒高校學生檔案，因為通過它可以了解高校管理文化的過去。通過對它的查閱與研究，能夠有效地解決高校內部管理文化建設中蘊涵的嚴重問題，同時它還是高校管理文化建設中進行輔助獎懲的有效手段，如學生在學校中獲得的表彰獎勵、榮譽稱號，或把科研獲獎情況存入檔案中。這是對學生過去的證明和認同，是一種有效的獎勵手段。相反，對于那些違紀、缺課、夜不歸宿者給予通報批評的檔案文件歸檔之后則是一種懲罰手段，同時也對其他同學也起到了引以為鑒的作用。由于高校學生檔案也是文化大家族中的一員，同時它記載了真實可靠的史實，并且所提供的教育素材多數是在校園中發生過的事，利用它參與校園文化品位建設，就容易使青年學生產生親切感、認同感，心理距離的拉近無形中縮短了時空距離，較之空洞的理論說教更容易讓學生接受。

（5）提升高校學生檔案，連接母校與校友感情的紐帶。2005年4月29日，中國國民黨主席連戰和親民黨主席宋楚瑜來大陸訪問，在這大陸行期間連戰到北大演講時，北大提供給當年他母親在校學籍檔案這一珍貴的禮物。在此，高校學生檔案是溝通母校與學子的重要紐帶。同時，在我校六十周年校慶之際，將會有社會各界的知名人士、企業家來母校參觀昔日母校的容貌，此時若提供這些知名校友往日在校期間的真實記錄，如學習情況、參與課外活動情況等各方面的表現，這將使他們對母校產生更深厚的感情，進而投資學校的建設，對學校的發展起到巨大的促進作用。

因此，在開放式學生管理理念下，高校學生檔案不僅記錄了高校學生開展活動的歷史過程和事實，而且也記錄了學生開展各種活動的計劃、策劃、過程、效果及總結。它可以成為學生查考既往情況、總結經驗教訓以及進行宣傳教育等提供廣泛而可靠的素材。

參考文獻

[1] 金鑫.從大學生就業談高校學生檔案管理.辦公室業務，2005.

[2] 劉瑞紅.試論高校檔案信息化建設.呂梁高等專科學校學報，2006.