對(duì)新時(shí)期醫(yī)院檔案發(fā)展的幾點(diǎn)建議

作者單位：466000 河南省周口市疾病預(yù)防控制中心

通訊作者：康昆展

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院檔案； 發(fā)展； 建議

醫(yī)院質(zhì)量管理是醫(yī)院管理的核心，醫(yī)院檔案管理在質(zhì)量管理中起著十分重要的作用，在所有醫(yī)院檔案綜合管理中，包括病歷檔案、人事文秘檔案、財(cái)務(wù)檔案和醫(yī)院發(fā)展檔案四部分，其質(zhì)量的好壞是保證醫(yī)療質(zhì)量的關(guān)鍵，直接關(guān)系到醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展^［1］。筆者從事檔案管理工作多年，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作存在著諸多弊端，管理人員數(shù)量不足、職業(yè)道德素質(zhì)較低、專業(yè)人才隊(duì)伍匱乏、專業(yè)知識(shí)面狹窄、軟硬件建設(shè)投入不夠等問題，已嚴(yán)重制約檔案事業(yè)的順利發(fā)展，已成為當(dāng)前亟待解決的問題。為此提出幾點(diǎn)建議，與讀者同勉和探討，為加強(qiáng)醫(yī)院檔案綜合管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量，現(xiàn)分析報(bào)告如下。

1 主要問題與不足

1.1 管理人員數(shù)量不足，職業(yè)道德素質(zhì)低下 由于人員的缺乏，管理人員工作量較大，管理人員學(xué)歷普遍較低，檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備不足，計(jì)算機(jī)知識(shí)相對(duì)缺乏。檔案人員職業(yè)道德素質(zhì)相對(duì)較差，無法適應(yīng)條件差、待遇低、職稱低的環(huán)境中，個(gè)人更不愿投入過多的精力顧及病案信息的開發(fā)利用和自身素質(zhì)的提高，不利于檔案管理工作的開展。

1.2 病案管理專業(yè)技術(shù)人員匱乏 醫(yī)院管理人員構(gòu)成復(fù)雜，多數(shù)是醫(yī)生、護(hù)士、技師改行而來，很少有管理的專業(yè)人才，其中醫(yī)院檔案管理中病案管理人才更少，在美國，2億人口的國家就有病案管理專業(yè)學(xué)校150余所，其中大部分是培養(yǎng)大學(xué)本科生的高級(jí)病案管理人才。而我國目前還沒有一所培養(yǎng)病案管理高級(jí)人才的大專院校。為了適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)的迅速發(fā)展需要，我國于1985年在北京市崇文區(qū)衛(wèi)生學(xué)校開辦了全國第一個(gè)病案管理中專班。中等衛(wèi)生學(xué)校雖然開辦了中等層次的病案管理專業(yè)教育，培養(yǎng)了一批批病案管理人員，但畢竟?jié)M足不了全國各級(jí)醫(yī)院對(duì)病案管理人才的大量需要^［2］。目前醫(yī)院從事病案管理的專業(yè)人才，原身是一些檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，病案管理業(yè)務(wù)技術(shù)水平較低，只能從事簡單的收集、整理、錄入、歸檔等工作，這就不同程度影響著管理工作的質(zhì)量與發(fā)展。

1.3 檔案管理人員知識(shí)面狹窄 在信息知識(shí)爆炸的現(xiàn)代社會(huì)，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理，人事文秘、病案管理、財(cái)務(wù)管理，醫(yī)院管理學(xué)等方面的知識(shí)，還更應(yīng)該學(xué)習(xí)外語、計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)知識(shí)，然后對(duì)檔案記錄的資料內(nèi)容深層加工、分析統(tǒng)計(jì)，提煉有價(jià)值的信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)^［3］。

1.4 硬件設(shè)施建設(shè)不足 《醫(yī)院管理學(xué).病案管理分冊(cè)》中提供的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)為病案室需要設(shè)立獨(dú)立的辦公室，每名從業(yè)人員的工作空間至少達(dá)到6 m²；病案與庫房的比例為10000份：10～12 m²；100～500床位規(guī)模大小的醫(yī)院，其病案倉庫面積不得少于150～300 m²，應(yīng)滿足未來2年承載量要求^［4］。但醫(yī)院常以醫(yī)療用房緊張為由，檔案庫房不符合檔案保管條件，達(dá)不到檔案管理辦公、閱覽、庫房三分開要求。致使檔案用房狹小，多數(shù)醫(yī)院的檔案庫房是用普通房屋改建后作為檔案庫房的，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)不到檔案管理九防要求。部分單位不重視檔案硬件建設(shè)，防磁、防蟲、防高溫、防潮、防霉變的設(shè)備不完善，檔案管理設(shè)備陳舊，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.5 醫(yī)院檔案管理體系和制度不完善 醫(yī)院檔案管理一般都由設(shè)在行政辦公室的檔案室來負(fù)責(zé)，主要都是管理一般的文書檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案而已，而那些醫(yī)學(xué)專業(yè)方面的檔案如醫(yī)療文書、X線片、病理切片、微生物檢驗(yàn)報(bào)告單等檔案，則分散在各業(yè)務(wù)部門直接管理，這樣就會(huì)形成多部門重復(fù)管理檔案的格局。在進(jìn)行檔案整理和綜合管理之后，雖然建立起檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并達(dá)到一定的規(guī)范和水平，但是運(yùn)行效果還不夠理想，很多工作人員對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)程度還不夠，在收集材料過程中敷衍了事，為方便起見將很多檔案材料留在自己部門保管，缺少一整科學(xué)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。從而使日常很多重要的檔案材料流失。

2 建設(shè)建議

2.1 加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)意識(shí) 要對(duì)檔案人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)的意識(shí)，提高思想水平，增強(qiáng)歷史使命感和工作責(zé)任感。培養(yǎng)檔案人員熱愛檔案管理工作、甘愿獻(xiàn)身檔案事業(yè)的決心，只有熱愛這項(xiàng)工作，才能兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作；只有熱愛檔案工作，才會(huì)甘當(dāng)人梯，為臨床、科研、教學(xué)利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；只有熱愛檔案工作，才能在工作條件差、待遇低、職稱低的環(huán)境中，做到守清貧而樂道，淡名利而自強(qiáng)，受困苦而不移志，安心本職，恪盡職守，為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

2.2 長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，配備專業(yè)技術(shù)人才 主管部門應(yīng)從醫(yī)院管理長遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，配備足夠的檔案管理專業(yè)人手。更要配備精通病案管理的專業(yè)人員，因?yàn)椋卺t(yī)院檔案管理中病案產(chǎn)生數(shù)量占醫(yī)院檔案數(shù)量的2/3以上甚至還要多，病案管理專業(yè)又是一門新興的交叉性、多學(xué)性的邊緣學(xué)科，涉及面較廣，而且它本身也在不斷地發(fā)展之中，病案管理、質(zhì)量控制、醫(yī)學(xué)及醫(yī)學(xué)術(shù)語、疾病分類、組織與管理、交流技巧、基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)及數(shù)據(jù)處理等已成為現(xiàn)代病案管理人員的必修課。病案管理人員不僅具有一定工作能力、一定醫(yī)療知識(shí)、管理科學(xué)知識(shí)，還應(yīng)掌握全面的醫(yī)學(xué)科學(xué)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)等。以利于負(fù)責(zé)病案質(zhì)量檢查、手術(shù)操作分類、指導(dǎo)國際疾病以及病案加工匯編等工作。其次，適當(dāng)增加病案管理人員的編制，加快病案現(xiàn)代化管理，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)減少病案貯存空間。再者，提高病案管理人員的整體素質(zhì)是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的艱巨工作，可以通過一些內(nèi)部激勵(lì)措施的實(shí)施，以及組織人員進(jìn)行定期進(jìn)修學(xué)校等。

2.3 加強(qiáng)軟硬配件建設(shè)，提高科技信息服務(wù)技術(shù)發(fā)展 對(duì)醫(yī)院檔案倉儲(chǔ)普遍存在面積不足、檔案保存不好等問題，應(yīng)及時(shí)提出有效的解決方案。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)從醫(yī)院管理的整體格局和綜合效益出發(fā)，拿出足夠的資金解決用房與設(shè)備的建設(shè)與添置。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與管理軟件產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案電子化是檔案管理學(xué)的努力方向。當(dāng)前一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如縮微技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)，可大大減少檔案的存儲(chǔ)面積；“電子病歷系統(tǒng)”可規(guī)范病案制作、增加形象和生動(dòng)性，提高檔案管理工作水平。

2.4 健全檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范檔案管理 醫(yī)院要針對(duì)以往檔案散布于各職能部門的現(xiàn)狀，加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，使龐雜的原始資料成為主題明確、綱目清晰、層次與序列分明的檔案，確保檔案應(yīng)建盡建、安全保管，不斷提高建檔、歸檔的規(guī)范程度。因此建立科學(xué)的檔案管理體系，建立健全檔案管理規(guī)章制度，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)帶頭親自抓，制定制度必須落實(shí)到位。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，實(shí)行各門類檔案集中統(tǒng)一管理，建立綜合檔案室或信息科，建成綜合性檔案資源信息庫，充分提高檔案信息的綜合管理和開發(fā)利用能力

2.5 樹立終身學(xué)習(xí)的理念，加強(qiáng)檔案人員再教育 首先在檔案人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)意識(shí)的同時(shí)，醫(yī)院也應(yīng)該依據(jù)檔案管理人員繼續(xù)教育的長遠(yuǎn)目標(biāo)，制定醫(yī)院檔案管理繼續(xù)教育的長期、中期、短期培訓(xùn)計(jì)劃。通過加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的繼續(xù)教育，找出存在問題的原因進(jìn)行分析。鼓勵(lì)檔案管理人員參加國家權(quán)威機(jī)構(gòu)開辦的檔案管理專業(yè)、醫(yī)學(xué)信息管理專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、臨床專業(yè)的函授、夜大與自修方式的大專和本科段的學(xué)習(xí)，以提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水準(zhǔn)與工作效率，以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展的需要，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展。這些對(duì)提高醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和科學(xué)管理水平都具有十分重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

［1］ 晉愛蓮，丁孟霞，崔曉燕.淺論醫(yī)院病案管理.中國中醫(yī)藥咨訊，2010，2（18）：67.

［2］ 張喜波.淺談病案管理人員的培養(yǎng)教育.閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2001，2:111-112.

［3］ 張俊花.淺談醫(yī)院病案管理的重要性.臨床醫(yī)藥實(shí)踐，2010，19（12）：964-965.

［4］ 吳一峰，戚威.當(dāng)前病案管理工作存在的問題及對(duì)策.中國當(dāng)代醫(yī)藥，2010，17（29）：138-139.

（收稿日期：2011-03-31）

（本文編輯：陳丹云）