論醫院檔案管理存在的問題及對策

作者單位：611130 成都市第五人民醫院

通訊作者：王嘉喜

【摘要】 檔案管理工作是醫院管理的一個重要組成部分，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。本文分析了本院檔案管理中存在的諸多問題，并就如何加強醫院檔案管理工作提出對策，對醫院管理具有現實性指導意義。

【關鍵詞】 檔案； 管理； 對策

Statements on problems and countermeasures about hospital archives management WANG Jia-xi，WANG Ying.The Fifth People's Hospital of Chengdu， Chengdu 611130，China

【Abstract】 Archives management is an important part of the hospital management， and it is an important job to keep the truth of the history. This article analyzes the problems in the archives management in our hospital and it gives countermeasures on how to improve the job of hospital archives management， which has practical guiding significance to the hospital management.

【Key words】 Archives; Management; Countermeasures

筆者所在醫院是一所有70多年歷史的綜合性三乙醫院，有病區26個，開放床位880張，2006年被市政府確定為成都西部區域醫療中心，有2個省市重點專科，近期將修建32 900平方米住院綜合樓，醫院正以良性態勢向前發展。在本院的發展過程中，積累了很多文字、音像、圖表等綜合檔案，它作為衛生檔案的一部分，承載了本院厚重的歷史。2008年4月8日《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，衛生部和國家檔案局制定了《衛生檔案管理暫行規定》。衛生檔案是指各級衛生行政管理部門和各醫療、疾病預防控制、衛生監督、科研、血站、婦幼保健和社區衛生服務等機構（以下簡稱各衛生機構），在工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料^［1］。本文所指檔案（下同）是醫院在人事、醫療、科研、教學、文秘、設備、基建、病案、財務管理以及其它各項活動中形成的文件材料，它在醫院發展過程中起著重要作用。如何科學管理這些檔案，逐步實現檔案管理規范化、信息化、為醫院發展提供更多具有價值的檔案資源信息至關重要。本文就本院檔案管理中存在的問題進行分析探討，提出相應的解決對策。

1 存在的問題

1.1 醫院領導重視不夠 很多領導認為，醫院的中心工作是抓醫療質量，醫院管理的重點是提高醫療技術水平，為患者提供更優質的服務，而檔案不能直接產生經濟效益，投資卻不少，覺得檔案工作有就行了，不必花什么精力^［2］。究其原因主要還是認識不到位，認識不到檔案對醫院發展的潛在作用。

1.2 管理制度不健全，資料分散，存檔效率低下 沒有建立相應歸檔管理制度，造成檔案不同程度的分散在各科室；更缺乏對檔案資料的收集、整理、鑒定、統計，致使檔案資料不能及時有效匯總，檔案完整性達不到要求。從不同性質、不同部門的存檔情況看，存檔率不及80%，效率低下。

1.3 檔案人員專業素質滯后 （1）由于醫院檔案管理人員大多數都是兼職，因兼職太多，而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數人未經過正規的檔案專業培訓，缺少檔案管理意識，對檔案資料的收集、整理、鑒定、統計意識不強。檔案業務知識與技能不高。（2）在工作中關于檔案管理員的培訓教育相對較少，缺少不斷提高的機會。造成檔案管理水平滯后，日復一日，檔案管理被簡單認為就是保管資料而不被重視，難以適應檔案管理工作的新要求。

1.4 檔案工作管理職責不明，缺乏監督機制 檔案管理是一項長期的工作。醫院無相應的監督考核制度，未將檔案管理工作納入科室管理責任書之中；作為科室第一責任人的科室主任重心大都在科室經營、人才培訓上面，對歸檔材料的收集、整理缺乏認識，隨意性大。當崗位輪換時缺乏對檔案的交接；也無部門檢查督促，使很多重要的檔案流失。

1.5 檔案硬件、設備投入不足 由于醫療用房緊張，致使醫院檔案室用房緊張、狹小，造成檔案庫房、閱覽室、辦公室混在一起，檔案室的房屋設備陳舊，達不到防高溫、防潮、防蟲等能力，不符合檔案保管條件，導致部分檔案損毀等情況發生；科室缺乏專門存放檔案的地方，往往因陋就簡，就地長期堆放，更談不上分類整理，久而久之成為一堆廢紙，而失去利用價值。

1.6 檔案信息化建設利用不夠 隨著科學技術發展和計算機技術普遍和利用，醫院電腦管理信息系統的建立是一種必然的發展趨勢^［3］。然而，醫院對檔案信息化建設投入不足，目前手工收集、檢索仍占很大比重，不利于檔案的利用和開發，影響了檔案管理水平的提高。

2 醫院檔案管理的對策

2.1 高度重視檔案管理工作，將醫院檔案管理工作納入工作日程。加強對檔案管理工作的領導，并把檔案工作列入全院的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中；把檔案工作作為機關管理的一項重要內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核；同時，形成以院長或黨委書記掛帥，辦公室主任分管，檔案室具體負責，各科室協助抓的四級檔案管理網絡。同時醫院要在檔案設施上加大投入，設立文書檔案室、檔案閱讀室、檔案辦公室，要撥出一定經費，添加檔案柜、除濕機等專用設備，使檔案管理在硬件上有保障，適應醫院發展的需要。

2.2 加強醫院檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》、《檔案管理人員職責》等，明確檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。同時，制定《檔案人員崗位職責書》和考核，獎懲制度。

要改變檔案人員“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統觀念，圍繞醫院各項工作需要，及時、準確地為利用者提供檔案。

2.3 在檔案管理中，要增強法制意識，依法管理已經成為該醫療行業的行為準則，無論從醫學方面的學術研究，還是到醫院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫院的檔案管理工作。醫院檔案部門在促進檔案業務建設過程中，認真抓好《檔案法》及實施辦法以及配套的有關檔案工作的行政法規、條例的實施，并結合實際制定本單位的規章制度體系，使醫院各類檔案管理工作有法可依、有章可循；加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，這些說教式宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起大家的重視，如果以動態的圖表形式展現給大家，其效果更易于接受。

2.4 加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質。專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，積極參加檔案管理培訓項目，不斷“充電”拓寬視野，并把學到的知識通過醫院業務學習的平臺進行延伸，讓每個醫務人員都有檔案管理意識，了解所涉及工作領域的檔案管理現狀及發展動態，運用檔案學科新理論來指導和改進檔案工作。

2.5 加大對檔案室的硬件投入和技術更新，要努力實現檔案裝備技術現代化，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，充分發揮檔案的作用，為領導決策、編史修志、工作查考、解決糾紛、達標升級、基建等方面提供了大量的依據和參考。用規范檔案保管方法準備等級醫院評審材料，使評審專家一目了然，非常清晰。醫院等級評審的意義在于“ 以評促改、以評促建、以評促管、評建結合、重在建設”。檔案工作者在今后擴大檔案收集范圍的同時，要充分利用等級評審的契機， 加強與各職能部門的聯系，反復宣傳醫院檔案建設在創建等級醫院中的重要作用，強化檔案材料的日常收集與整理^［4］。

綜上所述，充分認識醫院檔案管理工作的重要性，科學管理檔案，進一步開發、利用，發揮檔案的最大效能，也是醫院發展的關鍵環節。

參 考 文 獻

［1］ 衛生部和國家檔案局.衛生檔案管理暫行規定，2008.

［2］ 豈艾蕪.淺談醫院檔案管理中存在的問題與對策.中國醫學創新，2010，7（2）：150-151.

［3］ 羅軍.醫院檔案電腦管理信息初探.現代醫院，2005，5（3）：106.

［4］ 游嶸.檔案建設在醫院等級評審中的作用.機電兵船檔案，2010，5：36-37.

（收稿日期：2011-03-31）

（本文編輯：陳丹云）