如何加強干部人事檔案管理工作

　　干部人事檔案管理工作，是檔案建設的基礎工作之一，它是將收集起來的每個干部的檔案材料進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷地對檔案內容進行補充的工作。
　　一、干部人事檔案的作用
　　干部人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛勾，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。
　　1、重要的依據作用
　　干部人事檔案是知人善任、選賢舉能的一個重要依據。由于干部人事檔案是在選拔、使用、考察、培養干部的工作過程中形成的，是干部德、能、勤、績情況的綜合記錄。因此，查閱干部人事檔案歷來是組織人事工作中對干部進行任免、調配、考察、審查等的一個重要程序和行之有效的工作制度。干部人事檔案在挑選干部、選拔人才方面起著重要的依據作用。
　　2、可靠的憑證作用
　　干部人事檔案能為落實黨的政策，確定和澄清個人有關問題以及進行正常政治審查提供可靠憑證。干部人事檔案收存的材料形成于不同時期，材料上留有組織公章，當事人手跡或印鑒等具有法律效力的標志，能比較客觀地反映一個人以往各方面的狀況。因此，干部人事檔案能為落實政策、確定職級待遇以及個人的年齡、學歷等有關問題提供可靠的憑證。
　　3、準確的信息作用
　　作為人才信息縮影的干部人事檔案，在開發人才過程中占有重要的位置。干部人事檔案是貯存人才資源的信息庫，具有信息集中、系統、準確、全面的特點，能為干部人事工作提供各種有價值的信息。干部人事檔案部門通過檔案材料中貯存的性別、年齡、學歷等各種數據的統計和分析研究，能從中探索干部人事隊伍的總體變化情況以及規律，為領導決策干部人事工作提供有力的依據。
　　4、珍貴的資料作用
　　干部人事檔案是研究和撰寫各類歷史人物傳記的珍貴資料。由于干部人事檔案是干部個人革命斗爭實踐的記錄，因此也是我黨歷史檔案資料的一個重要組成部分。它范圍廣泛，內容豐富，涉及面廣，在政治、經濟、軍事、文化等各個領域，與一定的歷史時期有著這樣或那樣的聯系。它以獨特的方式記載著當事人成長的道路和生平事跡，也涉及社會上許多重要事件和重要人物，具有很強的“時代痕”，更具有很高的史料價值。
　　二、干部人事檔案存在的問題
　　1、檔案材料收集不全、不歸范
　　在實際工作中，干部人事檔案材料收集不全、不規范現象仍然存在。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全，入檔紙張大小不一等等，嚴重影響檔案質量。究其原因：多是干部職工對檔案的認識不夠，認為個人的東西（如學歷、職稱等材料）放在自己身邊用著方便，而且分管檔案工作的人員又以兼職為多，沒時間及時收集歸檔，最終導致個人檔案中材料不全，更嚴重的是有的同志在調職時檔案資料就不全，即使以后發現問題，也無從查找。
　　2、檔案材料內容不完整
　　真實性是干部人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。在實際工作中，經常遇到材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷隨意填寫；參加工作時間、入黨、入團時間大致一個年月，每次填寫時往往不一致；考核鑒定類材料往往只講優點、避免缺點、內容空乏、套話居多。究其原因：多因干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身利益，而檔案管理部門未能嚴格的審核把關，致使干部人事檔案不能如實反映個人的專長和特點，對選拔、培養、評定作用不大，無法對當事人作出全面評價，缺乏利用價值。
　　3、檔案材料管理方式混亂
　　“檔隨人走”的管理模式較亂，主要表現在企、事業單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門，管理的主體不清，極易造成檔案的丟失。同時，在人員流動中，少數職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現象也時有發生。究其原因：現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但在新的形勢下又有突破舊體制的趨勢，檔案管理權限存在一定程度的矛盾沖突。
　　4、檔案材料管理模式封閉
　　利用是所有檔案工作的目的，干部人事檔案也不例外。然而，從我國人事工作的現狀來看，干部人事檔案多是由單位的組織、人事檔案部門實行全封閉的管理，除供領導或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。究其原因：干部人事檔案強調保密性，從而導致利用范圍小、利用頻率低。
　　5、檔案材料管理手段落后
　　到目前為止，多數單位對于干部人事檔案基礎設施方面的建設不夠，主要體現在：檔案管理設備陳舊、硬件配備不齊全、基礎環境不好，不能適應電子時代的要求。究其原因：現行的干部人事檔案缺乏現代化管理，現有的干部人事檔案管理軟件沒有普及使用，且很多版本標準不統一，數據無法匯總，導致信息資源不能共享。
　　三、完善干部人事檔案管理的措施
　　1、加強隊伍建設，提高管理人員素質
　　干部人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。建立一支熟悉業務、相對穩定的專業隊伍，是做好干部人事檔案管理工作的組織保證，隨著時代的發展、社會的變化、科技的創新，選用具備優良的思想政治品質、寬廣的知識面、扎實的檔案專業基礎知識、較強的現代管理能力和計算機運用能力的復合型人才，是實現社會化、信息化的必要條件，也是推動檔案事業發展的關鍵。
　　2、加強材料收集，完善檔案管理內容
　　采取“重點收集與普通收集相結合”“集中收集與經常性收集相結合”等方式，及時追補和不斷補充新的材料，力爭使檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。同時，在收集干部基本情況的基礎上，建立干部工作業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績選用干部提供必要的依據；建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能資料。通過這些內容，把干部人事檔案建設成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長的錄像，以便于組織對干部進行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經濟工作服務。
　　3、健全管理制度，實行規范化管理
　　規范干部人事檔案的內容、分類、檔案用品材料，對干部人事檔案的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部職工工作能力、工作業績等檔案資料上。檔案管理人員在接收干部人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規格到字體都要嚴格要求，拒收不規范的檔案資料和缺少公章、簽字的材料，保證檔案材料形成規范真實、收集齊全、歸檔及時。進一步落實干部人事檔案的相關管理制度，對現行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進行完善，同時，在查閱、流轉等各個工作環節中，嚴格按規章和程序辦理，使檔案管理有章可循，有法可依。
　　4、加大資金投入，加快信息化建設
　　從經費上保證投入，凡是工作需要的經費，都給予支持，保證硬件設施符合達標要求，盡快實現干部人事檔案信息化管理。建立干部人事檔案數據庫系統，實施干部人事檔案動態管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將干部檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使干部檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。建立干部個人電子檔案系統，實施干部人事檔案自動化管理，可以將干部檔案中能夠公開部分的內容制成電子檔案，該檔案由主管部門制作并負責維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。