新時期高校檔案館功能建設思考

［摘 要］ 信息技術迅猛發(fā)展所帶來的新技術、新方法、新理念在高校檔案工作中得到應用，高校檔案館功能得到了新的發(fā)展趨勢。本文闡述了新時期高校檔案工作的特點，并對其功能的發(fā)展趨勢做了理性的分析，提出了高校檔案館實現(xiàn)功能強化與拓展的途徑和方法。

［關鍵詞］ 高校；檔案館；功能；變革

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 023

［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）03- 0045- 03

當今以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術已廣泛應用到社會各個領域中，并日益改變著人們的價值觀和思維方式，這種深入影響在對高校檔案工作提出新要求的同時，也為高校檔案館的發(fā)展提供了條件。在新技術、新方法、新理念的應用與影響下，傳統(tǒng)檔案館的功能不斷擴展和深化，高校檔案館在信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢下，如何強化和擴展功能，滿足利用者不斷增長的信息需求成為重要任務。

1 新時期高校檔案工作的特點

數(shù)字化、網(wǎng)絡化是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢，尤其是隨著信息化在當前社會所發(fā)揮的作用越來越大、越來越明顯，各個國家都將信息化建設放在國家發(fā)展戰(zhàn)略的高度予以重視。在這樣的背景下，檔案作為一種信息資源也是信息化建設不可缺少的部分。國家檔案局下發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，吹響了檔案信息化建設的號角，檔案工作信息化作為國家信息化建設的一個組成部分，加快檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措和新要求，是推進檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。

首先，以檔案實體為核心的檔案工作向以檔案信息為核心轉(zhuǎn)變，數(shù)字化建設與管理被提上日程。這一過程是一個長期的發(fā)展過程，要求檔案部門不斷采用現(xiàn)代信息技術，提高檔案管理和服務的現(xiàn)代化水平。其次，不受時間、空間限制利用檔案信息成為可能，將促進檔案信息資源利用效率的最大化。再次，高校檔案館的公共性、社會性將得到進一步體現(xiàn)，原本以檔案實體為核心的管理和服務方式僅能實現(xiàn)有限范圍的文化傳播、社會教育等功能，而數(shù)字化、網(wǎng)絡化徹底改變了這種物理傳播途徑，使高校檔案的價值最大化得以實現(xiàn)。

2 新時期高校檔案館功能的發(fā)展

高校檔案館功能發(fā)展的條件已經(jīng)滿足。高校檔案館功能的發(fā)展與擴展實現(xiàn)，當然與現(xiàn)代信息技術應用于檔案工作密不可分，隨著信息技術的不斷成熟和高校信息化建設的發(fā)展，高校檔案館適應信息化要求的功能建設和發(fā)展的條件日益具備，一方面，高校檔案館自身的現(xiàn)代化管理硬件條件不斷提升能夠支持發(fā)展需要；另一方面，高校校園網(wǎng)、信息系統(tǒng)平臺已經(jīng)逐漸完善，將高校檔案信息系統(tǒng)與其融合，實現(xiàn)軟件數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案館信息與電子文件中心的功能。另外在人力資源與物資資源的投入方面爭取學校支持，適應高校改革發(fā)展要求進行檔案工作改革，實施人才戰(zhàn)略，儲備人力資源，培養(yǎng)和培訓專業(yè)人員，適應信息化時代檔案資源開發(fā)和數(shù)字化技術的要求。

（1）與數(shù)字化、網(wǎng)絡化相適應的是高校檔案館的傳統(tǒng)功能將向縱深發(fā)展。高校檔案收集范圍將擴大，檔案存儲的載體發(fā)生變化，紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面被光盤、縮微膠片、多媒體等載體打破，名人檔案、捐贈檔案等成為高校檔案的收集對象，館藏日益豐富。高校檔案管理方法得到改善，管理功能逐漸完善，開展數(shù)字化、網(wǎng)絡化能夠緩解庫房空間的限制，將檔案實體和電子檔案加以區(qū)分，實現(xiàn)智能化控制。檔案的服務功能得到加強和拓展，能夠改變被動服務的局面，以網(wǎng)頁、網(wǎng)站等方式實現(xiàn)檔案信息的傳播，實現(xiàn)信息資源共享，打破空間、時間限制。深化了教育作用，館藏資源的擴大以及互聯(lián)網(wǎng)的利用，使高校檔案館開發(fā)利用檔案資源宣揚文明、倡導文化、引導思想的教育作用得以向社會擴展。

（2）新時期高校檔案館的社會化發(fā)展。我國高校目前處于社會化改革過程中，高校的人才培養(yǎng)與科研創(chuàng)新最終都將在社會中得到檢驗，這一過程使高校在教育理念上有了產(chǎn)業(yè)、競爭、市場的概念。高校檔案館作為高校保存大量有關人才與科研檔案信息的部門，能夠為社會中的企業(yè)單位提供服務。高校檔案館的社會化適應了高校改革的社會發(fā)展方向，同時也是對社會經(jīng)濟發(fā)展重視人才和科技的回應，而高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化等一系列舉措，在高校檔案信息網(wǎng)上傳播相關信息，為人才交流與科技發(fā)明投入市場提供了平臺。另外，由于高校檔案的文化、教育、知識作用，能夠?qū)ι鐣嫌绕涫乔嗄陮W生的消費文化、娛樂化觀念起到抵制作用，對樹立健康向上的校園文化起到積極作用。

（3）新時期高校檔案館的數(shù)字化發(fā)展。多媒體技術、計算機技術、信息通訊技術的快速發(fā)展使高校數(shù)字檔案館這種虛擬檔案管理主體得到重視和認可，學界對此的關注研究正在持續(xù)，目前南京大學、上海交通大學等高校已經(jīng)在開展數(shù)字檔案館建設實踐，并取得了一定的成績。高校數(shù)字檔案館的建設是與數(shù)字化、網(wǎng)絡化分不開的，為整合電子檔案信息資源，需要加強計算機技術、網(wǎng)絡系統(tǒng)支持、基礎設施、軟件配置等方面的投入。當然不能只認為是增加數(shù)字化設備、軟件開發(fā)應用，而首先要重在管理理念和系統(tǒng)設計上的創(chuàng)新。這就需要把高校檔案數(shù)字化與學校的校園網(wǎng)、教學科研系統(tǒng)融合，在平臺設計優(yōu)化的基礎上實現(xiàn)檔案館業(yè)務處理與服務的網(wǎng)絡化、自動化。這將使高校檔案館的文件管理中心功能、檔案信息管理中心功能、檔案信息傳輸中心功能得以體現(xiàn)，雖然文件管理中心這種在文件形成部門與檔案管理部門之間的中間機構在我國沒有設置，但這種功能將隨著數(shù)字檔案館的建設發(fā)展而實現(xiàn)。２００９年１０月，國家檔案局楊冬權局長在全國檔案館工作會議上提出建設“檔案安全保管基地、檔案利用中心、愛國主義教育基地、政府信息查閱中心、電子文件中心”“五位一體”公共檔案館的新要求，電子文件中心開始納入檔案館功能建設目標中。

（4）高校檔案館信息服務的特色化。信息時代多元化的價值觀念使個人的信息需求呈現(xiàn)多樣化、個性化的特點， 高校檔案館一方面要利用網(wǎng)絡調(diào)查不同用戶群的信息需求特點，立足本校特色檔案信息資源，提供個性化服務。另一方面，高校與高校之間、高校與科研單位等之間可以加強交流，共享資源、互相彌補，拓展服務內(nèi)容，擴大影響力。

3 新時期高校檔案館功能發(fā)展與強化的途徑與方法

（1）豐富館藏資源。豐富的館藏資源是提供利用和發(fā)揮功能的基礎，加強館藏建設、優(yōu)化館藏結(jié)構在任何時候都不能放松。必須按照已制定的歸檔范圍和標準，及時、完整立卷歸檔，各種載體的檔案包括電子檔案等按時間、按要求接收進館；指導、督促立卷部門及時保存有價值的檔案材料，并進行保管期限的鑒定，同時優(yōu)化館藏，對館藏資源定期進行鑒定銷毀。除要保證需要進館的檔案及時完整歸檔外，還要體現(xiàn)出特色，這是形成檔案館特色功能、滿足個性化需求的基礎，這也是高校檔案館適應學校社會化定位的要求。

（2）加強館藏檔案數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理對象是以紙質(zhì)檔案為主，在信息化時代不能符合信息網(wǎng)絡傳輸?shù)囊螅仨氈贫〝?shù)字化規(guī)范，將館藏的檔案信息、聲音、視頻信息等有計劃地進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這項工作并不是一朝一夕就能完成的，需要投入人力物資資源協(xié)同工作才能完成。數(shù)字化工作需要優(yōu)先對高校檔案館具有珍貴價值的檔案進行數(shù)字化，以保護檔案原件，同時要對利用率和價值較高的檔案優(yōu)先考慮數(shù)字化，盡早提供利用。另外，優(yōu)先考慮對已公開館藏檔案進行數(shù)字化，提高資源共享程度，對密級檔案逐漸數(shù)字化。當前很多高校都在倡導實施檔案信息化建設，但很多都各自為戰(zhàn)，這導致數(shù)字化通用格式標準成為需要關注的問題。因此在開展館藏檔案數(shù)字化工作時，一方面要參照國家相應的規(guī)定、規(guī)范，一方面與省內(nèi)高校同行進行交流探討，由省檔案協(xié)會牽頭，達成共識，規(guī)范數(shù)據(jù)的存儲和備份方式，確保數(shù)字化工作規(guī)范開展。這樣才能實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，從而實現(xiàn)服務方法、服務質(zhì)量方面質(zhì)的飛躍。

（3）現(xiàn)代化服務手段的開發(fā)與應用。信息化發(fā)展趨勢不僅是技術的更新，也是觀念的更新，高校檔案館要秉承改革創(chuàng)新、主動服務的意識，不斷拓展服務領域，開發(fā)利用檔案信息資源。在服務手段與方式上，要充分利用信息技術，全面提升高校檔案館信息資源管理水平和服務質(zhì)量。包括網(wǎng)頁、網(wǎng)站建設，建設數(shù)據(jù)庫為提供信息介紹、咨詢以及開發(fā)提供平臺支持，應用現(xiàn)代化管理軟件，有能力的高校可根據(jù)本校特點開發(fā)軟件，以規(guī)范、實用、科學為原則，實現(xiàn)編目、檢索、保密、管理的智能化、現(xiàn)代化。拓展辦公網(wǎng)自動化功能，高校檔案館要積極參與，實現(xiàn)辦公自動化，對各類電子文件按公文程序?qū)嵭衅鸩荨徍恕⒑灠l(fā)一體化， 確保電子文件及時收集、歸檔，實現(xiàn)文檔一體化。加強信息化建設的保障工作，既要更新設備又要保障設備的規(guī)范化管理，特別是網(wǎng)絡安全的實現(xiàn)。以數(shù)字檔案館建設為方向，能打破時空限制提供信息資源，實現(xiàn)檔案館知識、教育、文化功能的社會化拓展。

（4）加強檔案信息資源的開發(fā)。利用網(wǎng)絡進行社會需求的調(diào)查、分析，對檔案信息資源開發(fā)進行規(guī)范設計，對各種信息進行整理、分析、加工，進行二次開發(fā)，形成專題式的特色編研資料，這一資源整合開發(fā)過程，有利于實現(xiàn)檔案信息資源的潛在價值。目前各高校雖然已經(jīng)意識到檔案信息資源開發(fā)的重要性，但是對利用需求、分析、策劃還處于初級階段，不同利用者的信息需求還不能有效滿足。鑒于此，各高校在信息化技術發(fā)展條件下，可以進行強強合作，實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補，形成跨越空間地域的開發(fā)網(wǎng)絡，以實現(xiàn)檔案資源的遠程查詢、異地利用，實現(xiàn)檔案信息資源中心的公共服務功能。

（5）構建新型人才隊伍。在信息時代，傳統(tǒng)的檔案專家已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化管理和服務方式，為實現(xiàn)高校檔案館功能的最大化，必須建立一支具有檔案業(yè)務水平、信息技術能力優(yōu)、文化素質(zhì)能力強的人才隊伍，這樣才能進行高校檔案館的信息化發(fā)展的規(guī)劃、設計、執(zhí)行，才能實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)與利用的現(xiàn)代化，才能實現(xiàn)高校檔案館的層次升級，向數(shù)字檔案館方向發(fā)展。一方面，要加大培訓力度，形成科學的人才管理規(guī)范，鼓勵開展科研、創(chuàng)新，參加技術培訓，為高校檔案館在服務教學、科研工作的作用得到有效發(fā)揮創(chuàng)造條件。另一方面，實施優(yōu)秀人才引進計劃，根據(jù)需要充實優(yōu)秀專業(yè)人才，優(yōu)化新型人才隊伍結(jié)構。只有這樣，高校檔案館才能有效開展信息資源的建設和開發(fā)，實現(xiàn)網(wǎng)絡化、數(shù)字化的應用，才能具有強大的動力和明確的方向。

4 結(jié) 語

高校檔案館的發(fā)展折射出信息化社會的影響，其功能開始從傳統(tǒng)功能將向社會化、數(shù)字化、特色化的方向發(fā)展，在信息技術不斷發(fā)展的背景下，高校檔案館探索功能實現(xiàn)的途徑，既是社會發(fā)展的要求，同時也是高校樓案館自身發(fā)展的內(nèi)在要求。高校樓案館應該響應國家關于全國檔案信息化建設的號召，適應高校教育改革的現(xiàn)實，實現(xiàn)高校檔案工作的現(xiàn)代化。

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