基層醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策探討

［摘 要］ 檔案管理工作作為當(dāng)前醫(yī)院管理工作的重要組成部分，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，有其獨(dú)特而重要的作用。本文總結(jié)了目前基層醫(yī)院檔案管理中存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，對(duì)于醫(yī)院檔案管理和內(nèi)涵建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。

［關(guān)鍵詞］ 基層醫(yī)院；檔案管理；存在問題；對(duì)策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 022

［中圖分類號(hào)］ G271；R197.32 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）03- 0044- 02

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。筆者所在醫(yī)院是一所專科三乙醫(yī)院，隨著醫(yī)院的發(fā)展，形成的檔案門類、數(shù)量在不斷增加，檔案利用率也在不斷提高。如何加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，以適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要尤為關(guān)健。因?yàn)獒t(yī)院檔案是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)條件，是醫(yī)院文化建設(shè)的生動(dòng)教材。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，適時(shí)調(diào)整加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。因此，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理中的重要一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，醫(yī)療衛(wèi)生改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新形勢下的醫(yī)院檔案管理工作如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問題。

１ 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題

隨著現(xiàn)代信息管理技術(shù)的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越為人們所重視，盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)院檔案工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率不高。在具體工作中，不少同志，甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率相對(duì)不高。

（2）管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類人員崗位職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理制度。由于管理制度不完善，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，一些工作人員為圖方便，將檔案材料隨意丟放或存放在自己的辦公桌里，導(dǎo)致部分檔案資料丟失或損壞。造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，破壞了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，無法適應(yīng)醫(yī)院新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

（3）檔案管理人員兼職多、素質(zhì)參差不齊。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，檔案專業(yè)出身的人員較少甚至根本沒有，且多為兼職、流動(dòng)性大，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，業(yè)務(wù)水平不高，平時(shí)很少組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案法規(guī)，缺少檔案管理的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，思想觀念和管理水平相對(duì)滯后，與時(shí)代發(fā)展的要求相差懸殊，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

（4）重保管輕利用，檔案開發(fā)利用率低。由于受檔案系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案工作者仍然存在 “重管輕用”的觀念，重視檔案的收集與管理，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后，也造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。

（5）硬件投入不足，存檔條件差。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后。雖然近年來隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中被廣泛運(yùn)用，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索方式，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

２ 改善醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

（1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行專人負(fù)責(zé)和兼職管理相結(jié)合的原則。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展； 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

（2）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù) 《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，并結(jié)合醫(yī)院自身特點(diǎn)，規(guī)范病案記錄、護(hù)理記錄以及檢驗(yàn)、檢查報(bào)告等，建立各類臺(tái)賬制度，使檔案工作每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

（3）加強(qiáng)檔案的硬件建設(shè)。增加資金投入，更新檔案管理硬件設(shè)備，根據(jù)醫(yī)院的具體情況，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。逐步配備照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，并采用檔案管理專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。以改變傳統(tǒng)手工操作信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。將檔案目錄和部分內(nèi)容納入醫(yī)院ＯＡ系統(tǒng)，加強(qiáng)資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的全面發(fā)展。

（4）加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員要有良好的素質(zhì)和敬業(yè)精神，掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。提高檔案管理人員的素質(zhì)必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動(dòng)得到合理回報(bào)。定期組織檔案人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，參加地方檔案行政管理部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，還可以走出去，參觀考察一些在檔案管理方面做得較好的兄弟醫(yī)院，借鑒他們好的做法和經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短。作為檔案管理人員平時(shí)要多閱讀檔案類雜志和書籍，深入開發(fā)檔案信息，以高度的責(zé)任感研究醫(yī)院檔案利用的特點(diǎn)，從而提高工作效率，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值，為醫(yī)院發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

（5）強(qiáng)化檔案交接工作，明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整。檔案的齊全程度直接影響檔案利用效果。檔案交接是醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，納入醫(yī)院的議事日程和規(guī)章制度中。由于醫(yī)院檔案內(nèi)容繁多復(fù)雜，部門多又分散，檔案的專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，因此，必須建立健全完善的檔案交接制度，完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找。檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交工作。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接單上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)以及監(jiān)交人、移交人和接收人的姓名等。移交清單一式三份，移交人、接收人、單位各執(zhí)一份。檔案管理人員要對(duì)保管的檔案定期清理，對(duì)借出的檔案及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要注明原因，對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，清理排序，從而保證檔案管理工作正常有序開展。

3 更新觀念，提高醫(yī)院檔案開發(fā)利用率

檔案管理不能只停留在整理和保管階段，要確立以利用、服務(wù)為中心的指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，要從被動(dòng)坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源。如醫(yī)院檔案管理人員要利用各種載體檔案，編寫內(nèi)容豐富、形式多樣的材料，為醫(yī)院的文化建設(shè)提供素材。通過統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)等方法編寫資料給醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。總之，檔案管理工作是醫(yī)院各項(xiàng)工作的橋梁和紐帶，是醫(yī)院經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，只有不斷用新的理念、新的方法去強(qiáng)化檔案管理，才能提高醫(yī)院檔案的有效利用率，才能更好地為社會(huì)、為病人服務(wù)。