以海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案為例淺談質(zhì)量保證措施在檔案管理中的應(yīng)用

摘要：隨著國(guó)家對(duì)檔案質(zhì)量管理工作要求的不斷提高，為獲取并長(zhǎng)久的保存質(zhì)量合格的檔案，既需要在歸擋前期對(duì)檔案資料進(jìn)行全面審核，保證資料的完整性、可靠性，規(guī)范性，也需要對(duì)檔案的歸檔要素進(jìn)行定期檢查，并且嚴(yán)格控制檔案室環(huán)境條件，已達(dá)到完整有效并且長(zhǎng)期的保存檔案資料的目的。以海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案在歸檔過程中開展的質(zhì)量保證措施為例，淺談質(zhì)量保證在檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量保證 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X(2012)01(c)-0197-01

1 引言

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)海洋環(huán)境監(jiān)督力度的不斷增強(qiáng)，監(jiān)測(cè)檔案管理的重要性也更加凸顯。作為監(jiān)測(cè)任務(wù)完成后存在的唯一依據(jù)，檔案資料顯得尤為重要。為了獲得一份合格的檔案，僅僅是在檔案整理規(guī)范性方而有所規(guī)定是不夠的，同時(shí)也需要加強(qiáng)檔案資料的質(zhì)量控制，包括資料的完整性查詢、報(bào)表填寫的符合性、電子文檔的定期檢查及存儲(chǔ)條件的控制等各方面，以全面保證資料的完整性、可靠性、符合性、長(zhǎng)期保存性。以下，就以海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案為例，淺談質(zhì)量保證措施在檔案管理中的應(yīng)用。

2 檔案分類

現(xiàn)在使用監(jiān)測(cè)任務(wù)檔案可從存儲(chǔ)介質(zhì)上分為兩大類，即電子文件、紙質(zhì)資料。

2.1 電子文件

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依照計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

歸檔電子文件一股以光盤作為存儲(chǔ)載體，選用順序?yàn)橹浦蛔x光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等。現(xiàn)以監(jiān)測(cè)任務(wù)中最常使用的只讀光盤為例，淺談在歸檔過程中采取的質(zhì)量保證措施。

2.1.1 歸檔前光盤的檢查工作

對(duì)于存檔的光盤，在歸檔前除了按照《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》HY／T056-2010及《海洋調(diào)查觀測(cè)監(jiān)測(cè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》HY／T058-2010的要求核查內(nèi)容的完整性、真實(shí)性外，還需要檢查光盤表面是否存在劃痕、是否清潔，內(nèi)容在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中是否可讀，是否存在病毒等措施，以便更好的控制存檔光盤的質(zhì)量。

2.1.2 光盤檔案整理相關(guān)要求

參照《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》HY／T056-2010及《海洋調(diào)查觀測(cè)監(jiān)測(cè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》HY／T058-2010的規(guī)定執(zhí)行。

2.1.3 光盤的存儲(chǔ)條件

光盤在存檔過程中應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層，因此檔案室可對(duì)易損光盤外加光盤保護(hù)盒，以硬盒塑料光盤盒為佳，以避免光盤在存儲(chǔ)過程中被擠壓、劃擦；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓，有條件的實(shí)驗(yàn)室可將光盤與紙質(zhì)資料分開存放；存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離，檔案室中放置的密集柜一般可符合隔離條件；環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35％～45％，檔案室內(nèi)可放置溫濕度表、干燥劑以調(diào)控以上溫濕環(huán)境。

2.1.4 光盤的定期檢查

電子存儲(chǔ)介質(zhì)(如光盤)存在易損壞、易劃傷、數(shù)據(jù)易流失等問題，為了保證光盤資料的長(zhǎng)期使用，檔案室需要定期對(duì)存儲(chǔ)的光盤進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電子文件的可讀性、內(nèi)容完整性、表面清潔性等條件。一般情況，光盤滿4年進(jìn)行一次機(jī)讀檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100％。在處理電子文檔的設(shè)備進(jìn)行更新后，應(yīng)立刻對(duì)設(shè)備運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行檢查，確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)立刻進(jìn)行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。另外，為避免一張光盤出現(xiàn)問題時(shí)無(wú)法讀出數(shù)據(jù)，檔案室內(nèi)對(duì)同內(nèi)容的光盤應(yīng)刻錄兩套分別保存，或采取別的可靠措施予以保存。

2.2 紙質(zhì)資料

以監(jiān)測(cè)任務(wù)檔案為例，紙質(zhì)資料包括：報(bào)告、原始數(shù)據(jù)報(bào)表、照片等。現(xiàn)在很多任務(wù)歸檔規(guī)定也同時(shí)要求在檔案內(nèi)放入任務(wù)的相關(guān)計(jì)量資料、合同書、任務(wù)書(方案)等，可根據(jù)任務(wù)要求入檔。

2.2.1 歸檔前紙質(zhì)資料的審核

為保證原始資料的質(zhì)量，在文字資料歸檔前，需要對(duì)其進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括：歸檔資料(報(bào)告、原始記錄表)內(nèi)容是否完整；樣品的采集地點(diǎn)、時(shí)間、數(shù)量及化驗(yàn)項(xiàng)目是否符合任務(wù)書(方案)要求；原始數(shù)據(jù)報(bào)表的填寫是否符合要求，如內(nèi)容是否填寫齊全、簽字是否完整、劃改的地方是否簽字確認(rèn)，且劃改的地方不宜過多，以保證書面整潔；報(bào)告的編制是否符合《海洋監(jiān)測(cè)規(guī)范》、《海洋調(diào)查規(guī)范》等相關(guān)技術(shù)規(guī)程的要求。對(duì)于提交的照片資料，檢查照片的清晰度、拍攝的角度是否能體現(xiàn)所要表達(dá)的監(jiān)測(cè)目的，拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、內(nèi)容是否完整并符合要求，這就需要對(duì)資料進(jìn)行多次審核，并且要求資料既符合數(shù)據(jù)的可靠性要求，也必須滿足檔案管理部門的相關(guān)要求。以我單位為例，在資料提交前，進(jìn)行三級(jí)審核制度，由資料產(chǎn)出部門先對(duì)資料數(shù)據(jù)的可靠性、真實(shí)性、完整性進(jìn)行兩級(jí)審核，合格后，提交檔案管理部門，由檔案管理部門進(jìn)行第三級(jí)審核，即提交資料是否滿足歸檔要求，以全面保證檔案的質(zhì)量。

2.2.2 紙質(zhì)檔案整理相關(guān)要求

參照《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》HY／T056-2010及《海洋調(diào)查觀測(cè)監(jiān)測(cè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》HY／T 058-2010的規(guī)定執(zhí)行。

2.2.3 紙質(zhì)資料的保存環(huán)境

因紙質(zhì)資料具有占用空間大、易燃、易被蟲蛀等特點(diǎn)，所以檔案室內(nèi)庫(kù)房應(yīng)具有足夠的庫(kù)容空間，做好防火、防塵、防高溫、防潮、防盜、防蟲及溫濕度調(diào)控等條件，并且避免陽(yáng)光直曬。環(huán)境溫度選定范圍：14℃～24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45％-60％。檔案室?guī)旆績(jī)?nèi)應(yīng)存放溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲、防潮等配置。

2.2.4 紙質(zhì)資料的定期檢查

每年對(duì)檔案室?guī)旆繖z查一次，確保帳物相符。可按照本單位檔案庫(kù)房管理規(guī)定，定期開展紙質(zhì)資料的檢查工作，內(nèi)容包括資料的完整性、環(huán)境條件的符合性、案卷內(nèi)資料是否保存完好等。

每隔兩年應(yīng)對(duì)照片(底片)進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過五年進(jìn)行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動(dòng)，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況(卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等)，亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。為避免照片在存放過程中出現(xiàn)卷曲等質(zhì)量問題，可在歸檔時(shí)將照片資料塑封，然后根據(jù)項(xiàng)目分類集中保存。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案資料作為任務(wù)完成后的唯一依據(jù)，其重要性可見一斑。隨著國(guó)家對(duì)檔案要求的不斷提高，為了保證檔案的輸出質(zhì)量，采取的各項(xiàng)質(zhì)量保證措施是極為重要的，只有在資料歸檔前嚴(yán)格審核、按要求整理、入卷、嚴(yán)格控制資料保存環(huán)境、定期對(duì)資料進(jìn)行檢查，才能夠長(zhǎng)久有效地保存合格的檔案，使所開展監(jiān)測(cè)任務(wù)的作用長(zhǎng)期的發(fā)揮下去。