加強廣電檔案信息化管理若干思考

隨著地方廣播電視臺不斷發展，廣播電視臺的檔案種類和

數量也日益增多。充分運用信息化技術推行檔案信息化管理，是提高廣播電視臺檔案規范化、科學化和現代化管理可持續發展的重要手段。

優勢及作用

廣播電視臺檔案信息化管理是以信息技術為手段，以廣播電視臺檔案資源為對象，開展檔案收集、整理、保管、查詢、借用等現代信息化管理過程，其優勢及作用：

提高工作效率。廣播電視臺每天產生的影像、文字、圖片、文書等信息資料，需要保存歸檔工作量大。以上海寶山電視臺為例，收集、整編、管理資料檔案，主要由檔案管理員手工操作，效率低，費時費力。實施檔案信息化管理后，管理員可輕點鼠標在信息化管理平臺上操作，從繁雜的檔案整理工作中解脫出來，提高檔案管理工作效率。

提高存儲完整性。廣播電視臺是豐富的信息資源庫，其產生的檔案涉及各部門，檔案資料收集、保存環節多。例如，新聞部、專題部拍攝的影像資料移交總編室，由于部分采編人員檔案意識不強，往往不按時移交或資料備注殘缺，影響檔案歸檔的完整性。實行檔案信息化管理，只需將各類資料復制、復印，數據一次錄入計算機儲存、備份，可方便以后利用查找。

提高查借便捷性。傳統的檔案查閱、借閱很不便捷。比如調用廣播電視檔案時，檔案管理員先要從一本一本的目錄中找出所需的檔案編號，再到檔案資料庫房內去查找。檔案管理實現信息化后，查閱檔案只要檢索出所需要的信息資料，可以方便地獲取；還可根據設置用戶開放權限，在檔案信息管理平臺上讓用戶看閱，十分簡便。

提高檔案的再利用價值。檔案重要功能在于查閱利用。廣播電視臺的新聞宣傳檔案，可利用價值較高。由于新聞影像、設備檔案等需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給檔案資料的保管與利用帶來管理上的困擾。檔案管理實現信息化后，將原文件復制轉為電子文檔，存入信息資料庫，就可不必擔憂，反復利用。

由此可見，廣播電視臺加強檔案信息化建設與應用，是完善廣播電視臺檔案存儲、降低檔案人員管理成本、提高查閱利用檔案效能的必由之路。

需要突破的難題

信息化技術在各行業、各領域正在廣泛應用，不少地方廣播電視臺也在積極努力推廣應用檔案信息化，但在推進應用過程中還存在著一些難題。

投入較少。地方廣播電視臺是傳媒單位，大部分地方臺對于廣播電視的宣傳設備、傳播技術的應用較為重視，投入較多。但是，部分地方對于檔案信息化建設投入相對較少，影像、文書等檔案信息化管理的軟硬件設施落后，數字化、網絡化程度較低，防病毒、防攻擊、防篡改等安全防范設備不齊全，這些都直接影響了地方廣播電視臺檔案信息化建設與管理。

應用率不高。一些地方廣播電視臺雖然建設了辦公業務網、新聞采編網絡業務系統、檔案管理平臺，但是存在著“重建設輕應用”現象，對應用信息化管理檔案意識淡薄，網上檔案管理平臺較多用于登記、編撰檔案文件目錄等事務，網上查詢、借閱等功能應用率不高，削弱了檔案信息化建設與管理的效能。

多頭管理。廣播電視臺的檔案種類很多，有新聞、專題片影像檔案、文書檔案、財會檔案、人事檔案、設備檔案等，但各類檔案分屬各個業務部門管理。 由于沒有建立起一個完整的統籌管理檔案的體制，無法實現全臺信息數據共享，臺內形成諸多部門分頭管理檔案的格局，不利于檔案管理標準化、規范化、自動化和信息化。

人員素質弱。由于部分編輯、記者對日益發展的信息化技術熟悉度不夠，操作應用技能偏弱，在一定程度上影響了廣播電視檔案信息化管理。例如，在數據導入等應用過程中，部分編輯缺乏檔案信息處理技能，對新聞影像資料有時忘記輸入關鍵詞，給信息資料的查詢、檢索、借閱、利用等帶來困難。

思考與建議

加強廣播電視臺檔案信息化建設與管理，是廣播電視信息化建設一項綜合工程，如何實現廣播電視檔案管理信息化？筆者認為，應著力在以下五方面下功夫：

增強責任意識。廣播電視臺拍攝的新聞、專題片，對于地區的經濟、社會和文明建設具有較高的參考價值。廣播電視臺領導要樹立“檔案是信息資源”的理念，增強檔案信息化管理責任意識，克服“口頭上重視、實際上忽視，使用時重要、不用時次要”的觀念，將廣播電視檔案保管保存轉為主動開放服務，采取有力措施，加大對檔案信息化建設的投入，加強軟硬件建設，配齊配全檔案信息化管理所需的各類設備，為檔案信息化建設與管理提供資金和物質的保障。

總體規劃系統。地方廣播電視臺檔案信息化建設是項系統工程，不能盲目無序投資建設，應重視總體規劃。在規劃中一定要遵循“先進性、實用性、可行性、兼容性、共享性、可擴性”等原則，將新聞片、專題片檔案、文書檔案、圖片檔案、設備檔案等，整合于全臺統一的綜合檔案信息管理平臺，新聞采編業務系統應與本臺辦公業務網、地方檔案局信息管理平臺等互通互聯，有利于檔案管理員從中采集、移交、存儲、查閱檔案信息，檔案信息管理平臺建設應達到“好用、實用、易用”的要求，實現檔案信息收集、傳遞、存儲和提供利用的一體化。

加強基礎設施建設。廣播電視臺要實現檔案信息化管理，關鍵在于抓好信息化的基礎設施建設。一要建設檔案信息化管理系統。廣播電視臺的檔案門類多，涉及多個部門，為保證檔案保管齊全完整、統一規范管理、查閱利用便捷，應建設覆蓋全臺各部門的信息化共享管理平臺，實現全臺檔案數字化、資源共享化。二要建設檔案信息資源庫。如今信息時代，檔案管理不能滿足于收集、保管、保存，更重要的是用好已產生的信息資源。檔案信息資源數據庫是檔案信息化管理的重要基礎，應當重視做好檔案信息化管理系統中形成的電子文件的收集、歸檔，檔案目錄數據整理、錄入，使信息化建設與信息資源協調同步，可持續發展。

創建管理運維機制。加強管理體系和運行維護工作機制是推進廣播電視臺檔案信息化管理的重要保障。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案一個部門的工作，也不是單靠幾個檔案、計算機技術人員就能實現的，它需要廣播電視臺各部門共同協作，因此必須創建檔案信息化管理工作運維機制和制度，做到有章可循。制定檔案信息化各項管理制度，其中應包括建立和完善檔案收集整理制度，立卷歸檔制度，檔案鑒定銷毀制度，檔案保管、統計制度，檔案保密、利用制度，通過檔案工作制度化管理，推進信息化管理應用，確保檔案信息化管理的有序順暢。

提高業務素質。地方廣播電視臺實行檔案信息化管理，提升編輯、記者和檔案人員的檔案信息化管理業務素質是關鍵。檔案信息化管理與應用，不僅要求管理人員要有敬業精神、高度的工作責任感和求真務實的工作態度，又要有檔案信息化管理和計算機應用操作技能。地方廣播電視臺要實現傳統檔案管理向信息化管理模式轉變，應有計劃地對有關編輯、記者和檔案人員進行檔案、計算機、信息管理等多方面的業務培訓，加強檔案信息化管理工作總結交流、業務能力考核，提升地方廣播電視臺檔案信息化管理水平。

（作者單位:上海市寶山區廣播電視臺）