淺談重點工程項目的檔案管理科學化

摘 要：隨著我國醫療事業的不斷發展，醫院重點工程項目檔案的作用越來越重要。因此，在醫院發展過程中，管理人員在加強對重點工程項目檔案的科學化管理上，對完善檔案科學化管理體系、提高檔案管理人員的專業素質等方面，來提高醫院重點工程項目檔案的管理水平，從而促進重點工程項目檔案重要作用的發揮，也推動了中醫醫療事業的發展。筆者基于多年管理經驗，探討醫院重點工程項目檔案科學化管理的策略，以期能夠提高醫院檔案管理水平。

關鍵詞：醫院；重點工程項目；檔案管理；管理策略

隨著醫院醫療業務的不斷擴大，使醫院重點工程項目檔案的建設與管理成為當務之急的工作。醫院檔案管理人員全面研究當前檔案管理的意義與問題，并對醫院重點工程項目檔案的管理措施進行優化，堅決杜絕一切對檔案管理不利的因素，以提高檔案管理效率。

一、醫院重點工程項目檔案管理的重要性

醫院重點工程項目檔案具有積累時間長、資料數量大、種類多、形成過程復雜、參考價值高等特點，它是醫院重點工程建設的基礎與依據，記錄著醫院重點工程項目的基本信息與重要信息，這些信息可以為醫院的擴建、改建、技術改造和維修等工程服務，對醫院日后相似工程項目的建設也起到參考作用。做好醫院重點工程項目檔案管理工作，對醫院經濟的可持續發展具有十分重要的意義；醫院重點工程項目檔案，反映了工程項目的基本變化與發展，檔案中包含的信息是特殊的、不可再生的重要資源[1]。醫院多是采用先進的工藝設備與周密的管理組織，有效地保存對醫院有價值的各種文字、圖表、聲像等文件，保存項目前期、項目竣工和項目竣工驗收等文件，使工程項目檔案最大限度地保持完整。管理好醫院重點工程項目檔案，可以省去大量查找信息的時間與精力，提高工作效率，并能夠為醫院將來的建設、發展以及地區相關工程項目建設提供參考。因此，在醫院發展過程中，必須重視醫院重點工程項目檔案的管理工作。

二、醫院重點工程項目檔案管理中存在的問題以及原因

第一，重點工程項目檔案收集不全。重點工程項目的檔案，是醫院建設與發展的依據，但是在實際工作中很多工程項目檔案信息收集不全，存在著不同程度的信息缺陷。造成這種情況的原因是多種多樣的，但是最主要的是，醫院管理人員與施工單位等對重點工程項目檔案收集的意識不高，不能對相關信息進行真實地、有效地收集與整理工作，致使檔案信息不全；另外，相關人員對項目檔案收集的方法等不了解，也是造成重點工程項目檔案信息缺陷的重要影響因素。

第二，重點工程項目檔案信息移交不及時。有些醫院在進行重點工程項目建設過程中，與施工單位的聯系不順暢，致使工程竣工很久，也不能及時移交竣工圖，這種現象很可能導致項目檔案信息在報該保管與移交過程中缺失、破損，影響醫院重點工程項目檔案的管理[2]。除了相關單位溝通不暢的原因之外，施工單位缺乏專業的檔案編制人員，使檔案編制的質量與效率下降，影響了醫院重點工程項目檔案的立卷歸檔，同時為醫院檔案管理增加了難度。

第三，檔案信息書寫不規范。重點工程項目檔案必須是真實地記錄項目施工的信息，它是需要永久保存的。因此，在相關檔案編制人員對重點工程項目信息進行書寫、整理、歸檔過程中，一定要注意檔案信息書寫的規范性。但是由于施工單位專業檔案編制人員與醫院專業技術人員的缺乏，出現竣工圖繪制不規范、檔案用復印件代替原件、案卷紙張質量不宜長久保存等情況，不僅影響醫院對重點工程項目檔案管理水平的提高，同時也影響了醫院對檔案信息的利用效率，不利于醫院的可持續發展。

三、提高醫院重點工程項目檔案管理水平的策略

第一，提高醫院管理人員對重點工程項目檔案管理的重視。在重點工程項目檔案管理過程中，大多都會把重點投入到工程的建設中，常會忽視了對相關信息的收集、整理以及對檔案的歸檔工作，造成重點工程項目檔案在管理方面出現問題。因此，醫院要想提高檔案管理水平與檔案的利用水平，就必須重視醫院重點工程項目的管理工作，醫院領導應該以身作則，積極宣傳相關專業知識，使所有參與基建項目的的工作人員都有對資料跟蹤、保管的意識，讓大家深切意識到工程項目的每一點積累都是日后的巨大財富[3]。

第二，加強管理人員專業技能培訓，提高管理人員綜合素質。檔案工作是一項業務性比較強的工作，檔案管理人員的素質，直接影響到檔案管理水平，尤其是醫院重點工程項目檔案的管理，更需要高素質的管理人員。這種素質，不僅是指管理人員的專業素質，同時也是指管理人員的法律素質與道德素質。醫院應該建立制約機制，完善規章制度，向檔案管理人員宣傳相關法律知識，提高管理人員的法律素質，在實際工作中能有章可循、有法可依；為他們創造學習和參加培訓的機會，組織管理人員到其他優秀醫院進行參觀學習，培養出擁有強烈的事業心、高度的責任感和良好的服務意識的優秀的檔案管理隊伍。進而有效地提高檔案管理人員的綜合素質[4]。

第三，完善醫院重點工程項目檔案管理制度，強化責任管理。任何工作的有效開展，都需要有嚴格而完善的管理制度來激勵與制約，這樣才能夠有效提高工作效率，保證工作高質、高效完成。醫院重點工程項目在初始階段，領導小組就要著手對整個工程的檔案資料進行統籌和指導，就要強調檔案編制與工程建設同步進行，把所有與該工和項目有關的資料先編排目錄和編制臨時檔號來整理檔案資料，做到“邊整理、邊歸檔”，達到與工程實際同步，并配備與工程項目相適應的檔案管理網絡，使檔案的收集、整理工作有條不紊。有完善的管理制度支持，就能明確各自崗位職責和要求，確保工程項目檔案工作的有序進行。針對檔案管理的特殊性，也可建立薪酬激勵制度，將檔案管理水平、效率與管理人員的薪酬相連，以激勵管理人員提高對檔案管理的重視；另外，還應該強化檔案管理責任制度，不同的管理崗位設置不同的責任目標，以約束管理人員的行為，使其能夠積極彌補工作不足，提高管理水平，促進醫院檔案的科學化管理。

第四 ，嚴把竣工資料驗收關，保證檔案信息的完整性與真實性。醫院重點工程項目管理中存在的幾大問題是文件材料收集欠齊全、復印件不清晰、驗收記錄欠蓋印章、竣工圖章不清和壓線壓字等現象，這嚴重影響著醫院檔案管理水平的提高。因此，醫院檔案管理人員必須在工程項目竣工后，及時與施工單位溝通，嚴格檢查工程竣工材料，尤其是要對竣工圖紙進行重點檢查，對任何字跡不清、資料不全、信息不真實等情況，都要進行詳細的調查、核實以及糾正，最終完善項目檔案信息，由驗收組負責人驗收并簽字，以體現檔案管理的規范性、科學性、重要性，進一步為科學管理水平的提高打下堅實的基礎[5]。

第五，加強檔案管理的監理力度，為檔案管理科學化發展提供保障。醫院檔案管理人員不僅需要對竣工材料進行驗收、審查，還應該在施工過程中，積極與施工單位等多方溝通、協調好關系，及時落實新規定新要求，減少檔案整理重復返工現象的出現。同時也要通過專業的監理單位監督管理施工單位對相關檔案信息的收集、整理、保存工作，力求做到檔案資料的規范化、標準化管理，全面、真實地反映工程項目建設過程的全貌。以最大限度地保證醫院重點工程項目檔案信息的完整性，為醫院檔案管理的高質量高效率提供保證。

結 語：

總而言之，醫院對重點工程項目檔案管理的重視度不斷增強，檔案管理人員的專業素質與道德素質在不斷提高，對重點工程項目檔案的形成、積累、歸檔、整理等工作方式進行有效地改革，使重點工程項目檔案管理適應社會的發展與需要，促進了醫院檔案管理水平的提高。相信，隨著醫院檔案管理水平的不斷提高，醫院重點工程項目的檔案也將發揮其非常重要的作用，將更有力地促進醫院的可持續發展。

參考文獻：

[1] 邱治國．淺析重點工程項目檔案的科學管理---以重慶市中醫院為例[J]. 重慶建筑，2008，（12）.

[2] 夏開元，李平樂，余漢蘭．如何搞好重點工程的檔案服務[J]. 城建檔案，2011，（10）.

[3] 高 攀，張 英，洪海鷗．醫院基建檔案的重要性及有效管理[J]. 中國農村衛生事業管理，2011，（01）.

[4] 王正非． 強化重點工程項目檔案管理的有效方法[J]. 港口科技，2007，（01）.

[5] 胡生龍．重點工程項目檔案管理的幾點思考[J]. 山西檔案，2003，（05）.