網絡環境下的電子檔案管理探討

王美琳

網絡環境下的電子檔案管理是對傳統檔案管理最深刻的變革。電子文件歸檔有介質歸檔和網絡歸檔兩種。介質歸檔將有保存價值的電子文件經過整理后，存儲在磁帶或光盤上。網絡歸檔將有保存價值的電子文件，通過計算機網絡傳輸給檔案部門規定的網址。現在大中型企業電子計算機網絡已普及，建立電子檔案，實現遠程檔案管理和運用，在當前快速發展的電子信息時代尤為重要。本文現對網絡環境下的電子檔案管理進行探討和研究，以資同行業者參考。

一、檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理信息化指運用現代信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。檔案管理信息化建設的基本內容包括：檔案信息的標準化建設、檔案信息存儲數字化和檔案信息利用網絡化。檔案信息化建設是一個信息數字化建設的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體發生變化的過程。在信息時代，檔案管理信息化建設對推動我國經濟社會繼續發展具有十分重要的作用。

1.檔案管理信息化是實現資源共享的必然要求

在當代，信息化已經成為各行各業搶占經濟發展的制高點、加速經濟和社會發展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經濟和社會全球一體化新形勢下加快發展的迫切要求，也是實現檔案信息資源共享的現實需要。檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發、利用、保存和傳遞，消除信息使用者共享資源的壁壘，實現資源的高度共享。

2.檔案管理信息化是檔案事業發展的必然要求

檔案事業是為全局服務的基礎性部分，在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無疑是奠定檔案事業基礎性地位的必然趨勢。面對檔案工作的新形勢，檔案工作的外部條件和內部需求都在發生新的變化。在新時期，要適應檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業發展的體制弊端，調整檔案工作的結構，使其與社會整體發展相協調、相一致。同時，檔案管理信息化建設可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

3.檔案管理信息化是提高工作效率、節約資源的必然要求

傳統檔案工作主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。傳統的檔案管理方法已經在信息技術和通訊技術高速發展的今天凸顯弊端。檔案管理信息化不僅極大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節約型社會的建設。

二、我國檔案管理信息化建設的發展方向

《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。具體講，檔案管理信息化建設的主要對策有以下幾點：

1.水利系統應當加快檔案信息化發展進程

目前，安徽省水利系統檔案信息化還處于起步階段，必須克服目前標準不一、各自為政的分散局面，研究制定統一的檔案信息化發展規劃。要通過制定相關措施，保證檔案信息化網絡建設沿著健康、穩定、有序的方向發展。當務之急是應該組織檔案信息化建設，包括發展的總體框架、規劃、措施、技術支撐、標準規范以及相關內容，使檔案信息化建設駛入規范、有序的發展軌道。

2.確保檔案保存“社會記憶”功能的實現

建立電子文件管理的記錄系統，保證檔案的真實性、可靠性。對于檔案部門來說，保存和延續“社會記憶”是立業之本，提供信息、服務社會是強業之路。檔案信息化建設必須要在實現“社會記憶”功能的基礎上進行，它不僅要利用先進的信息技術來拓展和實現檔案部門提供信息服務功能，更要確保檔案部門保存“社會記憶”功能的實現。由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料大多可以進行數字化處理，并按數字化手稿進行管理，有效地解決傳統檔案管理中存在的“保存”問題、“安全性”問題、“借閱難”問題，確保了檔案保存“社會記憶”功能的實現。國際檔案理事會電子文件委員會制定的《電子文件管理指南》中指出，應對電子文件的“元數據”和“背景信息”進行記錄和保存。

3.拓寬檔案館管理、服務職能

建立和完善檔案數據庫，為檔案研究者提供豐富的信息資源。由于信息化后的檔案管理與傳統檔案管理有所不同，應盡快利用已有和現有的檔案資源加快檔案理論研究的腳步。所以，檔案既要有歷史信息，又要有政府的現行公文信息，不斷擴充、拓展和延伸館藏信息種類，并且積極推進館藏檔案數字化進程，加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數據儲備，為檔案信息化做好后臺數據庫支持，逐步實現館藏信息轉輸網絡化和利用在線化，建立檔案局域網和廣域網，實現資源共享，為研究者提供大量的有價值的信息資源，促進新一代檔案學的形成。

三、結語

網絡環境下檔案的信息化管理，是對信息資源和信息活動的管理，其基本職能是對檔案進行信息化的計劃、組織、協調和控制。各個單位將有保存價值的檔案信息按照規定要求歸檔外，應對檔案進行信息化處理，實現檔案的信息化管理。此外要對在計算機網絡上的檔案信息進行有效控制，保證計算機應用技術對電子檔案信息資源的安全性管理，并且在安全的條件下實現廣泛與最大化的社會服務