數字檔案建設中高校實物檔案研究

閆冬俠 徐根芳

湖州職業技術學院 浙江省

數字檔案建設中高校實物檔案研究

閆冬俠 徐根芳

湖州職業技術學院 浙江省

隨著數字化在高校檔案中的普及，實物檔案管理的方法也要隨著大環境的發展而發生相應的改變，以便來適應數字檔案管理的發展方向，發揮實物檔案在高校檔案中的價值。

數字檔案；高校;實物檔案

高校檔案一直以來均以教學檔案為主，對于實物檔案的重視程度略輕，因此在數字檔案發展過程中，對于實物檔案的數字化內容這一方面應加強重視。學校的公章、獎狀、獎牌以及校友捐贈的各項有價值的物品都就在數字檔案建設中實現數字化，也應歸入數字系統。在檔案的查閱利用中實現實物檔案的數字化要，實現實物檔案的價值的最大化。

1.在數字化檔案建設中的實物檔案收集方式的改變

1.1 在高校中，實物檔案的種類有以下幾種，有公章、獎狀、獎牌、另外還有領導題詞、紀念品。另外有高校特色的實物還有，例如：學生證、畢業證、校徽等也都被列入實物檔案中。在收集這些實物時，應多挖掘具有學校特色的實物檔案。

1.2 實物檔案在收集時，將這些實物有電子版或已經實現數字化成果的也應一并歸檔案。相對于紙質檔案來講，它一份文件就能實現自己的價值，但實物檔案若要發揮作用，單純地依靠實物自身有時并不能達到這一目的，實物檔案的說明文件在實物檔案在利用過程中的作用不容小視，在特定的時期，說明文件有時不亞于實物檔案本身。在擁有一份翔實的說明文件的時，實物檔案才能最大限度地發揮它的作用。對于高校來計。校標與校徽的設計都擁有特殊的含意，而這些文件所承載的內容不僅反映了一所高校的辦學理念，更能體現一所高校的辦學精神。在數字檔案建設中，對于實物檔案進行文字說明的這些紙質文件也就歸入實物檔案中，并不能將其與實物檔案分離。另外，還有一類實物檔案，就是外單位贈與本校的一些物品，在收集這類檔案時，更值得注意的時，檔案部門的直接參與到接收過程中，直接與捐贈人溝通與交流，將口述材料與實物檔案一起歸檔，當物品接收到檔案部門以后，應將說明文字進行二次加工，使每一件物品都有與相對應的說明文件，并將捐贈人的信息也應記錄在說明文件中，并與捐贈物品一起存放。使這些捐贈品正式成為高校的實物檔案，充分實現了實物檔案的價值。

2.在數字檔案建設中的實物檔案整理方式的改變

2.1 實物檔案在整理過程中最主要的一個問題就是實物本身與說明文件的相對分離，我們在數字檔案建設過程中可以采用有效的方法避免這一問題的出現。參照照片檔案的整理方法，說明文件與數字照片在往數據系統進行掛接時建立一個新的文件夾，或同時將幾個文件并列掛接在一個錄入條目下，實現照片與說明文件同時查閱利用。而實物檔案在數字化后，通過數碼照片的形式實現網上查閱，它的說明文件也可一并實現查閱利用。其它的實物檔案也可采用這個方式，無論是照片形式，還是其它的錄像形式，都可以實現實物檔案的虛擬化利用。

2.2 實物檔案在數字化后可以建立實物的數字化管理模式。為實物檔案建立一套獨立的數據系統，在原有的紙質檔案的基礎上，實現實物檔案與紙質檔案相同的查詢、利用數據庫。實物檔案與紙質檔案一樣，最終的目的是查閱與利用。只有挖掘出檔案的最大價值，才能在利用時展現最大的價值。傳統的實物檔案采用借出的方式或以為展覽的方式進行利用，這些方式已不能適應當今時代發展的需要，因此建立實物檔案數字化管理模式是當下最基本的要求。實物檔案與紙質檔案數據錄入的相關信息的條目有很大的差別，因此，需要將實物檔案與紙質檔案采用不同的數據系統進行分另管理。實現實物檔案的靜態管理為動態管理。通過數字化檔案建設，實現實物檔案的網上查閱與利用，發揮實物檔案的最大作用。

2.3 實物檔案在數字檔案建設中保管方式的改變

目前，許多高校將實物檔案保管在綜合檔案庫房內，只有很少的一部分能夠為實物檔案成立專門檔案庫房，而還有一些學校成立了校史館，其中一部分展品就是學校的實物檔案，這些情況使學校實物檔案管理方式就變得多種多樣，造成了部分學校實物檔案不能集中管理。以我校為例，在校慶三十周年期間，接受了一部分校友捐贈的物品，在將這些物品全部門登記造冊后發現，由于一些物品較大，或應校友的要求必需存放于特定的位置等眾多原因，造成實物檔案的不能及時歸檔。在實行數字檔案管理后，我們雖然實物檔案的實體分別保管在不同的地點，但它的說明文件以及數字成果可以集中地保存在我們檔案管理系統中，而且在建立數字化實物檔案系統中，實現位置存放索引與實物相對應。

3.在數字化檔案建設中實物檔案統計與利用方式的轉變

3.1 實物檔案的統計多以實物檔案形成的年度，載體的不同性質進行統計，在利用過程中非常不方便，當利用者需要不同年度的不同載體檔案時，檔案工作人員經常要將許多實物搬進搬出幾次，才能將要查閱的實物檔案全部找齊。在數字檔案建設中，將數字化成果進行不同方式的統計，以載體形式，以同一事件的不同形式的載體，只要是符合邏輯的分類方法，做到便于查詢，使實物檔案發揮在學校各項教學、科研活動中應有的價值。利用數字檔案管理方法，將實物檔案直接在說明文件中以圖片為背景的方式體現。用生動、直觀的方式達到實物檔案的利用功能，實現時時利用這一目的。

3.2 在檔案編研方面的改變，實物檔案在未形成數字化成果之前，基本的編研形式主要就是將每年的實物分門別類進行案卷目錄或以分類目錄這兩種目錄形式呈現出來，這種形式單一，內容簡單的編研，在一定程度上抵制了實物檔案作用的發揮。學位的重大榮譽不能真正體現出它的作用。實物數字化成果以后，可以進行檔案信息的深層次加工，多方位地開展檔案編研，如編輯《學校榮譽匯編》、《校友捐贈實物錄》等紙質編研材料，也可以制成電子書或電子相冊，以圖片或錄像的形式服務于學校的各方面工作，也可以作為學校宣傳形象的重要手段。

4.重視數據的安全與備份工作，加強檔案工作人員的計算機操作能力與安全意識

4.1 一般的計算機系統操作對于檔案工作者來講難度不大，對于實物檔案進行數據化后，信息比較多，在復雜實物檔案的數據系統中，能夠及時，有效地提供利用者更準確和及時的信息，難度就比較大，這樣要求檔案工作者的工作能力就較強，信息的處理和加工能力，數字技術的發展要求管理人員在處理實物檔案的數字文件時，不能簡單地用處理紙質文件的工作方式和方法來進行。應根據實物檔案的特征，將所有信息進行歸納、整合工，滿足數字檔案發展方向的要求，提高檔案管理水平。

4.2 在數據的安全與備份工作中，必須保證數據長期、有效的管理方式。在這方面，我校就擁有雙備份系統，第一套系統是本校內網的自動備份系統，一旦系統出現故障，能實現即時備份。另外一套備份系統是在市檔案局的數據備份中心，發球檔案管理規范中要求的異地備份。一旦學校內的自動備份系統出現問題，檔案局內還有另外一套數據可以進行數據的恢復，保證檔案數據的安全。并且校內的自動備份的數據每年都會導出計算機系統，刻錄成光盤或復制到移動硬盤中，實現數據的脫機備份，采用多種手段提高檔案數據的安全性，保證檔案工作的順利而有序的開展。

數字檔案的發展是檔案工作發展的必然趨勢，實物檔案的管理也應隨著數字技術的不斷進步而發展和改變，使實物檔案的利用在原來被動利用方式變為主動的提供信息，提高實物檔案在高校檔案中的比重，提高實物檔案的利用率和利用效果。在轉變思維方式和工作方法的同時，檔案工作者還應加強自身建設，提高計算機水平，成為一名業務水平與技術水平都高超的檔案從業人員。在提供優質的檔案服務的前提下，實現檔案資源的有效利用，保證檔案資源的安全。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2012.09.098

閆冬俠（1976-）女，黑龍江省依安，湖州職業技術學院檔案室館員，碩士，主要研究方向為高校檔案管理；

徐根芳（1970-）女，浙江省湖州，湖州職業技術學院檔案室館員。主要研究方向為高校檔案管理。