IRIS體系文件建立過程中主要難點及解決措施

楊海輝

（中國鐵路通信信號股份有限公司，北京 100166）

隨著我國及世界高速鐵路的迅猛發展，鐵路行業經濟一體化的進程也在不斷加快，帶動了世界范圍內越來越廣泛的參與和競爭，隨之對鐵路裝備的要求也越來越高——可靠性、可用性、可維護性、安全性和經濟性等。導入國際鐵路行業標準（IRIS）管理體系勢在必行。

IRIS標準集中體現了以產品全生命周期為核心的管理思想，在ISO9001：2008標準基礎上，增加了鐵路產品在安全性、可靠性及質量上的特殊要求。旨在通過改善整個供應鏈，提高其產品的質量和可靠性；期望在合理的成本下確保顧客的滿意，并制造和提供世界級的產品。通常，體系的導入經歷策劃、標準理解與實施培訓、差異分析、過程梳理、流程再造、體系文件建立、體系文件實施及持續改進和接受認證等過程，而體系文件的建立過程是標準導入的基礎和前提。

2011年，中國鐵路通信信號股份公司下屬多家企業已經啟動了IRIS標準導入工作，并已完成IRIS體系文件的建立工作，個別企業已經通過了認證機構審核，獲取認證證書。在文件建立過程中，大多數企業均不同程度地遇到一些實施問題。這些問題是企業在搭建IRIS管理體系時不可回避的問題，也是應該重點關注和著力解決的問題。本文將部分企業在IRIS體系文件編寫過程所遇到的一些難點及應對的主要做法進行了歸納和總結，希望能夠為正在和即將導入IRIS標準的企業提供一些借鑒和參考。

1 如何有效實現企業的管理要求與咨詢方案的有機融合

實現企業的管理要求與咨詢方案的有機融合是導入IRIS標準遇到的首要問題。為解決這一問題，企業應采取以下兩項應對措施。

1）在選擇IRIS認證咨詢機構前，應將本企業的管理要求及管理理念向咨詢機構進行詳細介紹，使咨詢老師在充分了解企業管理實際的基礎上，策劃并提出本企業的《IRIS體系管理框架策劃案》。企業在認可該“策劃案”的前提下選擇咨詢機構，以保證企業的管理要求與咨詢方案的一致性。

2）在選擇咨詢機構時，企業的主要領導和管理者代表要共同參與，可以有效避免企業的《IRIS體系管理框架》及《IRIS管理手冊》內容結構的反復變更。

2 如何有效縮短編寫人員認知與公司管理要求的差距

通常情況下，咨詢老師為了規避咨詢機構的風險，一定會要求編寫人員盡可能按照咨詢機構提供的范本編寫文件。這些范本大多有一共性：工作流程冗長、表單過于繁雜和詳盡、管控要求部分脫離企業管理實際。為了避免上述問題，建議IRIS體系文件的編寫人員最好是脫產集中辦公，集中培訓IRIS標準要求，集中進行咨詢輔導。文件編寫人員應該對標準理解相對透徹。在體系文件建立過程中，可以采取以下3項規避措施。

1）根據策劃的結果，以顧客導向過程為單元，將編寫人員分成若干編寫小組，分別安排熟悉本子過程管理實際的人員任小組長。并盡量安排熟知相關業務的人員為編寫小組成員。各小組的編寫任務由小組長自行安排并在工作組備案。

2）工作組每周召開編寫組工作例會。定期聽取小組長工作匯報，及時落實工作進度，及時糾正和解決編寫過程中出現的問題。

3）指派工作組主要負責人自始至終參與文件編寫的全過程，以便系統地識別體系文件的任何偏離。此外，為了提高文件編寫效率以及文件的文字水平，建議企業在組建編寫組時，應盡可能選派文字能力強、工作認真且性格不過于固執的人員。

3 如何充分滿足標準中設計開發和成本管理相關的新要求

我們知道，IRIS四大特色：橫向到邊、縱向到底、強制加強、對癥下藥。較ISO9001：2008標準，IRIS增加了項目管理、投標管理、供應鏈管理、配置管理、老化管理、績效管理和知識管理7項管理和合同的轉包、首件鑒定、RAMS、LCC、調試/顧客服務5種活動。新增條款除了項目管理和經營計劃管理外，大多新增要求與設計開發和成本管理相關，如RAMS管理、FMEA分析、技術狀態管理、首件檢驗、老化管理、控制計劃、變更管理、質量成本管理和LCC管理等。而這些要求的專業性極強，這些要求也恰恰是質量管理人員的短板。為此，建議企業采取以下兩項應對措施。

1）在體系文件初稿形成后，首先將主要規范性記錄和表單提交技術部門和財務部門負責人審核，由他們組織相關人員從專業和可操作性的角度提出修訂意見。

2）技術、財務主管領導應積極主動參與，主持召開專題討論會，界定相關部門職責及接口關系、優化管控流程和記錄/表單的內容。

4 如何統籌兼顧體系文件的符合性和可操作性

企業IRIS管理體系的實際運行效果和運行效率，很大程度上取決于體系文件的充分性、適宜性和可操作性。體系文件是體系運行效果的基礎和保障，猶如人體的神經系統。因此，企業在導入IRIS標準時，在關注體系文件的符合性和充分性的同時，必須統籌考慮體系文件的可操作性。這一問題，應是企業IRIS認證工作領導小組始終重點關注的問題。在體系文件建立過程中，建議企業主要采取以下3個方面防范措施。

1）指派工作組主要負責人與咨詢老師共同審核文件，始終強調和兼顧文件的符合性和可操作性。

2）在體系文件批準前，提交相關職能部門系統會簽審核，提出書面的修訂意見，并責成文件編寫人員逐一識別，在確保文件符合性的基礎上，盡可能接受職能部門的修訂意見。

3）體系文件在發布前，公司高管層領導對體系文件集中審查。針對IRIS標準新增要求較多的程序文件和工作指導書，企業董事長、總經理、管理者代表、總工程師、總會計師等主要領導，在咨詢老師的指導下，共同對上述文件逐一進行審核和確認，在確保文件符合性的前提下，更加注重管理手段的優化和管理水平的提升。

IRIS體系文件的編寫是對企業既有管理模式的挑戰，需要重新識別和梳理產品實現、體系管理的各過程及其活動，嚴格定義過程的主責部門、相關部門及主管領導，對原有質量體系、安全保障體系、項目管理體系進行整合化、協調化管理，增補大量原有體系未涉及、未明確（如首件鑒定、投標管理等）、未規范（如外包管理、RAMS管理等）的過程及活動，其中還有其他問題，需要具體問題具體對待。

[1] 劉謙，穆迎禮．國際軌道交通工業標準IRIS Rev．02理解與實施[M]．北京：中國鐵道出版社，2010.