論高校圖書館灰色文獻數字化建設

宋福云

（內蒙古大學鄂爾多斯學院圖書館，內蒙古 鄂爾多斯 017000）

隨著科技的發展和信息傳播渠道的多樣化，灰色文獻大量增加，是繼期刊、圖書之后的第三種重要文獻信息資源。據不完全統計，世界上95%以上的產品技術的情報來源于灰色文獻。在高校加大科研工作力度的今天，高校已成為生產灰色文獻的重要基地。收集灰色文獻，對灰色文獻進行數字化加工，有效揭示和利用灰色文獻，有利于促進高校教學、科研水平的提高。

1 灰色文獻的界定

灰色文獻是由英文 “Grey Literature”直譯而來，是介于公開正式出版物(白色文獻)與保密資料(黑色文獻)之間的文獻。在1997年第三次國際灰色文獻會議上，與會專家認為灰色文獻是指不經營利出版者控制，且由各級政府、學術單位、工商業界所生產的各類印刷與電子形式的資料。從這一定義可以看出，灰色文獻來源廣泛，主要指非正式出版物，如會議資料及論文、項目資料、政府及組織出版物、統計資料、內部刊物等。從文獻載體分析，灰色文獻包括紙質灰色文獻和電子灰色文獻（如網絡灰色文獻）。

灰色文獻是反映當前經濟、自然科學、工程技術以及社會諸多領域中最新科研成果或最新動態的情報信息，信息內容新、情報價值高、傳遞速度快，是科學研究重要的信息源。灰色文獻具有以下特征：（1）內容新穎性和權威性。灰色文獻如科技動態、科技報告、市場調研、研究報告等一般反映科學技術領域最前沿的信息，是科研人員掌握最新科技信息、國際科研動向的重要參考資料。科技灰色文獻如國家級學術會議或國際學術會議的交流論文，反映了學術領域最新的觀點，具有一定的權威性。（2）出版靈活。灰色文獻可不受出版規律的限制，有的灰色文獻如科研報告可按初步報告、進展報告、中間報告、最終報告分階段公布。會議報告、政務信息及調查報告等可隨時公布。（3）發行量小。灰色文獻大都是各種機構內部的資料，印刷數量有限，且通過非正式渠道發行，流通面較窄。如大學碩士、博士論文大部分供校內讀者利用，校外讀者難以獲取。

2 高校圖書館灰色文獻數字化現狀

文獻數字化是利用現代信息技術對傳統介質的文本(包括紙質文獻)、圖形、圖像、聲音、視頻等信息進行格式轉換和壓縮處理，使其轉化為數字信息并存儲，然后通過計算機技術和以互聯網為依托進行信息傳遞，實現檢索，為讀者提供信息服務。目前，灰色文獻數字化主要有三種方式：（1）圖像方式。將灰色文獻原文掃描成電腦圖像文件，存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質上。（2）文本方式。將灰色文獻所有文字用文本方式存儲，讀者可進行全文查找和檢索。（3）圖文檢索方式。把灰色文獻信息分別存儲為圖像、文本兩種形式，并建立索引關系，讀者既可檢索、查找和閱讀文獻，又可以方便快捷地轉換到當前文字在 “圖像”中對應的位置，實現圖文對照。本文重點對灰色文獻文本方式的數字化進行探討。

歐美等發達國家非常重視灰色文獻的開發利用，多數國家建立相應的機構或網站對灰色文獻進行開發，如歐洲灰色文獻利用協會推進的歐洲灰色文獻信息系統(SIGLE)、大英圖書館灰色文獻供應中心 （BLDSC）、美國的灰色文獻門戶網站（GreyLit Network）等。我國高校圖書館都收藏一定數量的灰色文獻，開展了灰色文獻的數字化工作，如建立本校學生的學位論文數據庫，鏈接國內外免費的OA資源(如預印本、會議論文或者研究報告)，建立機構典藏庫。但與國外圖書館相比，我國高校圖書館灰色文獻數字化還存在一些問題，表現為：（1）對灰色文獻數字化重視不夠。有的高校圖書館沒有成立專門的灰色文獻數字化部門，沒有組織人員進行灰色文獻的收集、整理和數字化加工。教學、科研所需的灰色文獻數字化建設工作開展緩慢，缺乏整體系統的開發利用灰色文獻的機構或網站。（2）網絡灰色文獻導航服務欠缺。隨著學術機構網站的建立，網絡灰色文獻劇增。網絡灰色文獻以光盤、硬盤等介質進行存儲，利用因特網可以快速傳送，只要供方愿意，使用方即可隨意復制、使用，不受時空限制。雖然一些高校圖書館通過鏈接的方式揭示了網絡灰色文獻資源，但真正符合讀者需求的網絡灰色文獻較少。（3）文獻數字化標準不規范，學位論文庫與機構典藏庫共享度較差。學位論文數據庫與機構典藏庫多是收集本機構內學生及專家、學者的著作，資源也僅限于機構內部用戶使用，這限制了同行間的學術交流。學位論文數據庫檢索功能不夠完善，不利于讀者的利用。

3 高校圖書館灰色文獻數字化的措施

目前，中國大學的國家重點實驗室有110個，占全部國家重點實驗室的51.9%；大學承擔了50%以上國家“973”計劃項目和重大科學研究項目；大學的國家創新研究群體占全國總數的55%。高校所產生了各類科研立項報告、結題報告、科研成果匯編、成果評定以及專利申報文件、內部刊物、未公開出版著作及國內外會議文獻等，含有大量已知和未知領域的信息、最新學術成果等，是具有重要參考價值的灰色文獻。2010年，中國高校國際科技論文占全國總數的82.92%，國際合作論文占79.10%，發明專利占比為23.86%，高校已成為國家技術創新體系重要力量。高校圖書館開展灰色文獻數字化，有利于推動高校教學科研工作的開展，有助于實現灰色文獻的共建共享。

3.1 建立灰色文獻數字化機構，積極開展灰色文獻的收集和整理工作

機構是工作運行的保障。建立灰色文獻數字化機構，配備專業管理人員，制定工作條例，開展灰色文獻的收集和整理工作，是做好灰色文獻數字化工作的前提。首先，應成立圖書館灰色文獻數字化工作小組，負責灰色文獻的搜集、收藏、整理、技術處理及咨詢工作。同時，還可聘請本校教師或學生為兼職灰色文獻情報員。其次，制定灰色文獻的收藏原則和保管細則，對灰色文獻的搜集范圍、搜集方式、保管方法及保管年限等作出規定，加強對具有專業性、針對性、系統性、合法性灰色文獻的收集。灰色文獻采集范圍可分為校內資源和網絡資源兩部分。校內資源以學生的學位論文和以教師及科研人員的課件、學術報告、內部交流資料、講座、論文預印本、立項報告、結題報告以及課題進展報告等灰色文獻為主。重點加強對科研機構網站及高校網站的灰色文獻、專家學者個人主頁及博客上信息的收集。建立呈繳樣本制度，由各院系資料室及學校科研處、教務處人員負責向圖書館傳遞有關灰色文獻，圖書館工作人員負責網絡灰色文獻的收集，利用搜索引擎查找科研院所及高校網站信息，將符合本校讀者需求的灰色文獻盡量收集全。通過與相關科研機構的合作，以交換、捐贈、館際互借等方法，收集灰色文獻資源。對于網上的免費OA資源，可根據本校的學科設置及灰色文獻建設規劃積極采集OA資源。

3.2 建立專題灰色文獻數據庫

在整理灰色文獻的基礎上，建設專題灰色文獻數據庫。高校圖書館可選擇采用北大方正Apabi數字圖書系統和方正德賽DESi數據庫創建及安全發布軟件進行建庫及管理。其主要管理軟件包括Apabi數字圖書系統(Apabi Libs)、全文檢索引擎、方正Apabi制作出版軟件(包括Apabi轉換軟件 Apabi Maker和 Apabi編輯軟件 ApabiWriter)、Apabi閱讀軟件、德賽圖像文件裝訂軟件、OCR、德賽發布軟件、德賽管理引擎Core、德賽加密入庫及安全管理(Security CORE)、德賽打包加密和授權軟件等軟件群。該系統軟件兼容性、安全性、維護性、便捷性和前瞻性較好。在專題灰色文獻數據庫建設過程中，可設置題名、主題詞、關鍵詞、分類、作者等檢索途徑，以方便讀者查詢相關資料。如天津大學摩托車信息特色資源數據庫、四川大學中國藏學研究及藏文化研究數據庫、西北工業大學的無人駕駛飛機專題文獻數據庫圍繞學位論文 （文摘或者全文）建設，特色鮮明，實用性強。

隨著網絡灰色文獻的增多，建立網絡灰色文獻導航系統，對于提高網絡灰色文獻的利用率至關重要。因此，高校圖書館應在主頁上開辟灰色文獻專欄，按學位論文、會議文獻、研究報告、電子預印本的主題分類體系，建立灰色文獻導航系統。學位論文重點收藏中國學位論文全文數據庫（CDDB）、中國優秀碩士學位論文全文數據庫（CMFD）、中國博士學位論文全文數據庫 （CDFD）、高校學位論文數據庫、中國國家圖書館博士論文資源庫、國家科技圖書文獻信息中心（NSTL）中文學位論文數據庫、中國科學技術信息研究所學位論文檢索等資源；會議文獻重點收藏中國學術會議論文全文數據庫（CACP）、中國重要會議論文全文數據庫（CPCD）、高校會議論文數據庫、國家科技圖書文獻信息中心（NSTL）中文會議論文數據庫、中國醫學學術會議論文數據庫（CMAC）及中國學術會議在線、中國會議網的有關學術會議資料；研究報告著重收藏中國科技成果數據庫（CSTAD）、國家科技成果數據庫、國務院發展研究中心信息網研究報告庫、中國資訊行的中國商業報告庫、國家信息中心的中國地區經濟發展報告等研究報告；電子預印本收藏中國科技論文在線、奇跡文庫、中國預印本服務系統等網站上刊登的灰色文獻。這些灰色文獻可滿足不同類型用戶的需求，用戶通過圖書館的網絡灰色文獻導航系統，便可即時查閱其感興趣的灰色文獻。

3.3 強化灰色文獻數據庫的宣傳與推廣

為了提高灰色文獻的利用率，高校圖書館應多渠道宣傳和推廣灰色文獻數據庫。一是可利用圖書館網站，向用戶推薦灰色文獻，指導用戶利用網站檢索灰色文獻。二是以簡報、快訊、通知、通告的形式向全校師生宣傳圖書館建立的灰色文獻數據庫，以擴大灰色文獻數據庫的影響面，提高灰色文獻數據庫的知名度。三是舉辦各種講座和培訓班，重點講解灰色文獻的種類、特性和灰色文獻數據庫的使用等，使師生用戶能主動利用圖書館的灰色文獻數據庫。

4 結束語

灰色文獻具有較高的學術價值，在高校教學和科研工作中發揮著舉足輕重的作用。高校圖書館應重視灰色文獻資源的建設，加快灰色文獻數字化步伐，為高校教學、科研服務。

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[3]祝紅藝,昝芳霞.“985工程”院校灰色文獻收集及組織現狀調查[J].圖書館工作與研究,2011(10):74-76.

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