“5 S”管理法在圖書館管理中的應用探討

范 軍

（棗莊市圖書館，山東 棗莊 277101）

1 “5S“管理法的含義

“5S”管理法起源于日本，是指在生產現場中對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效管理的一種方法。“5S”管理法作為一種企業生產的管理方法，包括整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SETKETSU)、素養(SHITSUKE)五個方面。其具體含義如下：（1）整理。整理是“5S”管理活動的第一步，是指對辦公用品、設備、文獻資料等根據使用頻率進行分類，劃分為必需品和非必需品。把非必需品清理掉，現場不放置非必需品，以改善工作環境，增加工作場所的面積，創造一個整潔的工作環境。（2）整頓。整頓是指對必需品分門別類放置，使之取用方便、井然有序，促進工作效率的提高。必需品科學合理的擺放，并對之進行有效標識，可減少人們找尋必需品的時間，創造一個整齊的工作環境。（3）清掃。清掃是清除工作場所內的臟污，將工作場所保持在無垃圾、無灰塵、干凈整潔的狀態，以減少污染物對物品質量的影響，減少工傷事故的發生，保持工作環境的干凈衛生。清掃的目的在于培養員工講衛生的習慣，創造一個干凈、清爽的工作環境。（4）清潔。清潔是將整理、整頓、清掃進行到底，使整理、整頓、清掃制度化、規范化，以維持上面“3S”的成果。（5）素養。素養是指每位員工養成良好的習慣并遵守規則。通過整理、整頓、清掃創造一個安全衛生、秩序井然、方便高效的工作環境，進而通過“清潔”將現有的管理成果維持下去，形成一套行之有效的制度，最終達到提高個人修養、改善員工精神面貌、鑄造團隊精神、提高工作效率的目的。

上述五個部分并不是相互獨立，而是緊密聯系、相輔相成的。整理是整頓的基礎，整頓鞏固了整理的成果，清掃體現了整理、整頓的成果，清潔是對上述環節的維持和鞏固，通過持續的宣傳和實施、總結、改進，使員工養成良好的習慣。“5S”管理活動是一種品性提高、道德提升的“人性教育”活動，其最終目的在于提高員工素質。

2 圖書館實施“5S”管理的意義

2.1 有利于改善和提高圖書館的形象

圖書館實行“5S”管理，各個部門尤其是讀者服務部門的環境衛生得到改善，閱覽室書籍放置整齊，書架、閱覽桌椅干凈衛生。干凈、整潔的圖書館環境可激發讀者的閱讀熱情，使讀者更加喜歡圖書館，熱愛圖書館。一個干凈有序的圖書館工作環境，可明顯地改善員工的精神面貌，使圖書館煥發出一種強大的活力。館員在良好的工作環境、和諧融洽的管理氛圍中工作，內心自然而然地產生自豪感、滿足感，從而為讀者提供滿意的服務。圖書館服務環境的優化和服務質量的提升，可使更多的潛在讀者有了利用圖書館的欲望，從而成為現實讀者，這在一定程度上擴大了圖書館的社會知名度，提高了圖書館的社會形象。

2.2 有助于培養館員良好的習慣

葉圣陶先生認為，要養成某種好習慣，要隨時隨地加以注意，身體力行，躬行實踐，才能“習慣成自然”，收到相當的效果。圖書館實施“5S”管理，對館員的工作質量提出了更高的要求，潛移默化地改變了館員普遍存在的做事馬虎、責任意識不強、衛生意識差的不良習慣，進而使館員養成行為規范、遵章守法、文明禮貌、認真負責的習慣。同時，“5S”管理有助于培養館員遵章守紀、規范操作的工作作風。

2.3 促成圖書館工作效率的提高

在良好的工作環境和工作氛圍下，員工們可以集中精神，認認真真地干好本職工作，促使工作效率的提高。試想，如果員工們始終處于一個雜亂無序的工作環境中，情緒就會受到影響。情緒不高，干勁不足，工作效率明顯低下。如在圖書館讀者服務部門，館員嚴格按“5S”的要求開展工作。整齊的書架及排列有序的圖書，便于讀者隨時查閱所需文獻。如果書架、書籍排放無序，讀者難以找到所需文獻，勢必降低讀者利用圖書館的熱情，也不利于文獻的利用。實施“5S”管理，提高了圖書館書刊的利用率。

3 圖書館推行“5S”管理的具體內容

“5S”管理法是一種精細管理方法，在企業生產和產品服務等方面發揮了巨大作用。圖書館雖非企業，但與服務型企業非常接近。因此，通過清潔、有序的環境來提高服務效率的企業管理思路完全適合圖書館。圖書館可利用“5S”理論及管理方法，加強工作現場管理，提高圖書館工作人員素養，為讀者提供最便捷的文獻信息資源服務。

3.1 整理

圖書館的業務工作主要分為文獻資源建設和讀者服務工作兩大塊。因此，在日常工作中，除了做好辦公區的整理工作外，圖書館應重點加強采編部門和讀者服務部門的整理工作。采編部門是圖書館基礎業務部門之一，負責中、外文圖書的采集、驗收、標引與編目工作，組織藏書、揭示館藏，把無序的文獻加工整理成可供檢索的具有科學體系的文獻集合體。面對大量購進的新書刊，采編部門工作人員要及時整理正在加工的書刊，避免工作用書與待加工圖書相混淆，使已加工好的圖書能及時與讀者見面。讀者服務部門是圖書館一線服務“窗口”，承擔著館藏文獻資源的組織、保管、外借與閱覽等任務，為讀者提供各類中外文書刊、聲像資料的借閱服務以及電子資源的閱覽、下載等。讀者服務部門的工作人員要經常整理書架，對讀者歸還的圖書進行整理。同時，對破損書刊進行修補，對復本量過多或流動率不高的書刊進行整理，以保證一線藏書的新穎性和實用性。要根據圖書的新舊程度、借閱次數、使用價值、保存價值等進行分類，設置新書借閱區，方便讀者借閱。對借閱率高的圖書，集中到全開架的基本藏書區，形成“人在書中、書在人旁”的借閱環境。另外，對出納臺也要進行常規整理，將一些非必需品清理出去，使現場無雜物，便于書刊借閱服務的開展。在電子閱覽室電腦中安裝“電腦還原系統”，將讀者臨時裝在電腦上的軟件關機后還原。

3.2 整頓

整頓是對各開放場所、工作區域進行合理布局，把留下來的必需品依規定定位、定量擺放整齊，并做好標識進行管理。其核心是物品的分類及存放問題。一是館內不堆放無用的物品，危險、注意和逃生路線等警示牌字跡清楚、指示明確，滅火器位置放置合理，要求人人都會正確使用滅火器，掌握緊急引導疏散讀者的正確方法,并注意對讀者進行安全教育，讓每個讀者處于整潔、安全、放松的閱覽環境中。辦公室人員應將辦公文件按類目排放整齊，便于人們的查找和利用。二是采編部門可按工作流程將工作區域劃分為書刊驗收區、書刊標引區、書刊編目區，使每一批待加工的書刊井然有序，利于不同崗位的工作人員做好本職工作。三是讀者服務部門應在每一排書架上統一標明藏書的起止分類號及相應類目的名稱，方便讀者查找書刊。館員日常要加強管理，經常巡架、整架，盡量減少“同書不同架”的現象的產生，將放錯架位的書刊及時放到正確架位上，將讀者歸還的書刊按照排架號放到架位上，以節省讀者查閱資料的時間。在閱覽室的入口處，設置該室的館藏示意圖，以方便讀者了解館藏資源。

3.3 清掃

對工作場所進行清掃，為讀者構建一個干凈的閱讀環境，是圖書館實施“5S”管理的第三步措施。清掃目的在于保持工作環境的整潔干凈，保持整理、整頓的成果，降低機器設備故障率，提高工作服務質量，防止環境污染。圖書館各辦公區及服務區要保持干凈衛生，工作人員應每天對書庫的每一個角落、書架的每個架面以及出納臺、門窗、設施設備、走廊等進行清掃，做到無垃圾、無灰塵、無雜物。采編部每天在驗收新書后，應清掃桌面和地面，使新書遠離污染物。隨著藏、借、閱、咨一體化服務的開展，大量讀者來到圖書館獲取知識，因此，讀者服務部門更應注重書庫及閱覽區的清掃工作，為讀者借閱書刊創造舒適的環境。

3.4 清潔

簡單地說，清潔就是通過制度化來維持前“3S”的成果。清潔的作用在于將整理、整頓、清掃后取得的良好作用維持下去，成為圖書館的制度。對已取得的良好成績，不斷進行改善，使之達到更高的境界。圖書館可通過制定有關整理、整頓、清掃的工作制度和工作規范，使員工能遵守圖書館的規章制度，做好整理、整頓、清掃工作。同時，圖書館可定期進行檢查和評比，督促員工更好地做好整理、整頓、清掃工作，以保持工作環境、設備的清潔。

3.5 素養

通過上述持續不斷的“4S”活動，圖書館的衛生狀況、工作環境和員工精神面貌煥然一新。為鞏固已取得的成績，圖書館可制訂“5S”管理活動結果檢查制度、“5S”日清管理制度、工作人員考核制度等，對館員工作效率和工作質量進行檢查、評估，將“5S”管理活動成績納入員工績效考核體系，使員工養成并保持遵守規章制度、遵守工作紀律的良好習慣，進而提高個人修養和職業道德。如讀者服務部門工作人員直接面向讀者，他們的精神面貌、服務態度直接決定了讀者對圖書館的整體印象。整理、整頓、清掃、清潔管理活動的開展，讀者服務部門工作人員的素養得以提升。尊重讀者，熱情為讀者服務，愛護書刊及辦公用品，成為每位館員的必備素養。

4 結束語

圖書館實施“5S”管理，領導應率先垂范，建立切實可行的實施方案，并在館內加大“5S”理念宣傳力度，提高館員對“5S”管理理念的認識，讓這種先進的管理理念變成館員自覺的行動。圖書館在開展“5S”管理的過程中，要與讀者建立和諧的關系，使讀者能配合圖書館實施“5S”管理，規范自己的言行，并對館員的服務工作進行監督，使圖書館煥然一新的面貌、服務周到的良好形象得到讀者的認可。館員素養的提高和讀者贊譽的增加，圖書館發展的基石將更為穩固，圖書館發展的空間將更為寬廣。

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