中小型電子政務項目集中式監理模式探索

王飛程

在電子政務系統建設數量越來越

多、規模越來越大的背景下，作為區域政府的信息化主管部門，有效引導、規劃、管理種類繁多、規模不同的本地區各政務部門電子政務項目建設，是其一項主要工作職責。

如何對規模不大而又數量眾多的中小型電子政務項目進行統籌管理? 目前尚無明確的規定和要求，也未形成成熟的工作機制。大部分地區的模式是由政府信息化主管部門全程參與管理，然而，由于信息化部門人員編制有限、精力有限，面對眾多的項目，經常是無力兼顧；而業務部門缺乏信息系統項目管理專項人才，往往管控不到位，造成項目逾期、不能實現預期目標等不利后果，形成資源浪費。

如何破解這一制約電子政務發展的難題，筆者以所在單位為案例，經綜合分析，認為采取集約式管理和管理工作外包相結合的“中小型項目集中式監理”方式，是解決該問題的一種有效的管理模式。

實施案例分析

(一)整體背景

本案例研究對象區域作為產業發展新區，處于跨越式發展的階段，對政府信息化水平有迫切的要求。既有整體性、全局性的基礎設施類電子政務項目建設，也有各部門為提升部門工作效率而建設的專項業務信息系統，呈現出項目多、類型廣的特點。

為規范區域信息化項目建設，該區域信息化主管依照《北京市信息化促進條例》等上級規定，結合本地區實際，先后出臺了《區域電子政務項目管理辦法》、《區域電子政務項目管理辦法細則》、《區域電子政務項目管理手冊》等規章制度。結合該區域的實際情況，參照國際通用的項目管理方法論PMI協會的PMBOK項目管理過程的劃分，形成了區域信息化項目管理的全生命期，劃分為六個階段，包括：前期調研、立項申報、招標采購、項目實施、項目驗收、運行維護。

(二)中小型項目特點與集中式監理必要性

信息化主管部門對區域電子政務項目進行了分類管理，劃分為大型項目和中小型項目。其中，中小型電子政務項目是指該區域政府行政事業單位使用電子政務專項資金，從事建設總金額在一定數額以下的信息化工程建設、信息資源開發利用、信息技術推廣應用、信息安全保障等項目。該區域的中小型電子政務項目建設呈現項目數量多、類型廣、費用少、業務性強的特點，且具體建設系統的業務部門并沒有專門信息化機構負責信息化系統建設工作、人員大多兼職缺乏專業性。

為此，在調研其他地區經驗的基礎上，經綜合分析比較，基于“統籌集約”的原則，按照《北京市促進軟件和信息服務業發展指導意見的通知》相關精神，采取業務流程外包的形式，創新形成“中小型電子政務項目集中式監理”模式。即：統一引入第三方監理機構，提供駐場的集中式咨詢和監理服務工作，協助進行區域信息化項目的全流程管理。

(三)集中式監理公司的選擇

在確定工作模式后，經過前期的調研、分析，并邀請經驗豐富的行業專家進行論證，經多方比較，選擇了從業時間長、企業規模大、實施經驗豐富、連續入圍中央政府采購網“信息工程監理”供應商的一家大型監理咨詢公司作為集中式監理工作的承擔方。

(四)集中式監理工作內容與流程

在引入第三方集中監理后，區域信息化項目干系人主要為如下四方：項目監管方（政府信息化主管部門)、項目用戶方（有信息化建設需求的各業務部門）、項目監理方（集中式監理公司）和項目承建方（承建該區域中小項目電子政務資金項目建設的各實施單位）。

根據信息化項目管理全生命周期階段劃分，相關干系人的職責與參與程度如下表所示。

在監理工作執行過程中，監理方參與到了所有中小型項目管理全生命期的中間環節管理，重點是配合項目用戶方和項目監管方，把控各中小型項目里程碑的執行情況，確保信息化項目質量和進度，督促審核各項目承建方項目文檔的編制完善，同時協調用戶單位、承建單位的關系，保證項目的按期、優質、順利地完成。對應信息系統監理工作內容的“三控兩管一協調”，主要工作集中在“三控”中的質量控制、進度控制，“兩管”中的信息管理，“一協調”的組織協調工作。

在項目實施階段，集中式監理主要工作內容包括：參與負責硬件設備到貨（貨物完好性、設備資料是否齊全）、負責隱蔽工程檢查 、進度和質量管理、參加項目評審會。在項目驗收階段，集中式監理主要工作內容包括：重點參與文檔審核、測試驗收、初步驗收、最終驗收。在運行維護階段，集中式監理主要工作內容包括：協助用戶方進行維護管理；協助監管方進行項目后評價。

由于中小型項目涉及咨詢規劃、系統集成、軟件開發、運維服務等多種類型，監理方成立了由總監理工程師、應用系統監理師、系統集成監理師、弱電集成監理師、信息管理工程師等不同類型工程師組成的監理組，并安排一名總監理工程師代表提供5×8小時的駐場服務，根據項目類型和項目階段，相關監理組的成員及時參與、跟進。同時，監理方制定并報監管方通過了《區域中小型電子政務專項資金項目集中式監理工作規范》，形成了溝通機制，確立了溝通方式，包括日常例會、專題性會議、階段性工作會議、監理周報、監理月報等。

(五)集中式監理模式的相關方評價

筆者就集中式監理的模式、作用和效果與相關方進行了深度訪談，歸類整理如下：

對項目監管方來說，便于監管方掌握項目的運行狀態，保障了項目進度的有序進行；對項目用戶方來說，監理方協助用戶進行進度控制、質量控制，促進了項目建設方的項目管理規范化水平；對項目承建方來說，促進了項目承建方提交項目文檔的完整性和時效性，為后續的系統運行維護提供文檔保障。

在認可成效的基礎上，各項目方結合自身實際提出了改進要求與建議。如項目監管方認為，監理方應拓展與各相關方的溝通協調方式、加強監管力度，以更好地把控各個項目的具體實施。項目用戶方認為，項目監理方應加強對項目承建方的監管，并積極協助用戶方展開項目管理工作。項目承建方則認為由于項目類型較多，需進一步改進和完善相應制度與辦法，需要結合實際情況針對不同問題進行適當裁剪與梳理，以適應各種不同的項目類型，避免一刀切。

主要成效

通過對案例的成效分析，筆者總結認為，對區域地方政府的中小型電子政務采取集中式監理的模式，可發揮如下成效：

增強項目可控性。通過引入第三方監理，中小型項目進度可控性增強、項目建設質量明顯提高、項目信息管理有效加強、項目文檔規范全面。

減少了項目管理成本。基于集約統籌的原則，采取集中式監理模式，實現了資金的集約使用。如果采取傳統的單項目監理模式，其費用無疑會大大增加，且管理難度也會大幅提升。

實現了有效的跨項目知識轉移和風險預防。由于采取統一的監理方，單個項目的過程資產可以得到有效的積累、存儲，可以不斷提煉總結前期項目實踐的經驗，持續改進完善該區域項目的共性風險列表和有效應對措施，有效減少消極因素的影響，提升積極因素的作用。

集中監理的模式因對于規范區域中小型電子政務項目的建設實施、促進項目保質保量按時完成發揮了重要作用，已成為該區域電子政務項目管理的有效手段和重要內容。

同時筆者了解到，隨著案例所在區域的工作模式與機制的改進，監理方將在主要參與項目的實施和驗收工作、部分參與項目運維管理工作的基礎上，后續逐步擴展參與到項目前期調研、合同法務咨詢過程中，全程參與到項目全生命周期管理過程中，更加充分地發揮獨立第三方的作用。

（作者系中國人民大學信息學院管理科學與工程專業研究生、北京經濟技術開發區信息中心副主任）

采取集約式管理和管理工作外包相結合的中小型項目集中式監理方式，可以有效解決對規模不大而又數目眾多的中小型電子政務項目的統籌管理。