對企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設的思考

楊曉峰

[摘要]信息化時代，檔案信息資源是企業(yè)進行市場化競爭的重要戰(zhàn)略資源，信息化技術的高速發(fā)展，給企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設帶來了機遇和挑戰(zhàn)，如何適應市場經(jīng)濟的需要，加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設，建立適應信息產(chǎn)業(yè)的檔案數(shù)字化管理體系，提高企業(yè)各個環(huán)節(jié)的運行效率，是企業(yè)檔案管理者必須認真對待的一個重要問題。本文根據(jù)自己的工作體會，提供一點建設性思考。

[關鍵詞]檔案；數(shù)字化建設；思考

[中圖分類號]F274[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2012）49-0065-02

1引言

信息是21世紀經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。隨著信息技術的高速發(fā)展和推廣應用，當代企業(yè)在業(yè)務流程中不可避免的產(chǎn)生大量電子信息，如何對這些電子化資源進行管理，關系到企業(yè)管理的規(guī)范化和業(yè)務工作的順利開展。因此，現(xiàn)代企業(yè)有必要開展檔案數(shù)字化建設，對電子檔案進行長期保存和合理開發(fā)利用，以提高企業(yè)運轉效率，促進企業(yè)長遠發(fā)展。企業(yè)的檔案數(shù)字化建設，是指將企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，以現(xiàn)代技術手段（計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等）轉化為數(shù)字化信息，并以數(shù)字形式存儲、網(wǎng)絡形式連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理。當前，隨著信息科學技術的不斷發(fā)展和深化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再能滿足企業(yè)高效市場化運作的需要。實時加強檔案數(shù)字化建設，創(chuàng)新檔案工作模式，提高企業(yè)信息化運作的效率，豐富檔案存儲載體，擴充存檔內(nèi)容，完善檔案管理安全，是企業(yè)深入市場化經(jīng)濟、加強檔案管理建設必不可少的環(huán)節(jié)。

2企業(yè)檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

目前我國企業(yè)現(xiàn)有的檔案數(shù)字化建設，大多是從20世紀90年代通過信息技術手段建立起來的，處于封閉式內(nèi)部管理的狀態(tài)。然而隨著計算機的普及，這種封閉式管理系統(tǒng)所出現(xiàn)的信息孤島問題開始日漸顯現(xiàn)出來。只有加快檔案信息向數(shù)字化方向發(fā)展的速度，進而實現(xiàn)數(shù)字化信息管理方式和溝通和傳播方式，建立實時有效共享資源平臺，才可能有效緩解這種矛盾。

計算機網(wǎng)絡的發(fā)展及廣泛運用，使得各個實體機構的企業(yè)為順應信息社會快速、高效、節(jié)省人力的需求，都不同程度地走上了信息化數(shù)字管理的道路，其中就包括對浩如煙海的實體檔案進行數(shù)字化加工。一些大型企業(yè)，特別是國有企業(yè)，對數(shù)字化管理認識比較深刻，對技術資料、合同資料、變化過程、招標、協(xié)議、個人信息等都有比較完整的檔案管理措施，有的企業(yè)有專門的檔案管理部門，有的由辦公室統(tǒng)一負責，這些企業(yè)正在跟隨時代步伐，不斷探索走出信息孤島的道路，一步步加強企業(yè)的檔案數(shù)字化建設。但是21世紀初因為經(jīng)濟體制改革，我國國有企業(yè)大量削減，中小私有企業(yè)遍地開花。十多年來，中小私有企業(yè)成為了地方經(jīng)濟的重要經(jīng)濟支撐，成為我國經(jīng)濟體系不可缺少的重要一部分。由于利益驅使和價值引導發(fā)生了重大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式在大多數(shù)企業(yè)管理中被邊緣化，主要表現(xiàn)在一些意識淡薄的非研發(fā)型企業(yè)或是研發(fā)能力薄弱的中小企業(yè)及商業(yè)市場戰(zhàn)涉及較少的企業(yè)，對企業(yè)的檔案數(shù)字化建設并沒給予應有的重視，有的企業(yè)甚至連傳統(tǒng)的管理方式都不復存在。隨著信息化市場的開展，信息資源在商業(yè)戰(zhàn)中的價值越來越顯示出它的重要性。許多中小私有企業(yè)因為在市場信息化競爭中經(jīng)歷過屢次失敗甚至損失慘重之后，才重新開始審視檔案管理的重要性。如何建立高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，減少工作重復性、無用性，提高材料重復應用性、變通靈活性、市場適應性、安全保密性等，已成為現(xiàn)代檔案管理數(shù)值化建設的重要思考點。

3開展檔案數(shù)字化建設的定位

檔案數(shù)字化建設雖然是以電子設備對各種資料進行整理，以數(shù)字的形式存檔，通過網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結，形成一個有序結構的檔案信息庫，以實現(xiàn)資源實時共享、查閱這樣一個過程。但是這個建設過程并非是簡單地采用電子設備將企業(yè)的信息資料轉化為電子版資料，也不僅僅是開發(fā)一個應用管理系統(tǒng)來提高檔業(yè)務內(nèi)部管理效率，它的目的是以計算機的系統(tǒng)化管理為基礎、以網(wǎng)絡運作為手段、以企業(yè)資料為信息資源的實施理念，有效實現(xiàn)有價值資源的共享與便利服務，最大限度的提高檔案信息資源的利用率、實時共享和靈活運用。所以企業(yè)在對檔案數(shù)字化建設過程中，必須進行科學定位、因地制宜，把檔案數(shù)字化建設當成企業(yè)發(fā)展的一種信息化建設戰(zhàn)略，以科學發(fā)展觀為指導，在建設過程中只有逗號，沒有句號，永不停止，要以適應市場需求為服務的出發(fā)點，不斷跟進企業(yè)的數(shù)字化建設過程，采取量身定做、配套適合自身單位數(shù)字化建設的數(shù)字信息儲備設施，制定適應本企業(yè)數(shù)字化建設的完善管理體系，要配備專業(yè)化人才或是進行專業(yè)化培訓。總之，開展檔案數(shù)字化建設要科學指導、戰(zhàn)略規(guī)劃、長期作戰(zhàn)，不斷注入新的活力。

4企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設的思考

信息技術日新月異的發(fā)展，把企業(yè)推向了數(shù)字化建設的十字路口。順時代者興，逆時代者衰，大大小小的企業(yè)為了更加適應市場激烈競爭的游戲規(guī)則，都不約而同的選擇走信息化建設的道路。檔案作為對內(nèi)對外高頻率應用的資源，其數(shù)字化建設必然會成為企業(yè)信息化建設不可缺少的內(nèi)容，但是這并不是說讓企業(yè)去套用數(shù)學公式，而是要進行邏輯思考，選擇性地推進檔案數(shù)字化建設。

4.1轉變意識形態(tài)、提高重要性認識

企業(yè)領導人首先要認識到檔案數(shù)字化建設的重要性，從思想上擯棄固有的傳統(tǒng)檔案管理觀念。企業(yè)領導人是企業(yè)發(fā)展的重要決策者，也是企業(yè)發(fā)展活力的推動劑。檔案數(shù)字化管理，既是當前市場經(jīng)濟形式發(fā)展的需求，又順應了信息化社會發(fā)展的趨勢，企業(yè)開展數(shù)字化建設，不僅減少了勞動成本，而且降低了工作強度，提高了有價值材料的使用率，改善了企業(yè)的整個運轉效率，有利于材料的統(tǒng)一監(jiān)管。企業(yè)領導層應該切實認識到開展檔案數(shù)字化管理帶給企業(yè)的利益，從思想上重視此項工作，加大投入，保證檔案數(shù)字化建設與信息化時代同步發(fā)展。

4.2建立推進企業(yè)數(shù)字化建設的制度

制度是推進各項工作的順利進行的必要措施，企業(yè)要切實推進檔案數(shù)字化建設，必須要制定一套完善推進的保障措施體系，其基本內(nèi)容可以包括：統(tǒng)一制定歸檔日期，對于該歸檔不按時歸檔的，要追究相關責任人的責任；各個部門的檔案開展情況要納入年終考核測評中；各部門要落實專人負責或是個人負責制，對經(jīng)手的材料要認真做好檔案保存、上交，并做好互相提醒和監(jiān)督，提高意識，養(yǎng)成良好的檔案管理習慣。保管是檔案管理中很重要的一個程序，必須要有收集、著錄、標引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換、傳播、保密等各個方面的環(huán)節(jié)，建立有序、有組織、有系統(tǒng)的良性工作秩序。

4.3數(shù)字化與保密性同步建設

檔案作為企業(yè)無形資產(chǎn)的載體，是企業(yè)的寶貴財富，對無形資產(chǎn)的保值、增值起著重要的作用。鑒于檔案的重要性，在數(shù)字化建設過程中，企業(yè)必須要求檔案管理人員自覺保護好、管理好檔案，依法行使自己的職責，嚴格做好保密工作，妥善保管好檔案，做到不壞、不丟、不散、不盜、不泄、不亂。數(shù)字化信息儲備靈活方便，隨用隨取，但同時也非常容易被盜取并難以察覺，所以在數(shù)字化管理過程中，檔案管理人員必須時刻保持高度警惕，防止被拷貝、被黑客等信息化高手暗中盜取和損壞，認真做好保管、保密工作，尤其對涉密內(nèi)容，更要嚴格做好保密工作。信息化時代，市場競爭從某種程度上講就是信息的競爭，企業(yè)的信息與檔案管理密不可分，因此要想獲得有利的市場競爭地位，企業(yè)在快速推進數(shù)字化建設的同時必須加強保密性建設。

4.4檔案管理與外包

檔案的數(shù)字化建設并不是一件容易的事情，要想做好必須通過專業(yè)人員進行加工處理，這就必然涉及人力、物力、財力等多方面的投入。對于中小規(guī)模的企業(yè)來說，可能沒有能力去給予這樣大的支持，在這種情況下就可考慮采用外包的形式來推進企業(yè)檔案的數(shù)字化建設。通過外包，讓專業(yè)的團隊來實現(xiàn)科學的檔案加工，這是目前中小企業(yè)可以選擇的一條有效途徑。據(jù)國際外包協(xié)會統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，85%以上的世界500強企業(yè)采用了檔案外包服務，而目前中國企業(yè)這一數(shù)字還不到5%。從檔案管理的實際困難來看，隨著數(shù)字化建設的推進、企業(yè)的兼職管理人員不專業(yè)、保管硬件不合格等問題越來越困擾企業(yè)的科學發(fā)展；從價值創(chuàng)造的角度來看，檔案管理屬勞動密集型的后臺業(yè)務，不直接為企業(yè)創(chuàng)造價值，企業(yè)完全可以把該項業(yè)務外包給專業(yè)化的檔案外包服務商，當然有涉密的核心內(nèi)容可以考慮不外包，只要靈活運用內(nèi)管與外包的有效結合，便可大幅提升運行效率。

總之，企業(yè)推進檔案數(shù)字化建設，要把市場需求、社會需求與企業(yè)自身情況充分結合在一起，適時科學地推進檔案數(shù)字化建設，為企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展提供可靠的服務，才能提高企業(yè)在市場競爭過程中抵御風險的能力。

參考文獻：

[1]高延紅.試論企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設[J].陜西檔案，2009（1）.

[2]姚漫春.信息化條件下石油企業(yè)檔案建設[J].企業(yè)研究，2012（6）.

[3]劉艷林.開展檔案數(shù)字化建設的實踐與思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008（15）.

[4]劉美靜.檔案工作的發(fā)展趨勢及檔案數(shù)字化建設[J].山西檔案，2007（S1）.