基于供應(yīng)商信息化的企業(yè)采購管理

［摘 要］目前,企業(yè)經(jīng)營已經(jīng)日趨國際化,對于供應(yīng)商的管理顯得尤為重要。供應(yīng)商管理應(yīng)該走信息化的道路,這不僅有利于優(yōu)化供應(yīng)渠道,同時(shí)有利于確保采購物資的質(zhì)量以及供應(yīng)時(shí)間,直接降低采購成本。供應(yīng)商作為供應(yīng)鏈不可或缺的組成部分,加強(qiáng)其管理,對于穩(wěn)定整個(gè)供應(yīng)鏈具有不可忽視的作用；同時(shí)有利于降低采購風(fēng)險(xiǎn),對于提升企業(yè)的競爭力具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

［關(guān)鍵詞］供應(yīng)商；信息化；采購管理；供應(yīng)鏈

［中圖分類號］F252［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1005-6432（2012）32-0062-02

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的日益深入,企業(yè)的經(jīng)營日趨國際化,企業(yè)所面臨的市場風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大,對于企業(yè)而言,要想擴(kuò)大經(jīng)營,必然離不開上游供應(yīng)商的支持,而供應(yīng)商的質(zhì)量好與壞直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營,因此加強(qiáng)供應(yīng)商的管理對于企業(yè)而言具有十分重要的意義。企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系一般可以分為兩種,一種是合作型的供應(yīng)鏈關(guān)系,企業(yè)與供應(yīng)商之間存在著合作關(guān)系,但是,彼此之間并不存在直接信息交流。另一種是信息共享型的供應(yīng)鏈關(guān)系,企業(yè)與供應(yīng)商存在直接的信息交流,并且隨著交流程度的加深,合作關(guān)系也更為密切。企業(yè)與供應(yīng)商之間,加強(qiáng)信息交流,是實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要手段之一。企業(yè)與供應(yīng)商之間應(yīng)該形成一種伙伴關(guān)系,相互信任,相互幫助,信息公開,風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān),這就意味著企業(yè)與供應(yīng)商應(yīng)該形成一個(gè)直接面向市場與客戶的動態(tài)聯(lián)盟。

1 供應(yīng)商信息化管理的重要意義

企業(yè)與供應(yīng)商之間應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息共享,這是對供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)信息化管理的第一步,也是與供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的重要步驟。企業(yè)與供應(yīng)商之間應(yīng)該就產(chǎn)品制造、設(shè)計(jì)以及新產(chǎn)品研發(fā)等方面達(dá)成共識,只有在信息共享的基礎(chǔ)上,才能夠形成信任,進(jìn)而共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),企業(yè)應(yīng)該跳出傳統(tǒng)的組織界限,實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的信息整合。采購與供應(yīng)商之間的關(guān)系若想長久,必須具有足夠的信任,而信任正是在信息共享的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。企業(yè)與供應(yīng)商之間并不存在競爭關(guān)系,在利益目標(biāo)上兩者是一致的,供應(yīng)商的資料不應(yīng)該對企業(yè)完全保密,企業(yè)也應(yīng)該向供應(yīng)商提供企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)資料。信息共享,有利于降低交易成本,同時(shí)增加供應(yīng)商的合作信心,共同與企業(yè)進(jìn)行新產(chǎn)品的研發(fā)。

行業(yè)信息通暢是跨企業(yè)流動,因此供應(yīng)鏈系統(tǒng)應(yīng)該具備信息實(shí)時(shí)傳輸?shù)哪芰?支持遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)訪問,數(shù)據(jù)分布處理以及集中處理的能力,而建立這樣一個(gè)互動的信息系統(tǒng),需要企業(yè)與供應(yīng)商相互配合。企業(yè)與供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系始終處于不斷地磨合狀態(tài),企業(yè)必須與供應(yīng)商進(jìn)行定期的信息交流,這是采購管理過程中十分重要的步驟,通過回顧合作過程,確定新的合作計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)該建立專屬的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,將相關(guān)的供應(yīng)商信息進(jìn)行整合及統(tǒng)一管理。供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中不僅應(yīng)該包括供應(yīng)商的基本情況,還應(yīng)該包括供應(yīng)商的信用記錄,例如歷次發(fā)貨情況、收款情況等,企業(yè)也可以根據(jù)需要增加其他信息,例如談判記錄以及采購品行業(yè)的基礎(chǔ)性研究報(bào)告等。

2 供應(yīng)商交貨期的信息化管理

對于供應(yīng)商交貨期的管理是企業(yè)采購管理中一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容,交貨期提前或是延遲,對于企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營都會造成影響。交貨期太早,必然會增加企業(yè)的倉儲成本及物資耗損；交貨期延遲,必然會造成企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃難以執(zhí)行,產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定,失去有利占據(jù)市場的時(shí)機(jī),以及企業(yè)信譽(yù)的損失。假設(shè)某產(chǎn)品的月需求量是1萬件,交貨周期為1個(gè)月,那么企業(yè)的庫存應(yīng)該維持在1萬件左右,如果交貨期縮短為半個(gè)月,那么庫存也應(yīng)該相應(yīng)地縮減到5000件。由此可見,庫存比例應(yīng)該與交貨周期保持一致,其有利于降低企業(yè)的管理成本。交貨周期越短,企業(yè)的管理成本也就越低,從而整個(gè)采購成本也會降低。因此,作為企業(yè)應(yīng)該與供應(yīng)商之間加強(qiáng)信息交流。不僅如此,隨著市場逐漸趨向于買方市場,顧客的需求更為多樣,縮短交貨期,有利于迅速搶占市場,增強(qiáng)企業(yè)的競爭實(shí)力。對于供應(yīng)商交貨期的信息化管理,應(yīng)該從以下幾方面入手：首先，企業(yè)應(yīng)該對自身的生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行科學(xué)的計(jì)算,設(shè)定正常的延誤值,并且將市場可能存在的變化因素計(jì)算到采購計(jì)劃之中,這樣計(jì)劃交貨時(shí)間與實(shí)際交貨時(shí)間之間不會出現(xiàn)較為嚴(yán)重的誤差。其次,在采購前應(yīng)該對供應(yīng)商的信譽(yù)以及供貨能力進(jìn)行全面的了解,重視對供應(yīng)商來源的評選,在簽訂采購合同時(shí),應(yīng)該嚴(yán)格按照法定程序,明確交貨期限、交貨辦法,以及違約責(zé)任。最后,建立完整的供應(yīng)商信息檔案。這樣不僅有利于降低交易風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也降低了交易成本。由此可見,交貨期信息化管理是一種主動的管理模式,對于供應(yīng)商企業(yè)是無法控制的,但是企業(yè)可以控制好自身的生產(chǎn)計(jì)劃,對于可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)該有應(yīng)對的能力,這就需要對交貨期問題進(jìn)行科學(xué)的分析,并且深入分析與時(shí)間有關(guān)的相關(guān)信息,找出其不穩(wěn)定的根源。

3 供應(yīng)商用戶庫存的信息化管理

供應(yīng)商用戶庫存管理是一種新型管理模式,其對于解決供應(yīng)鏈中企業(yè)庫存容量缺乏整體性具有十分明顯的作用。供應(yīng)商用戶庫存管理是企業(yè)采購管理中不可或缺的組成部分。對于企業(yè)與供應(yīng)商而言,加強(qiáng)用戶庫存管理有利于降低采購成本,實(shí)現(xiàn)效益的最大化。用戶庫存管理是企業(yè)與供應(yīng)商之間的一種合作策略,在兩者達(dá)成共識的情況下,由供應(yīng)商對庫存進(jìn)行管理,企業(yè)將客戶需求及時(shí)提供給供應(yīng)商,由供應(yīng)商及時(shí)保證供應(yīng)。因此,實(shí)現(xiàn)用戶庫存信息的有效管理,企業(yè)起到的是市場信息傳導(dǎo)作用。因此,必須將其納入到企業(yè)采購管理之中。在這種合作模式下,供應(yīng)商與企業(yè)的合作有利于減少供應(yīng)鏈內(nèi)部的不穩(wěn)定性,供應(yīng)商與企業(yè)之間共享一個(gè)用戶庫存,無疑降低了運(yùn)作成本。同時(shí),企業(yè)與供應(yīng)商共同應(yīng)對市場風(fēng)險(xiǎn),從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈運(yùn)行的最優(yōu)化。

實(shí)現(xiàn)用戶庫存管理的信息化,首先應(yīng)該選擇適合的供應(yīng)商,對用戶庫存管理有興趣的供應(yīng)商,才可能配合企業(yè)開展管理工作。同時(shí),在合作的過程中,應(yīng)該明確雙方的權(quán)利與義務(wù),在合作目標(biāo)上達(dá)成明確的共識,在生產(chǎn)與庫存管理上保持一致的策略。企業(yè)與供應(yīng)商之間應(yīng)該建立起高度信任的合作關(guān)系,企業(yè)應(yīng)該將需求和生產(chǎn)計(jì)劃信息在第一時(shí)間傳遞給供應(yīng)商,供應(yīng)商也應(yīng)該在最快的時(shí)間內(nèi)對其作出反應(yīng),只有這樣企業(yè)與供應(yīng)商才能夠長期合作。此外,在用戶庫存管理的過程中,企業(yè)與供應(yīng)商應(yīng)該共同合作,建立一個(gè)共享的信息平臺。同時(shí)建立一個(gè)自動化的決策支持系統(tǒng),該系統(tǒng)應(yīng)該具備自動發(fā)送訂單,下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃的功能。雙方在信息和庫存的控制參數(shù)問題上,應(yīng)該及時(shí)交流。

4 供應(yīng)商績效考核的信息化管理

供應(yīng)商績效考核是采購管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容,其目的是確保供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量,通過比較不同供應(yīng)商之間的優(yōu)劣,企業(yè)選擇更為適合的供應(yīng)商合作。通過績效管理,供應(yīng)商也可以了解到自身的不足,信息化的績效管理主要體現(xiàn)在考核信息的交流,從而改善對方的工作,為今后的合作打好基礎(chǔ)。

企業(yè)對于供應(yīng)商的績效管理,一般分為兩個(gè)步驟。第一個(gè)步驟是監(jiān)測供應(yīng)商的表現(xiàn)。不同企業(yè)對于供應(yīng)商的考核標(biāo)準(zhǔn)不同,一般而言,主要監(jiān)測的是供貨時(shí)間及供貨質(zhì)量。不同行業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況制訂相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn),設(shè)定考核評價(jià)尺度,考核數(shù)據(jù)的收集方式,制訂最后的考核分?jǐn)?shù)表等。第二個(gè)步驟是報(bào)告供應(yīng)商的考核結(jié)果。在考核任務(wù)完成之后,應(yīng)該就供應(yīng)商的考核結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)的報(bào)告,不僅要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行通報(bào),同時(shí)要通過信息平臺發(fā)布給供應(yīng)商。供應(yīng)商績效考核的因素較多,主要包括質(zhì)量、價(jià)格、時(shí)間以及服務(wù)水平等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是供應(yīng)商績效考核的基本指標(biāo),因此質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的確定就顯得極為關(guān)鍵。通過信息化的管理,質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制訂將更加科學(xué),其評價(jià)結(jié)果也會更加客觀。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)主要包括來料批次的合格率、來料抽檢缺陷率、來料在線報(bào)廢率、供應(yīng)商來料免檢率。同時(shí),時(shí)間指標(biāo)也是一項(xiàng)十分重要的考核內(nèi)容。時(shí)間指標(biāo)包括準(zhǔn)時(shí)交貨率、交貨周期、訂單變化接受率等。同時(shí),企業(yè)還可以將一些其他標(biāo)準(zhǔn)納入到考核范圍之內(nèi),例如供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品的最低庫存量、供應(yīng)商物流體系水平、供應(yīng)商采用的后勤系統(tǒng)以及供應(yīng)商是否準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)等。此外,對于供應(yīng)商的考核,應(yīng)該是全方位的、信息化的考核。企業(yè)應(yīng)該從供應(yīng)商在供應(yīng)鏈中的地位與作用出發(fā),全方位地收集供應(yīng)商的信息,綜合性地對供應(yīng)商進(jìn)行績效考核。例如,供應(yīng)商是否遵守公司制訂的供應(yīng)商行為準(zhǔn)則，是否具備基本的職業(yè)道德,是否具備良好的售后服務(wù)意識,是否具備創(chuàng)新意識與開拓意識,是否具備與企業(yè)共同發(fā)展的意識與能力,是否具備系統(tǒng)性的工作流程,是否具備現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度,是否具備良好的溝通與協(xié)作能力,是否具備現(xiàn)代企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理意識等,都應(yīng)該作為績效考核的內(nèi)容,同時(shí)企業(yè)對于考核結(jié)果應(yīng)該進(jìn)行信息化的管理,促進(jìn)供應(yīng)商與企業(yè)共同發(fā)展。總而言之,建立供應(yīng)商績效評價(jià)體系的過程中,應(yīng)該充分意識到評價(jià)的目的,所制訂的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該符合企業(yè)的客觀需求,能夠真實(shí)地反映出供應(yīng)商的運(yùn)營情況,評價(jià)應(yīng)該系統(tǒng)全面,最好能夠采用實(shí)時(shí)分析的評價(jià)方法。

5 結(jié) 論

企業(yè)采購管理應(yīng)該走信息化管理的道路,供應(yīng)商的信息化管理是采購管理信息化的基礎(chǔ),作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工程,其不僅需要正確的理論指導(dǎo),同時(shí)還應(yīng)該與實(shí)際情況相結(jié)合。加強(qiáng)供應(yīng)商管理對于提升企業(yè)的競爭實(shí)力具有不可忽視的作用,企業(yè)只有選擇正確的策略與方法,才會得到優(yōu)厚的回報(bào)。

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［作者簡介］潘慶麗(1976—),女,瑤族,廣西平南縣人,貴港職業(yè)學(xué)院講師,經(jīng)濟(jì)師,管理學(xué)碩士。研究方向：采購供應(yīng)管理。