淺析檔案管理創(chuàng)新服務的必要性及其途徑

樊俊蘭

在市場經(jīng)濟中，做好檔案的管理工作，對于開發(fā)企業(yè)資源起著重要作用。在經(jīng)濟迅猛發(fā)展，競爭白熱化的今天，如何做好煤炭企業(yè)的檔案管理工作，在工作中實現(xiàn)創(chuàng)新，對于企業(yè)的發(fā)展運營和市場競爭意義重大。一個企業(yè)的檔案承載著企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，是對企業(yè)發(fā)展過程的真實記錄，它不僅記載著企業(yè)的成功與失敗，同時對于總結發(fā)展經(jīng)驗有著重要作用，能為企業(yè)未來的發(fā)展指明方向。因此，在新時期，通過加強煤炭企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新工作，實現(xiàn)檔案管理的信息化，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造新的機遇與空間就顯得十分必要了。

一、檔案管理中存在的問題

現(xiàn)在的煤炭企業(yè)中，檔案管理工作存在著許多問題。管理模式上的落后使得現(xiàn)在很多企業(yè)仍以紙質檔案記錄為主，在信息化技術急速發(fā)展的今天，不僅浪費了人力物力等資源，在管理上也顯得笨重落后。新時期的檔案管理工作應該是在建立全面信息化平臺的基礎上，輔以紙質、實物、聲像等檔案管理，這樣不僅能實現(xiàn)工作的準確、快速、高效，同時對于整合檔案資料，分析數(shù)據(jù)也有著明顯的益處。在對檔案資料進行歸檔和編研的過程中，因編研人員素質低、水平差，編研成果受到嚴重影響，不僅無法做到有效利用檔案數(shù)據(jù)，同時也無法適應企業(yè)發(fā)展的需要。在實際工作中，這些問題的存在嚴重影響了檔案管理工作的順利進行，阻礙了企業(yè)發(fā)展的步伐，同時將原本地位重要的檔案管理部門變得猶如雞肋，因此，改革檔案管理部門，創(chuàng)新工作服務，在這種背景下，顯得尤為重要。

二、檔案創(chuàng)新服務的必要性

檔案管理的創(chuàng)新服務是為了與企業(yè)的快速發(fā)展在步履上實現(xiàn)和諧一致，檔案管理工作必須跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，這樣才能通過檔案的編研與分析為企業(yè)發(fā)展提供咨詢。

1.煤炭企業(yè)檔案信息管理方式需要創(chuàng)新

煤炭企業(yè)作為人力密集型企業(yè)，在工作中，不管是基層人員還是領導都有查閱檔案的需要，而且頻率比起一般企業(yè)還要高一些，因此，在檔案管理方式上，做到分類明晰，方式多樣化就顯得很重要。不管是信息化平臺還是紙質檔案包括實物檔案等都有各自的特性與優(yōu)勢，多樣化的選擇能使工作人員在查閱過程中有的放矢，選擇更適合自己的方式，同時明晰地分類也便于快速找到自己所需的資料，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。

2.擴大檔案資料收藏和管理范圍

除了傳統(tǒng)的紙質資料實物資料之外，在高度信息化的今天，對于電子形式的檔案資料也要加以收集儲藏。這樣不僅能彌補紙質與實物資料的漏洞，完善檔案，同時也能保存更加大量的信息資料，為企業(yè)員工查閱提供更豐富詳實的資料庫，也為企業(yè)運用檔案籌謀發(fā)展提供優(yōu)勢。檔案管理范圍擴大之后，能更加仔細準確地記錄企業(yè)的一切動態(tài)，在日后的編研工作中，形成有效的、系統(tǒng)的企業(yè)數(shù)據(jù)分析。

3.將檔案工作正式列入企業(yè)工作計劃

將檔案工作正式列入企業(yè)工作計劃之內，是對檔案管理重要性的體現(xiàn)與承認，這樣不僅能制定出更加切實可行的工作計劃，對于實際工作的執(zhí)行也大有益處，同時還能使企業(yè)員工明確認識到檔案管理工作的必要性與重要性。在檔案工作中遇到問題與困難時，可以群策群力，共同解決，對于發(fā)揮企業(yè)工作人員的個體智慧，增強企業(yè)凝聚力也有著積極作用。

三、檔案創(chuàng)新服務的方法途徑

檔案管理創(chuàng)新是新時期煤炭企業(yè)發(fā)展的必然要求，我們將通過以下幾個方面來實現(xiàn)管理上的創(chuàng)新。

1. 體制創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展在管理制度上追求精簡與集約化，為了適應企業(yè)制度的發(fā)展變革，企業(yè)的檔案管理體制也要與時俱進，簡單來說就是，檔案管理的體制也要實現(xiàn)精簡與集約化。在管理方式上實現(xiàn)高效、精簡，在管理范圍上擴大、拓深，既充分發(fā)揮檔案管理部門的能力與潛力，也不給企業(yè)帶來額外的成本負擔，將創(chuàng)新的目的立足于高效、完善，進行整合運營。通過管理要素的合理配置，必然能達到集約化帶來的良好發(fā)展效果，實現(xiàn)企業(yè)部門投入與產(chǎn)出，成本與效益的最大優(yōu)化。在這種模式的運營之下，將檔案管理從簡單的資料搜集、存放向情報、信息、科技為一體的管理機制轉換，讓檔案管理成為企業(yè)實現(xiàn)科技創(chuàng)新與技術改造的動力源之一。

2. 管理創(chuàng)新

管理上的創(chuàng)新其實更多的是運用現(xiàn)代信息技術，雖然現(xiàn)在很多企業(yè)確實在應用計算機對檔案進行管理，但是也僅僅止于目錄的輸出與檢索，其實，信息技術在檔案管理上的應用發(fā)展還有很大提升空間。信息技術的目的不僅僅在于方便工作，更重要的是它能把復雜的工作簡單化，混亂的工作條理化，不僅能提高日常工作的效率，降低人力資源成本，精簡部門，同時還能做到資源的有效利用，實現(xiàn)安全、方便、快捷的檔案管理。例如高校圖書館的條形碼管理制度，不僅能快速處理學生借閱歸還圖書這項工作，還能對圖書館內龐大的圖書數(shù)量進行合理化、高效化的管理。這對于煤炭企業(yè)而言，具有很大的借鑒意義。在信息化平臺的運作之下，檔案管理部門就相當于一個小型信息中心，不但能與各部門實現(xiàn)信息、技術連接，資料共享，還能確實做到對信息的利用與保護。

3. 從業(yè)人員選擇

對檔案管理工作人員的選擇或許算不上是創(chuàng)新，但是如何選擇具有專業(yè)知識與技能，能真正做到電子檔案信息管理與資料編研分析的從業(yè)人員，就是一項難題了。由于從前檔案管理工作的簡化混亂，很多在職人員只能簡單地做一些檔案的存儲管理工作，不僅對信息化平臺的管理使用一無所知，在真正考驗從業(yè)人員素質的編研工作上也表現(xiàn)得一塌糊涂。在知識經(jīng)濟時代里，企業(yè)的檔案管理需要一批真正具有專業(yè)知識與技能的從業(yè)人員，不僅能對資料文書電子檔案進行科學合理的分類整理，還能運作好信息化平臺下的資料共享與管理。因此，檔案管理人員的高配備以及多層次培訓顯得尤為重要，提高從業(yè)人員素質與技能已經(jīng)成了檔案管理工作中的當務之急。

在煤炭企業(yè)檔案管理創(chuàng)新服務的要求下，我們既要做好揚長避短，充分發(fā)揮檔案管理部門的存在優(yōu)勢，又要與時俱進，實事求是創(chuàng)新，跟緊時代發(fā)展潮流，實現(xiàn)檔案資料對企業(yè)發(fā)展的真正價值。通過體制上與管理上的創(chuàng)新，從業(yè)人員工作素質的提高，發(fā)揮檔案資料對企業(yè)發(fā)展決策的參考咨詢作用。

（作者單位：霍州煤電集團辛置煤礦綜合檔案室）