加強三個方面工作 確保檔案管理目標

掇刀區(qū)國稅局綜合檔案室于1994年成立以來，檔案管理工作在市檔案局等領導的關心幫助和指導下取得了一定的成績。目前，區(qū)局綜合檔案室共保存了從1982年以來的文書、信用、計會、科技、聲像、實物、電子檔案八大類檔案13331多卷（冊）。1995年以全市最高分通過了省二級達標驗收，1996年又在全市國稅系統(tǒng)中第一個升為省一級標準，1999年又被市委、市政府辦公室評為檔案管理先進單位，2002年通過了省特級達標驗收，2009年3月5日再次被市委、市政府辦公室評為檔案管理先進單位。2011年11月3日，以96.5分通過了省特級達標驗收。

加強宣傳營造氛圍，確保全員意識提高

我局的檔案工作一直得到領導的高度重視，為了提高區(qū)局檔案管理水平，使之逐步走上規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化、制度化、現(xiàn)代化的道路，他們意識到檔案是國家寶貴的歷史資料，是區(qū)局開展各項活動的歷史依據(jù)。檔案工作是機關管理工作的基礎，必須以《檔案法》為準則，全面提高檔案專業(yè)人員素質(zhì)，加強檔案資料的管理開發(fā)利用，結合區(qū)局工作實際制定了“三合一”制度，并以此為依據(jù)。加強檔案管理，使檔案的歸檔率、查準率、查全率一直保持省特級標準，案卷質(zhì)量達到《標準》要求。積極開展檔案的編目、檢索工作，購置檔案管理軟件和硬件設備，真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。同時，我局還大力宣傳貫徹《檔案法》以及國家檔案局、國家稅務總局頒布的《全國稅務系統(tǒng)機關檔案管理辦法》和《湖北省檔案管理條例》，并將檔案工作納入了區(qū)局“十二五”規(guī)劃，增強干部職工的檔案意識。有計劃地投入資金，進一步加強檔案庫房的建設，使檔案的收集、整理、統(tǒng)計、保管、檢查、利用等方面逐步達到高水準。

加強檔案基礎設施，確保做到“三個到位”

·硬件到位

為了達到《檔案法》、《條例》的要求，做到“三鐵”（鐵門、鐵窗、鐵柜）、“十防”（防高溫、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防有害氣體、防磁、防輻射），我們在資金十分緊張的情況下，保證了綜合檔案室硬件設施的到位。我局綜合檔案室配備了防盜門、防盜窗，購置了密集架、防磁柜、去濕機、溫濕度計、滅火器、吸塵器。為了確保檔案管理硬件設施到位，我們設立了陳列室、閱覽室，鋪設了高級地板，更換了閱覽柜，改善了檔案管理的條件和環(huán)境。同時，我們?yōu)榱耸箼n案管理達到規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，更新了電腦、打印機、復印機等，許多同行參觀后都對我們的硬件設施贊不絕口。

·軟件到位

我們根據(jù)檔案達標要求，購置了全國統(tǒng)一的檔案管理軟件，并且把案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄標題錄入微機，完成了6年以上電子文件歸檔管理，建立了室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)了計算機全文管理，對文件也做到了辦公自動化收發(fā)。另外，我們根據(jù)行業(yè)特點和區(qū)局的實際情況，建立健全了“三合一”制度、文書檔案管理制度、會計檔案管理制度、檔案管理人員崗位責任制度等一整套檔案管理制度，使區(qū)局的檔案管理走上了電子化、制度化、規(guī)范化的軌道。

·人員到位

為了保證區(qū)局檔案收集完整齊全，分類科學規(guī)范，我們加強領導，成立了由局長任組長，班子成員任副組長，有關科室內(nèi)勤人員為成員的檔案管理領導小組和相應的檔案鑒定銷毀領導小組、檔案保密領導小組。由于機構人事改革人員變動頻繁，但每次人員變動，我們都及時進行調(diào)整，使工作始終有人抓、有人管，從來未斷過檔。區(qū)局配備了一名專職檔案員、各科（組）抽出一名內(nèi)勤任兼職檔案員。為提高專職檔案員的專業(yè)技能，我們多次派送參加市檔案局舉辦的業(yè)務技能培訓，向檔案局領導和其他兄弟單位學習請教，使專職檔案員的技能大有提高。同時，在區(qū)局對兼職檔案員進行檔案法規(guī)宣傳和基本技能培訓，利用區(qū)局局域網(wǎng)建立起區(qū)局檔案管理網(wǎng)絡，提高大家的檔案意識，保證了檔案管理工作的順利開展。

加強檔案管理工作，確保細節(jié)注重“三抓”

·抓獎懲兌現(xiàn)

為了調(diào)動檔案員工作積極性，我們每年都與專職檔案員簽訂崗位目標責任狀，將當年檔案工作的目標、要求和任務與檔案員的工資、獎金掛鉤，年終嚴格按責任狀的規(guī)定獎懲兌現(xiàn)。每年上半年整理檔案時，我們都要組成專門的整理小組，集中人力、物力，限時對上年的所有檔案進行收集、分類、裝訂。由于這項工作量比較大，常常要求參加檔案整理的同志加班加點，我們每年在檔案整理完畢后，都根據(jù)工作量發(fā)放補助，并獎懲兌現(xiàn)。2009年3月5日，我局被市委、市政府辦公室評為檔案管理先進集體后，我們按區(qū)局制度規(guī)定對有關人員進行了獎勵。另外，我們在區(qū)局的“能手評比”中專門設有“文檔能手”，我們的專職檔案員年年被評為“文檔能手”，受到了區(qū)局的表彰和獎勵。這項措施，都極大地調(diào)動了大家的積極性，從而使檔案人員覺得這項工作有干頭、有作為，提高了檔案員敬業(yè)愛崗，一心奉獻的熱情。

·抓規(guī)范管理

在未成立綜合檔案室之前，區(qū)局的檔案未能按檔案局的要求整理歸檔。綜合檔案室成立后，我們請市檔案局、市局領導一道，幫助我們制定整改措施，并結合區(qū)局實際制定了“三合一”制度。在具體整理歸檔時，又請市檔案局業(yè)務指導科的領導們親自來進行現(xiàn)場指導，使區(qū)局檔案達到規(guī)范化要求。97年，市檔案局和市文明委聯(lián)合發(fā)文，要求把“文明創(chuàng)建”在“三合一”制度中單列一類。我們立即著手重新制定了“三合一”制度，報市檔案局審批，在全市首家按要求單列了“文明創(chuàng)建類”，受到市檔案局、市文明委的好評。近年來，通過市文明辦、市檔案局推薦介紹到區(qū)局參觀學習檔案管理工作的每年至少有5個單位達50余人次之多。

·抓開發(fā)利用

整理保存檔案的目的就是利用檔案為工作服務。為了搞好檔案的開發(fā)利用，區(qū)局綜合檔案室編制了案卷全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，并將目錄輸入微機，使檢索查找方便快捷。如2011年我局申報第三屆全國文明單位和首屆全國文明單位標兵重大榮譽時，就充分發(fā)揮了檔案利用功能。2012年8月16日至17日全省國稅系統(tǒng)精神文明創(chuàng)建創(chuàng)新發(fā)展研討會暨現(xiàn)場觀摩會在我局召開，我們的經(jīng)驗交流多媒體匯報片也充分利用檔案資源獲得好評。

（作者單位：湖北省荊門市掇刀區(qū)國稅局）