淺析秘書工作的現代化

知識經濟時代的到來，給秘書工作提出了很多新的挑戰，推進著秘書工作的現代化。督查工作作為秘書的日常工作之一，是秘書工作的一項重要職責。督查，是指秘書協助領導，把已經布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善。督查，又稱督辦和查辦。督查有廣義和狹義之分。從廣義上講，凡是對領導的重大決策與部署的實施情況進行督促檢查，都屬于督查工作的范疇。從狹義上講，是指對領導專門批示或特殊交辦的事項進行催辦落實。

督查工作的重要性

新時期，秘書督查工作，對于協助領導全面貫徹落實各項路線、方針、政策，促進領導科學決策并有效實施，改進秘書部門和機關、單位的工作作風，充分發揮秘書的參謀作用以及變被動服務為主動服務，都有著十分重要的意義。

·督查工作是協助領導全面貫徹落實各項路線、方針、政策的需要

溫家寶曾指出：“對中央決定的事項，中央有關部門應該有布置、有檢查，中央辦公廳要派人下去督促檢查，要定期匯總貫徹執行情況，向中央作出報告。”秘書督查工作最重要的一點就是保證中央政令的暢通以及監督黨的各項路線、方針、政策的真正貫徹落實。但是在貫徹落實的過程中，實效性是很難完全達到的。特別是少數機關、單位的領導，把自己管轄的地方變成“針插不進、水潑不進”的獨立王國，當黨的路線、方針、政策、法律、法規和重大決策、重要工作部署觸及到他所在單位和個人利益時，就頂著不辦，陽奉陰違，各取所需，甚至采取“上有政策、下有對策”的錯誤做法，這就影響了中央政令的暢通和各項方針、政策的貫徹落實。而秘書的督查工作正是通過督促檢查，使這種情況得到查處，從而保證中央政令的暢通和有效貫徹落實。

·督查工作是促進領導科學決策和實現決策目標的需要

人類認識世界、改造世界的活動需要通過實踐的反復檢驗和自身的不斷改進。同樣，科學的決策往往不是一次就能形成的，在決策的實施過程中，需要通過秘書的督查工作，及時發現決策存在的真實問題，從而反饋給領導，協助領導發現決策的失誤所在。在這個過程中，秘書通過督查工作發現決策的現實性問題并積極聽取群眾對決策的意見和建議，促進領導決策的科學化和決策目標的順利實現。

·督查工作是克服官僚主義、改進工作作風的需要

從黨的全心全意為人民服務的宗旨出發，中央領導同志一再強調各級黨政機關要為人民群眾辦實事，解決實際問題。然而，在實際工作中，敷衍塞責、推諉扯皮、辦事拖拉等官僚主義作風是十分嚴重的。秘書的督查工作，在很大程度上對各級領導的工作作風進行了檢查。通過實事求是的督查工作，及時發現官僚主義作風，并對嚴重者進行嚴肅處理，從而克服官僚主義，使工作作風得以改進。

·督查工作是發揮秘書職責、實現參謀作用的需要

秘書部門是領導機關和領導同志的辦事機構和工作上的參謀助手，確保機關、單位的正常運轉，直接承辦領導同志交辦的各項工作。秘書的督查工作是領導賦予秘書和秘書部門的重要職責之一。秘書接受領導的指示，對相關決策的貫徹落實進行督查，及時向領導匯報情況，并給領導建言獻策。然而必須注意的一點是，在整個督查的過程中，秘書始終起到的是協助的作用，真正的負責者還是領導。因此，督查工作的有效實施，充分體現了秘書自身參謀者的作用。

·督查工作是秘書變被動服務為主動服務的需要

督查工作給秘書部門增加了一條具體的信息渠道，它可以將群眾反映的情況按照輕重緩急匯報給領導，并在決策實施環節進行信息的反饋，幫助領導對決策的控制。同時，秘書可以在日常工作中主動地進行督查，發現問題，及時匯報領導，從而避免重大失誤的發生。這一過程中，秘書單一接受領導命令做事的情況得到改善，實現了從被動服務變為主動服務。

現代秘書督查工作存在的問題

改革開放以來，我國的秘書事業進入了一個新的發展階段，秘書工作的效率在不斷提高。然而，社會的快速發展，秘書督查工作在跟隨現代化腳步的道路上仍然存在很多的問題。

·秘書督查工作尚未形成一個科學的理論體系

任何一項實踐活動都需要要科學理論作為指導思想。秘書督查工作作為管理活動活動的一部分，科學理論的指導顯得尤為重要。理論體系的科學構建關系到秘書人員能否充分發揮助手和參謀的作用，能否有效協助領導完成管理活動。然而，我國的秘書學包括督查工作，到目前為止還沒有形成一個完整、科學的理論體系，甚至還沒有成為一個獲得廣泛認可的學科，這是值得引起我們關注的。近年來，雖然秘書學的研究成果不斷增多，但缺乏科學聯系和有機結合，并不能有效地指導秘書的督查工作

·秘書督查工作制度還不夠健全，缺乏法治化、規范化和現代化

隨著我國加入WTO，國內的秘書工作已經逐步與國際接軌，形勢的變化使得秘書工作的原有法律法規不再適應現狀。在我國的秘書工作領域中，有些地方的法律還是空白的。法律制度的完善，決定著秘書督查工作的規范化和現代化，給予秘書部門法定權利的同時，更加有效地制約秘書行為、防止秘書人員在督查工作中濫用權力現象的發生。由此，秘書督查工作法律制度的健全顯得尤為重要。

·秘書隊伍整體素質不高

現代化的發展、秘書工作國際化的推進，給秘書人員提出了更高的要求。而我國現階段秘書人員的素質普遍不高，具體表現在兩個方面：一是個人思想修養水平不高，二是職業技能、專業化水平不夠。首先，很多秘書人員的個人素質不高、工作責任感不強，導致很多秘書“少作為”或者“不作為”的現象時有發生，甚至不僅起不到督查的作用反而個人作風嚴重腐敗。其次，秘書人員的理論水平不高，知識面太窄、專業知識不夠精深，導致秘書在工作中實際操作能力較弱，業務水平和工作效率較低。

·秘書督查工作手段落后，流于形式

科學技術的發展，給秘書工作帶來了很多便利，秘書人員可以充分利用現代科技成果進行具有實效性、高效率的督查工作。然而，由于不了解形勢，缺乏科學預見和主動參與意識，秘書督查工作的手段仍非常落后。另外，秘書人員錯把秘書工作與基層的聯系理解為收發文件，上傳下達，從而導致秘書的督查工作流于形式，不能有效開展。

·秘書督查工作忽視了督查調研、協調工作的必要性

隨著秘書工作內容的不斷強化，督查調研成為督查工作的一個重要組成部分，但是卻沒有得到充分的重視，使得督查調研的理論體系發展還處于初級階段，實際應用性也就無從談起。其次，現代秘書工作的一個重要方面就是協調工作，督查工作與協調工作是密切相關的，各機關、單位領導、群眾的利益沖突產生的矛盾要求秘書人員在督查工作中必須重視協調工作。然而，實際督查工作中，秘書部門、秘書人員總是忽視了協調工作在督查中的重要性，導致各方利益難以化解，增加了督查工作的難度。

加快秘書督查工作現代化的對策

·加強秘書督查工作科學理論體系的建設

秘書督查工作在秘書工作中發揮的重要作用，使得其理論體系的科學建設顯得尤為重要。秘書工作理論體系的科學化推動秘書督查工作理論體系的科學化。應該在秘書學界掀起一個理論研究的熱潮，要發動專家學者以及秘書人員共同努力，結合現代化要求，通過明確秘書現代化職業要求，從秘書學原理、秘書實務層面出發，科學構建秘書工作及秘書督查工作的理論體系，使秘書督查工作適應現代化的要求。

·推進秘書督查工作制度的完善，實現法治化、規范化和現代化

完善秘書督查工作制度應該從三個方面努力，即法治化、規范化、現代化。首先應該加快秘書制度的法治化建設步伐，為秘書督查工作立法，科學確立秘書在督查工作中的地位，重新明確其職權范圍，使秘書督查工作走上有法可依的軌道。其次應該加強對秘書督查工作的規范化管理，秘書督查工作是一項非常繁雜的工作，需要秘書人員付出很多的努力來完成協助領導解決問題的工作；在這個過程中，秘書人員的很多行為需要得到規范，包括明確自身職責、權力范圍等，從而確保督查工作的有效進行，防止沖突事件的發生。最后應該實現秘書工作手段的現代化，保證秘書人員在督查工作中對現代辦公設備的應用技能，提高秘書人員的工作水平，跟上國際化、現代化的步伐。

·擺正秘書在督查工作中的位置，提高秘書人員的整體素質

秘書人員應該擺正自己在督查工作中的位置，堅持“領導負責，秘書協辦”的工作原則，認清自身參謀者的地位。同時，需要不斷提高秘書隊伍的整體素質，加強秘書任職的專業化。秘書工作現代化的發展，對秘書人員提出了更高的要求，我國應該加快對秘書人才的培養，提高他們的思想修養、職業道德、專業知識和綜合能力，使之適應現代化的要求。其次應該保證秘書人員的認知專業化，不僅要有專業的工作考核憑證，而且要真正對秘書工作有專業化的了解，實現從理論和實踐兩個層面提高秘書督查工作的專業化，使秘書人員在督查工作中處理好決策與落實、交辦與主動、形勢與效果、機制與網絡、責任與素質等因素之間的關系。

·加強秘書督查工作的有效落實

督查工作的任務之一，就是要同形式主義作斗爭。秘書工作現代化的發展，使得這一任務需要得到不斷的強化。督查工作本身要特別警惕和防止形式主義。形式主義不僅嚴重影響領導的作風，也會使得秘書督查工作出現作表面文章、求形式不求效果等現象。因此，秘書督查工作必須保持嚴肅性，注重實效，努力使它真正成為推動工作落實的一項重要措施。

·重視秘書督查調研工作及協調工作

督查調研工作的作用在于反饋督查信息、提高督查水平。督查調研是督查工作的進一步深化，能夠促進督查工作深入的開展，通過調查、分析、比較，總結和掌握督查工作的科學規律，從而使問題得到徹底地解決。另外，協調是督查工作中克服難點的有效手段，能夠協助督查工作的深入開展。強化督查工作中的協調，可以充分調動各機關、單位的整體功能和各業務部門的職能作用，形成相互之間的制約力，推動督查工作由淺至深的發展。

(作者單位：武漢大學馬克思主義學院)