數(shù)字檔案的局限性的探討及相關(guān)完善措施

摘 要:現(xiàn)如今，對(duì)檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。其管理模式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，數(shù)字檔案為輔逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的模式，而且這也是今后檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字信息化管理不僅方便而且更加快捷，但是，數(shù)字檔案管理又帶來了很多新問題。當(dāng)前，研究檔案管理最重要的問題就是最大限度發(fā)揮數(shù)字檔案的作用和保證數(shù)字檔案長期、安全保存。本文通過對(duì)數(shù)字檔案管理中存在的問題進(jìn)行了深入探討和研究，并提出了一些解決數(shù)字檔案的局限性的有效措施，希望為今后數(shù)字檔案管理提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案 局限性 存在的問題 有效措施

中圖分類號(hào):G4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-9795(2012)06(a)-0069-01

1 數(shù)字檔案管理存在的局限性

1.1 重視利用忽略保存

現(xiàn)如今，檔案管理管理部門進(jìn)行的各項(xiàng)檔案數(shù)字工作，主要是為了提高檔案的利用率，卻常常忽略了數(shù)字檔案的保存問題，缺乏對(duì)有效管理并能長期保存數(shù)字檔案問題的考慮。近幾年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了快速飛速發(fā)展，不斷更新硬件和軟件，只有將檔案數(shù)字化信息和系統(tǒng)中已經(jīng)存在的元數(shù)據(jù)相獨(dú)立，才能徹底保存下來。為了保持檔案數(shù)字化信息被理解和檢索，首先要有足夠的元數(shù)據(jù)，只有這樣，才能保證檔案數(shù)字化信息長期有效的保存下去。

1.2 重操作輕標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)如今的檔案管理部門進(jìn)行檔案數(shù)字化工作通常狀況下只重視把傳統(tǒng)檔案經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，然而卻忽視了對(duì)元數(shù)據(jù)的管理，并且在實(shí)際工作中缺少對(duì)符合需要的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，不能正確引導(dǎo)檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)的正常工作。由此看來，我們要根據(jù)形式不同的資源格式，建立不同的元數(shù)據(jù)集，同時(shí)還要建立一個(gè)符合要求的管理機(jī)制。

1.3 數(shù)字檔案管理的安全問題

近幾年，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展比較迅速，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)安全問題也越來越多。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全受到巨大的挑戰(zhàn)。根據(jù)科學(xué)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在新建立局域網(wǎng)時(shí)，大約有21%的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)感染過病毒，然而，局域網(wǎng)運(yùn)行時(shí)間超過兩年還沒有發(fā)現(xiàn)有病毒感染的只有7%，對(duì)于連接互聯(lián)網(wǎng)之后遇到非法訪問的情況卻很難計(jì)算。然而，現(xiàn)有的防御技術(shù)通常對(duì)“黑客”的侵入?yún)s沒有效果。假如網(wǎng)絡(luò)中僅僅涉及了對(duì)電子文件的邏輯歸檔內(nèi)容，忽略了對(duì)電子文件的物理歸檔功能，一旦網(wǎng)絡(luò)遭到了嚴(yán)重破壞，將會(huì)導(dǎo)致電子文件的丟失。除此之外，檔案信息的損壞和丟失也是常見的問題。一旦操作人員操作錯(cuò)誤，就使設(shè)備出現(xiàn)故障，無法進(jìn)行正常的工作。檔案的保密制度不完善，出現(xiàn)很多漏洞。例如:其中一些檔案的信息是公開的，然而，有些是不可以公開的，需要保密。依照保密信息程度的不同，分為多個(gè)等級(jí)，例如:秘密、機(jī)密和絕密，因此，要認(rèn)真對(duì)待并加以區(qū)別保密信息，避免弄混。

1.4 工作人員的檔案管理意識(shí)落后

直接制約著檔案工作順利開展的重要因素是傳統(tǒng)的觀念意識(shí)，管理比較分散。究其原因是:電子文件沒有及時(shí)歸檔，有部分聲像檔案材料都保存在各個(gè)科室或者個(gè)人手中。檔案管理人員不遵循歸檔要求去整理，建檔單位也不愿意將檔案移交給檔案管理部門。結(jié)果使很多有價(jià)值的實(shí)踐活動(dòng)或者是有紀(jì)念意義的活動(dòng)保持不完整，甚至有些已經(jīng)丟失。其中，大多數(shù)單位雖然進(jìn)行了歸檔，但是，歸檔只有正文沒有附件歸檔。除此之外，有一些單位將時(shí)間較長、利用率低的錄像私自沖洗，用于錄制其他節(jié)目，然而，在以后需要用到?jīng)_洗的聲像檔案時(shí)，還要進(jìn)行補(bǔ)錄。對(duì)人力、物力、財(cái)力造成了浪費(fèi)。

1.5 檔案隊(duì)伍專業(yè)人才缺少

檔案管理依靠人的力量，因此，檔案管理人員的素質(zhì)，直接給檔案工作的效果帶來一定影響。現(xiàn)如今，初級(jí)職稱的檔案管理人員占絕大多數(shù)。由于檔案人員缺乏必要的專業(yè)技能、文化知識(shí)和數(shù)字檔案管理需要較強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)形成一對(duì)尖銳的矛盾，最終制約著檔案管理水平的提高。根據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，這些檔案管理人員大多數(shù)都是非專業(yè)的，完全沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)。特別是在處理高校檔案管理時(shí)，不僅工作量大，而且又比較復(fù)雜。由此看來，檔案隊(duì)伍專業(yè)人才缺少，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量。

2 解決數(shù)字檔案的局限性的有效措施

2.1 建立磁盤登記制度

建立磁盤登記制度，必須做到以下幾個(gè)方面的工作:第一，文書處理部門遵循數(shù)字檔案歸檔要求進(jìn)行檢查;第二，按照文件的性質(zhì)分為多累，并將其及時(shí)考入軟磁盤中，同時(shí)還要貼上標(biāo)簽，方便歸檔。將考入軟磁盤中的內(nèi)容要及時(shí)從計(jì)算機(jī)中刪除，計(jì)算機(jī)是暫時(shí)存儲(chǔ)的媒介。如果在歸檔過程中需要修改或者是打印文件，必須經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)。將歸檔好的數(shù)字檔案及時(shí)給檔案管理室保存。

2.2 不斷改善檔案管理人員的工作觀念

目前，由于檔案管理人員的工作觀念不強(qiáng)，使得檔案管理工作中存在很多問題，確保數(shù)字檔案長期保存并能更好的開發(fā)利用已經(jīng)成為檔案管理人員的一項(xiàng)重要職責(zé)。為了做好檔案管理工作首先要增強(qiáng)對(duì)聲像檔案管理的意識(shí)。尤其對(duì)檔案的儲(chǔ)備價(jià)值、紀(jì)念價(jià)值等要非常重視。其次，數(shù)字檔案工作要及時(shí)被納入到每個(gè)單位的工作計(jì)劃中，投入足夠的經(jīng)費(fèi)，保證有充足的人力、物力和資源。再次，不斷完善各項(xiàng)檔案管理制度，保證檔案完整、整齊，并和各個(gè)單位的實(shí)際工作情況相結(jié)合，制度較為合理的檔案收集和歸檔制度以及要求。

2.3 預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒

由于網(wǎng)絡(luò)病毒嚴(yán)重的破壞程序，進(jìn)而使更多的計(jì)算機(jī)感染病毒，因此，我們要預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒。具體可以從以下幾個(gè)方面入手:第一，制度和系統(tǒng)相符合的反病毒策略;第二，設(shè)置多層防御技術(shù)，在容易感染病毒的地方多使用病毒防護(hù)措施;第三，不斷更新文件與引擎;第四，及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)和電腦上的反病毒軟件;第五，將原文件制度備份，并隨時(shí)檢查備份文件中恢復(fù)的數(shù)據(jù);第六，安裝病毒警報(bào)服務(wù)，從而確保整個(gè)網(wǎng)絡(luò)處于安全運(yùn)行的狀態(tài)。為了進(jìn)一步保證數(shù)字檔案的安全，安裝網(wǎng)絡(luò)病毒可以從工作站和服務(wù)器考慮。由于病毒是通過工作站進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，因此，為了防止病毒入侵，數(shù)字檔案管理可以使用具有病毒軟件的網(wǎng)卡。大部分防病毒軟件運(yùn)行在服務(wù)器上，而且可以在同一時(shí)間內(nèi)完成對(duì)工作站和服務(wù)器的病毒檢測(cè)和報(bào)警，如果掃描發(fā)現(xiàn)病毒，那么可以從電腦上由檔案管理人員直接清除。

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

提高數(shù)字檔案管理人員的素質(zhì)，第一，必須要建立并完善檔案管理人員的培訓(xùn)制度，定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平;第二，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才，同時(shí)還要進(jìn)行必要的檔案工作的培訓(xùn)，使他們盡快適應(yīng)數(shù)字檔案管理的環(huán)境。大量培養(yǎng)具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高素質(zhì)檔案管理人員，從而更好的適應(yīng)檔案工作發(fā)展的要求。

3 結(jié)語

總體說來，隨著現(xiàn)代科技水平的不斷進(jìn)步，使得檔案信息化進(jìn)程也得到了快速發(fā)展，而檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化將會(huì)更加普遍，并且人們會(huì)更加重視對(duì)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的研究。檔案管理人員要按照要求對(duì)檔案進(jìn)行管理，定期組織管理人員參加專業(yè)技能和知識(shí)培訓(xùn)，使他們盡快適應(yīng)數(shù)字檔案管理的環(huán)境。

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