做好檔案工作服務文秘專業實踐教學

摘要：檔案工作關系到學校能否更好地實現教書育人、管理育人和服務育人的目標，因此檔案工作者肩負著直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供服務的各項業務工作，是學校檔案事業最基本的組成部分。本文闡述了如何做好中職學校的檔案工作，以便更好地服務文秘專業的實踐教學。

關鍵詞： 檔案；文秘專業；實踐教學

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為學校實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置，其中每項工作都必不可少，并有一定的程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。作為一名中職學校的檔案管理人員，筆者深知檔案管理工作是否達標，直接關系到學校教書育人、管理育人、服務育人工作的好壞。中職學校檔案工作者應時刻注意加強自身思想修養，不斷提高專業能力和業務水平，做好自己的本職工作，同時，利用學校完整的檔案資源和自身的實踐工作經驗，為文秘專業的學生提供優質的實踐教學服務。

一、清楚認識學校各類檔案材料的重要性

（1）各類檔案材料收集完整與否，直接影響學校教學質量的好壞。學校檔案材料是隨著學校教育教學活動而形成的，是第一手材料，是學校教育教學改革活動的縮影。學校的自身形象、價值觀念、精神面貌以及先進人物的榜樣力量之所以能夠不斷得以傳承，完整的學校檔案起到了重要的載體作用。

（2）檔案材料是學校的寶貴信息資源。因此，學校應加強對檔案信息材料的收集和整理，這對探索新的教育教學方法、宣傳好人好事，以及加強思想品德教育、不斷完善實踐教學等方面具有非常重要的作用。

（3）中職學校檔案中有很大一部分是記錄和保存學校教育教學經驗和成果的資料，記載了黨群、行政、基建、教學、設備、會計、教師、職工和學生等各個不同層面的活動過程，內容涵蓋了學校發展過程中教學、育人、科研、服務社會等諸多方面的工作，它對總結辦學規律，推進學校教學改革發展起到非常重要的作用。

二、做好文秘專業學生思想工作，為實踐教學做好充分準備

在文秘專業學生上實習課前，教師首先要做好他們的思想工作，讓他們明確畢業后很多人有機會從事檔案管理方面的工作，選擇了這個行業，就必須做到自覺立足本職工作，干一行、愛一行、專一行、精一行，忠誠黨的檔案事業。

其次，要求學生向“劉義權同志——全國檔案工作先進工作者”學習，學習他把理想信念體現在愛崗敬業的自覺行動上來，勤奮工作、無私奉獻，在默默無聞的檔案工作中實現自己的人生價值，雖然身患絕癥仍牢記使命、心系大局、工作不止，用生命詮釋當代社會主義核心價值觀，體現平凡中的偉大。

第三，教育學生要牢固樹立正確的人生觀和價值觀，明確職業道德規范，樹立自己的道德威信，嚴于律己，以身作則，遵紀守法、愛崗敬業、團結同志。牢記黨的為人民服務的宗旨，在整理檔案的繁雜瑣碎工作中，做到任勞任怨、埋頭實干， 時時處處以工作為重，培養良好的職業道德、強烈的事業心和責任感，嚴守黨的機密，腳踏實地地積極為單位的檔案事業貢獻自己的力量。

三、利用學校各類檔案資源，為文秘專業學生實習和實踐服務

文秘專業對技能的要求非常高，學生如果沒有掌握過硬的專業技能，則難以勝任今后的工作，因此，強化文秘專業技能訓練極為重要。學校各類檔案資源都應為學生的實習和實踐服務，培養他們良好的職業能力，為今后的就業和深造打下堅實的基礎

1. 帶領學生認識檔案硬件資源。

利用庫房硬件，引導學生一邊用眼去觀察，一邊用耳來聽教師講課，一邊用手做筆記，這樣學到的知識是《文書與檔案管理基礎》課本里所學不到的實踐知識。因為大多數學生會覺得書本里的內容聽起來很枯燥，難以理解和應用。教師可先帶領學生進入學校綜合檔案室，分別觀看學校為檔案部門提供的專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房、閱檔室和工作室，又稱為“三分開”，這是檔案工作最起碼的條件和最基本的要求。同時，庫房內應配置符合存放檔案要求的標準檔案鐵柜（五層標準文書鐵柜和財會檔案憑證柜），有條件的單位還可以配置檔案密集架。

2. 引導學生認識檔案軟件資源和相關規章制度。

利用庫房軟件，指導學生熟悉聲像檔案等特殊載體檔案，明確這類檔案必須配置恒溫、恒濕設施，并做好每天的登記工作。了解檔案庫房建設要符合《檔案館建筑設計規范》的要求，必須堅固、實用，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠和防蟲等“八防”設施。同時，明確檔案柜架的擺放必須符合檔案保管的標準要求：第一，有窗戶的房間，在擺放檔案柜架時要避免強烈陽光直射，并注意框架的擺放不妨礙庫房通風；第二，擺放柜架時要考慮便于檔案的存取和方便搬運，主通道保持1—1.2m，過道保持0.8m的距離；第三，潮濕的房間，柜架與墻體應保持一定的距離，不宜緊靠墻面；第四，為便于使用，柜架應保持整齊，排列一致，從左到右。檔案盒上架時也必須遵循檔案保管辦法存放，從上到下、從左到右排放，并編排檔案柜號碼，以便檢索方便查找。

3. 利用規范文書檔案，教會學生掌握文書檔案的收集、規范整理和立卷歸檔工作。

（1）讓學生接觸文書檔案案卷，仔細觀察案卷是如何規范組卷之后，教師將組成案卷的過程一步步分解展開。讓學生知道，以后走上工作崗位，無論在哪個單位、部門工作，一定要非常熟悉本單位的分類方案，否則無法將各門類檔案立卷歸檔。資料收集必須完整、齊全，否則檔案所提供的利用價值就不高，如果是學校，則無法為學校教學評估、教書育人和學校規劃發展服務。

（2）將學校檔案分類方案以及文書歸檔范圍發放給學生，運用學校現有的需歸檔的文書資料，讓學生自己動手，按照傳統文書立卷管理方法組卷。在整理過程中，教師要細心觀察學生是否按照學校的分類方案去組卷，從旁指導學生應注意哪些資料重要，哪些資料不重要而不需要歸檔；文件內容有無分散組卷，正本與底稿、請示與批復完整收集和規范整理外，對一個專題、一個活動、一個會議、一個課題、一個調查報告等能夠成套的文件材料，都要注意整理歸類在一起，不可任意拆散與其他文件材料混合裝訂。文件太厚（不能超過200頁）時，則需要分開組卷；凡文件尺寸大于A4規格的，還要按A4規格進行折疊或裁剪，小于16開規格及破損的要進行托裱；歸檔文件目錄的填寫，原則上要按卷內文件材料原標題逐字填寫，原文件標題過長的，可進行規范處理，進行簡寫。但在縮寫時不能隨意簡化，更不能以文種或文件號或作者名稱來取代標題，無標題的文件材料需擬一個標題，用中括號括住。對案卷標題的擬寫，必須包含作者、問題（內容）、文種三要素，字數應在50字以內。對于這些問題，教師要時時提醒學生注意。同時，還應簡單講述新的文件材料歸檔方法、改革趨勢以及整理文件的步驟。

這樣的檔案管理實踐教學，既鍛煉了學生的動手能力，又能結合課本理論加以活學活用，基礎知識得到鞏固和強化，學生普遍認為在這種理論與實踐相結合的教學中，知識內容容易懂、容易記、容易學，不僅提高了專業技能，而且豐富了對檔案管理工作的認識。

（3）教師通過言傳身教讓學生知道如何更好地做好檔案工作。在實習過程中，有的學生在整理文書檔案時，感覺到分類、立卷、起草題目、錄入電腦、打印卷內文件目錄、封面、起金屬訂后裝訂成卷非常煩瑣，覺得過于枯燥和無聊。有學生問筆者：“老師，你從事檔案管理工作多久了，從事這項工作你不覺得很煩嗎？”筆者總是告訴學生自己從事這一工作差不多將近二十年了，只要是自己選中的職業目標，筆者就一定要認真對待，我們在平凡的崗位中，要有埋頭苦干、勤勤懇懇、兢兢業業、樂于奉獻的精神，努力完成各項工作任務，這樣才能問心無愧。學生聽后都在無形中受到感染，體會到教師全心育人、愛崗敬業的精神。教師在言傳身教中不僅為社會培養了具備高素質和高技能的檔案專業人才，而且為開創學校檔案工作新局面做出了貢獻。

筆者認為，如果中職學校培養出來的文秘專業學生只會空談一些理論與概念，沒有較強的動手能力或者一技之長 ，那么不僅學生在社會上很難立足 ，而且用人單位對學校的教學質量也會產生質疑。只有通過檔案理論與實踐相結合，讓學生對檔案室內的各項業務和工作流程有具體形象的認識和深刻的了解與思考，才能進一步鞏固課堂上學到的知識。面對激烈競爭，學校的檔案工作人員也要在工作中努力學習專業知識，認真負責地做好本職工作，完善職責意識，利用檔案室檔案資源服務于實踐教學，為加快學校教學改革和發展貢獻出自己的力量。

（作者單位：肇慶市工業貿易學校）

責任編輯 陳春陽