甘特圖:清晰把握工作進程

好不容易爭取到的活動或項目，本想靠此掙得一些業績，但實施中卻丟三落四。如何才能避免遺漏細節，如何方便快速地明確活動分工、有效協同落實？其實，一張表格就能搞定。

月初，我陪同黃經理走訪了我負責區域中的物佳美超市，黃經理要求我提交一份將營業額提升至10萬元的計劃書。我和王斌根據黃經理教給我們的“5W1H”的方法（詳見上期《5W1H：簡單、快速解決問題》）進行了分析，并總結提交了一份詳細的提升計劃。黃經理對我們的提升計劃非常滿意，吩咐我們務必在月底之前與市場部、銷售部、物流部和人力資源部一起推進提升計劃的執行。

按照黃經理的吩咐，我和王斌及其他部門的負責人對提升計劃中的熱賣活動進行了溝通，我們花了一上午的時間討論了詳細的活動安排和分工。具體的活動分工是：HR部門負責招募和培訓臨時促銷員；市場部負責制作條幅、海報及展區所需物品和促銷贈品等；銷售部負責與物佳美超市溝通備貨、展區的時間和地點等；物流部負責備貨。溝通會議進展地非常順利，各部門的同事也積極配合，這讓我和王斌都松了一口氣，希望下周末的活動能順順利利。

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接下來的幾天，我都在為熱賣活動做準備，并與物佳美超市確定了展區的時間、地點和貨品的需求等。轉眼一周就過去了，明天就是首次熱賣活動，我特別讓王斌來協助我，可誰知，活動還沒有開始，問題就層出不窮了。

原本計劃上午給臨時促銷員進行培訓，可偏偏在關鍵時刻掉了鏈子。HR說是招募了6名促銷員，但實際只到了3個人，這讓我和王斌有點措手不及，不過幸好，王斌的妹妹和同學愿意幫忙趕來救場。

剛解決完臨促的問題，我們本想喘口氣，可誰知問題一波接著一波。物流部的人來電話說物流車壞在路上了，一時修理不好，今天的貨恐怕只能明天配送了。我在電話中大怒說：“本來說好周四送貨的，后來推遲到了周五。推遲到周五就算了，還找了輛壞車，其他車就不能幫忙配送一下嗎？”物流部的師傅解釋說：“其他車都有自己的任務，沒有多余的車了。”先是促銷員沒到位，現在貨又運送不到，這些突發情況搞得我頭都大了。最后實在沒有辦法了，我只好自己出錢租小貨車把貨送到超市。

下午3點，我和王斌到市場部取熱賣現場需要的物品，市場部同事說東西都已經準備好了，放在一個箱子里。我和王斌非常高興，總算有一件順心的事了。

從市場部領完東西，我和王斌立馬帶著東西去超市布置熱賣活動現場。支展臺、貼海報，將促銷贈品存放妥當，經過一番努力，熱賣現場總算布置好了。這時，黃經理來電話了。

“喂，黃老大，有何吩咐？”我半開完笑地說，心想著我們這樣努力，黃經理應該會給予肯定的。

黃經理問：“你們在現場呀？”

“是呀，剛剛布置完展區。很漂亮，明天效果應該會不錯。”

黃經理又問：“條幅和海報都貼了？”

我信心十足地回答說：“都已經ok了！”

黃經理又問：“易拉寶帶了嗎？超市的廣播稿準備了嗎？還有超市的DM單印上我們的促銷活動了嗎？臨促的上崗證辦好了嗎？”

黃經理一連串的問題，把我給問傻了。他提的這些事情，早就被一個又一個突如其來的問題給折騰忘了。我草草地掛了電話，和王斌商量應該如何彌補以上沒有完成的工作。

我打電話問市場部有沒有易拉寶，市場部的人說只有產品介紹的易拉寶，沒有專門針對我們促銷活動制作易拉寶。我問他們為什么沒有給我們制作，市場部解釋說因為沒有人要求他們做。他們這么一說，我也啞口無言，哭的心都有了。

易拉寶沒有了著落，我趕緊讓王華幫助把廣播稿傳真過來。我拿著廣播稿匆匆忙忙去找超市的店面經理，經理表示明天早上就開始播出。我又問他們的DM上有沒有印我們的促銷活動，店面經理說這期DM上沒有，要印促銷活動需要提前兩周確認內容，還要提供產品圖片，所以這期的DM是錯過了，下次一定要提前準備。我又追問臨促的上崗證在哪里辦，店面經理問我帶沒帶臨時促銷員的照片和押金？一聽這我又傻眼了，我手里根本沒有臨促的照片。店面經理無語地拍拍我的肩膀安慰說：“明天早上早點來辦吧。”

我和王斌滿身疲憊，疲憊的不是身體，而是心里。我問王斌：“我們是不是太笨了，準備工作都做不好。”王斌安慰我說：“第一次難免會出問題，第二次就會好了。”我默默地在心里祈禱著：希望明天一切都順利。

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電話又響了，我一看是黃經理的來電，我都不想接了，怕他訓話，但又不能不接，只好硬著頭皮接聽了。黃經理問我們有沒有忙完，說晚上請我和王斌吃飯，慰勞慰勞我們。我和王斌推托著說：“準備工作做得不到位，請領導批評，還是等到熱賣活動結束后再慰勞吧。”可黃經理執意要請，說是吃個便飯，順便聊聊。掛了電話，我和王斌的心情真是悲喜交加。

晚上8點多，黃老大帶著王華一起來了，王華很自然地和我們打招呼。我和王斌都有點尷尬，心想他們倆是不是已經確定男女關系了？黃老大看出了我們的尷尬，對我倆說：“我專程把王華叫來的，她在活動方面比較有經驗，讓她和你們分享分享。”我和王斌對視了一下，王斌是東北人，直爽地說：“先吃完飯再分享吧，我太餓了。”我們仨都被他逗笑了。

飯后，王華從包里拿出了兩張A4紙遞給我和王斌。紙上打印的是一個Excel表格，表頭是：活動任務分配和進度跟進表（表1）。

王華介紹說：“今天聽黃經理說，你們在活動準備過程中遺忘了一些細節小事，并且準備過程中需要很多部門的配合，這些部門可能也難免出現差錯，這些都會影響活動的整體推進。為避免遺忘細節，同時督促其他部門有效地配合工作，我們可以通過這張表格一目了然地了解工作進度、工作內容和需要與其相關部門配合的事項等，同時，還可以了解到哪些內容已經完成，哪些還沒有完成。這張表格簡單而且實用。”

王斌問王華：“這叫什么表格呀？進度表？上面涂黑的是什么意思？”

王華笑了笑說：“它不叫進度表，它叫甘特圖。它的發明者叫甘特，發明于第一次世界大戰時期。”

王斌興奮地說：“哦，這是打仗用的呀！厲害，厲害。”他又一次把我們三個給逗笑了。

黃經理看我不說話，便將表格放在桌子上，指著表格說：“你們看，這個表格是以時間為軸向后推進的。每個時間段所要作的工作內容，在左邊都有記錄，這樣就可以非常清楚了解到具體時間內我們要完成的工作內容，有助于推進項目和活動的順利完成。甘特圖，也是用于管理活動進程的工具，也可以叫作進度表。”

王斌說：“太棒了，有了這個表格，我們就不會忘了細節和小事，也可以用它督促其他部門在預定時間內完成工作。下周我的熱賣活動就靠它了。”

王華說：“有一種情況你還會忘了一些事情。”聽到這話，我和王斌都奇怪地盯著她，王華笑著說：“那就是你沒有寫在甘特圖上的事情。”我和王斌異口同聲地喊了一聲：“哦”，王斌嬉皮笑臉地說：“華姐，你很幽默呀！”

我們三個談話時，黃老大已經偷偷結了賬。他回到座位上，看著我們三個有說有笑的，便問：“怎么樣，這個表格有用吧？”我和王斌急忙點點頭。

黃經理做總結陳述說：“甘特圖，是項目管理中很常用的工具，它用時間進度標出工作內容，可以提高工作效率和效果。它能讓管理者極為方便地弄清楚活動分工，同時監管活動進度，對于你們新人來說，也非常實用。制作甘特圖非常簡單，用Office軟件中Excel工具就可以完成，完成之后你可以群發給相關負責人，以提示他們及時按照活動進程完成工作。”

黃經理請服務員加了茶水，然后繼續說：“甘特圖使用很廣泛，像王菲演唱會前期的準備、新品的開發、軟件開發項目、圖書出版等，都會用到甘特圖。我有個老朋友結婚都用甘特圖進行的前期準備。”

聽了黃經理的介紹，我和王斌都信心滿滿地點頭稱是。

王華補充說：“其實甘特圖還可以用微軟推出的Project軟件來制作，功能非常強大的項目管理軟件。”

我和王斌就像兩名小學生，都聽傻眼了。我好奇地看著王華問：“華姐，你是怎么學會用甘特圖的？”

王華說：“秘密！”

王斌看著我說：“你嫉妒呀，黃老大教的唄！”

回到家里，我看著甘特圖，心里有著說不出來的感覺。王華入職比我晚，可成長比我快，這讓我倍感壓力，這樣的壓力讓我感到了不快和不安。

第二天的熱賣活動中，黃經理和王華也去了現場幫忙督戰。在公司的配合協助下，我們公司的熱賣活動效果非常好，兩天的熱賣活動人氣很旺，銷量也不錯。

（編輯：吳明 housy0116@ 126.com）