檔案管理存在的問題對策

摘要：人事檔案如實地記錄了一個人的經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實際等實際內容，是我國人力資源的堅實基本資料。因此，人事檔案的管理和應用就顯得尤為重要，也就是說只有著重了人事檔案，并確實加強其監管力度，才能使其更好地為企事業單位服務。

關鍵詞：檔案 管理 論文

近年來，中國的社會主義現代化腳步不斷的加快，經濟體制改革也越來越深入。面臨機遇的同時挑戰也相應而來。首當其中的就是，檔案工作應如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的實踐，就事業單位檔案的管理工作談幾點體會。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案的重視程度不夠。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，忽視了檔案工作，對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，工作中存在失位現象，工作責任心不強，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。

1.2 監管力度不夠，管理水平不高，管理方式陳舊。我國的大部分檔案管理人員沒有經過的專業知識培訓，大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓。對于檔案保存的重要性、檔案管理的基本要求都不是十分了解。更談不上對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務的開展了。尤為致命的是，如今，我國大部分檔案管理人員同時兼備數個職位。各種工作壓力接踵而至，自然也就對檔案工作的精力投入不足了。同時，由于時間是個大的局限，我國的檔案管理人員通常不能夠與時俱進地與國外先進的檔案管理工作的知識、技術、經驗等內容接軌。在我國檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用就是個很好的例子。同時由于沒有大型的計算機云端和相應的檔案管理技術和軟件，各種人事檔案信息的查閱方式仍舊只能以人工查詢為主。

1.3 檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；檔案整理不規范。檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。

2 人事檔案管理對策

2.1 規范檔案材料收集、歸檔和鑒別的實施條例。檔案管理工作的核心就是收集和補充檔案材料。我們要提高人事檔案管理質量，進行檔案工作的規范化管理，最要先把握的就是及時收集和補充檔案材料，這也直接能影響到我們的規范化的工作能否順利的實施。檔案材料的收集工作完畢之后，要對收集到的信息進行各方面的提煉，如檢驗手續是否完備，表述的屬實度和精煉度，觀點是否明確等等。我們要對各類檔案進行認真的鑒別，不合要求的檔案一概退回，限期糾正后再重新進行鑒定工作，對于不屬歸檔范圍的其他類檔案材料，做到及時歸還，做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料不遺失，不拖沓。

2.2 積極引進先進的檔案管理技術，建立大型數據庫云端。實行電腦管理自動化和檔案管理的信息化。傳統的干部人事檔案檢索，主要有“四角編碼”法和“筆形編號”法，均是以姓氏檢索為基礎的。二者雖然也具有科學性，但也因使用繁瑣，記憶費時的缺陷造成工作效率的低下。而采用英文字母順序的方式進行編排，除了方便記憶、利于查找的優勢之外，更主要的是提高了工作的效率。采用計算機來提高檔案管理水平，創建人事檔案信息檢索系統和人事檔案信息使用系統，加上人事檔案原件管理系統。使得檔案查詢者可以通過檢索系統在不接觸到原件的前提下得到自己的查詢結果，既保證了人事檔案的保密和安全，又提高了查閱和檢索的速度。

2.3 加快檔案信息化進程，提高工作效率。當前人事檔案管理工作的一個重要課題就是如何充分利用計算機技術實現網絡化管理來對人事檔案信息存儲檢索。為了人事檔案盡快實現網絡化，信息化，亟待對人事檔案進行完整的數據庫建立工作。還有，明確的規定好實用權限后，依據所擁有的權限的不同，將部分信息對相關人員開放，明確方向，建立公開、透明的人事檔案管理機制。長此以往，人們的檔案意識必然逐步增強，同時，透明化的操作也增強了人們對檔案工作的支持和信任，更為人力資源工作奠定了堅實信息基礎。

2.4 加強正面引導，積極處理好檔案管理人員的管理問題。加強宣傳工作的進展力度，認真審核已經收集到的各種材料，要確實收錄些真實完善的人事或是其他類的檔案，嚴格把握所收集到的材料的質量。我們在鑒定所收集到的檔案時，檔案管理人員要保持嚴肅認真的態度、必須要保證整個資料的真實可靠性，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不推陳出新，更新工作模式這樣一來檔案管理工作的工作效率自然而然就提高了，進而相關的業務質量也會提高。我們在辨別這些資料時，要實事求是，杜絕虛假信息，要知道真實性、可靠性、完整性是我們的首要保障。

2.5 加強宣傳，加強廣大人民群眾提高對檔案材料工作的認知。首先，我們正面宣傳力度的大小決定了廣大人民群眾對檔案材料工作的認知度。其次，加強對人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范。三是加強收集工作，完善檔案內容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

參考文獻：

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