高職院校學(xué)生檔案管理數(shù)字化

摘要：高職院校的檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。隨著高職院校教育體制改革的不斷深化，培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變，高職院校畢業(yè)生就業(yè)模式發(fā)生了根本的變化，學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)及管理勢(shì)在必行。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，信息傳輸在學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的中心樞紐更加凸顯出來，這要求檔案管理者必須不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，掌握信息技術(shù)，建立健全數(shù)字化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，更好地為高職院校學(xué)生服務(wù)。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案 管理 數(shù)字化

高職院校學(xué)生檔案數(shù)字化產(chǎn)生的背景檔案作為一種重要的信息資源，它的價(jià)值逐漸被社會(huì)所認(rèn)同，檔案的信息化己經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。高職院校檔案信息化是指:通過一切有效的手段和途徑，把潛在于檔案中的信息資源挖掘出來，形成用戶便于接受和利用的信息產(chǎn)品，并以之為媒介，進(jìn)一步強(qiáng)化高職院校檔案信息的社會(huì)效益。從國家檔案局提出的\"以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)\"，檔案信息化已經(jīng)成為信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。目前，高職院校檔案發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理水平不斷提高，多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)己廣泛應(yīng)用在學(xué)校工作的各個(gè)方面。高職院校快速發(fā)展的各項(xiàng)工作，也需要有與其協(xié)調(diào)發(fā)展，先進(jìn)、科學(xué)、高效的檔案管理，高職院校若想提高自己在社會(huì)發(fā)展中的地位，就必須采用信息化的方式管理檔案。信息資源的價(jià)值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度，相比較而言，用現(xiàn)代化管理手段存儲(chǔ)的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更高的社會(huì)效益。所以，檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇，也是全面提升檔案工作社會(huì)化服務(wù)能力的重要手段，為了使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步，檔案部門也必須大力推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。

高等院校學(xué)生的培養(yǎng)模式由知識(shí)傳授型向知識(shí)技能型人才轉(zhuǎn)變。解放思想，勇于吸收、勇于實(shí)踐、勇于創(chuàng)新，勇于創(chuàng)造是高等院校改革的基本模式。加強(qiáng)檔案信息轉(zhuǎn)化就成為學(xué)校教育管理改革的重要內(nèi)容。由于培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變，高職院校學(xué)生檔案管理的改革勢(shì)在必行。高職院校學(xué)籍檔案管理就是對(duì)學(xué)生入校學(xué)習(xí)直至畢業(yè)，這段時(shí)間內(nèi)的全部質(zhì)量考核進(jìn)行管理，在進(jìn)行管理時(shí)，要遵循由國家教育行政主管部門制定的各項(xiàng)相關(guān)法規(guī)，還要從學(xué)校檔案管理的實(shí)際出發(fā)，從而制定出切實(shí)可行的規(guī)章制度及相關(guān)的實(shí)施細(xì)節(jié)。學(xué)生學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容涉及到入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。是否能做好學(xué)籍檔案管理，不僅關(guān)乎到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，還與學(xué)校在社會(huì)中的名譽(yù)有直接的關(guān)系，怎樣才能更好地做好學(xué)籍管理工作，使學(xué)籍管理具有更高的現(xiàn)代化水平已是學(xué)校教育中的一個(gè)焦點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，這樣就必然會(huì)出現(xiàn)各個(gè)領(lǐng)域的利用者共享檔案資源的現(xiàn)象。依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，逐漸普及數(shù)字化檔案管理方式，從檔案實(shí)體中分離出來的檔案信息越來越多，人們得到檔案信息的方式普遍運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)。下面我們來具體介紹一下數(shù)字化檔案，它是指將傳統(tǒng)的用紙張、錄像帶等進(jìn)行存儲(chǔ)的許多原始檔案資料，在進(jìn)行了掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等程序之后，使之以圖片、聲音和錄像形式出現(xiàn)，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引宇段存貯于磁帶庫、光盤庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，這樣就可以在許多便利的查詢手段的協(xié)助下，很快的找到要查詢的檔案資料，不管是誰都可以在信息互聯(lián)網(wǎng)中任何一點(diǎn)、任一終端的協(xié)助下，即很快的找到要查詢的檔案資料，做到\"鍵盤輕敲，鼠標(biāo)一點(diǎn)，信息即出\"，這樣我們就能夠無論何時(shí)何地的利用檔案信息，最終實(shí)現(xiàn)\"數(shù)字化檔案\"管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。

由于以人為本的觀念深入人心，學(xué)生檔案要全面反映大學(xué)生思想道德水準(zhǔn)、科學(xué)創(chuàng)新能力、身心素質(zhì)、就業(yè)技能等個(gè)人才華和能力特征，要求內(nèi)容更加豐富，學(xué)生社會(huì)信息，健康信息，經(jīng)濟(jì)信息，技術(shù)信息都要有所增加，這樣就為因人施教，因材施教提供了必要地信息來源，便于施教者做到有的放矢，胸有成竹。心理咨詢和輔導(dǎo)員制度的建立，要求高職院校學(xué)生檔案應(yīng)包括學(xué)校對(duì)學(xué)生的考察、成長(zhǎng)經(jīng)歷和學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的原始材料，既要涵蓋學(xué)生素質(zhì)的全貌，也要體現(xiàn)當(dāng)代大學(xué)生的時(shí)代風(fēng)貌。當(dāng)前院校學(xué)生檔案的歸檔形式主要內(nèi)容包括:一是政治表現(xiàn);二是學(xué)籍和學(xué)習(xí)成績(jī)，包括入學(xué)成績(jī)表、學(xué)籍變動(dòng)材料、成績(jī)卡片及各種獎(jiǎng)勵(lì)證明;而身體狀況;心理狀況；能反映大學(xué)生能力、水乎、綜合素質(zhì)及時(shí)代特色、學(xué)生社會(huì)經(jīng)濟(jì)情況、生長(zhǎng)環(huán)境的內(nèi)容幾乎沒有。這樣，對(duì)大學(xué)生的教育就會(huì)出現(xiàn)缺失，而信息化的建立就為彌補(bǔ)這一缺陷而提供了必要條件。數(shù)字化學(xué)生檔案的優(yōu)點(diǎn)主要有:資源信息的數(shù)宇化使其涵蓋的面更廣，層次更豐富、資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化、用戶使用方便化。運(yùn)用數(shù)字化檔案進(jìn)行管理，給檔案管理工作又增加了一種載體，這樣就存在了紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案。數(shù)字化學(xué)生檔案與紙質(zhì)檔案之間是一種既有差別又有一定聯(lián)系的關(guān)系，實(shí)際上，前者是后者的另一種存在方式，紙質(zhì)檔案可作為最原始的依據(jù)，是最權(quán)威的查證依據(jù)。而數(shù)字化檔案為利用者創(chuàng)造了極大的方便，它們之間不是孤立的，而是相輔相成的。而數(shù)字化學(xué)生檔案的功能更齊全，利用價(jià)值更高、更廣泛，所以它的出現(xiàn)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的，具有不可替代的必要性。紙質(zhì)檔案越來越多的轉(zhuǎn)向數(shù)宇化，導(dǎo)致了檔案實(shí)體與所包含的信息內(nèi)容高速度的加快，檔案工作也不可避免的發(fā)生著相應(yīng)的變化，這對(duì)于檔案工作者又提出了進(jìn)一步的要求，他們要將自己已掌握的各種知識(shí)與信息化技術(shù)郵寄的結(jié)合起來，使數(shù)字化檔案更能夠符合實(shí)際的需要，從而使檔案管理的效率更高，利用率更大。

實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)一系列新特征：要求經(jīng)濟(jì)發(fā)展從主要依靠能源資源等物質(zhì)投入轉(zhuǎn)變到主要依靠技術(shù)革新和技術(shù)進(jìn)步、加強(qiáng)自主創(chuàng)新能力、改善經(jīng)營(yíng)管理、提高勞動(dòng)者素質(zhì)上來。為此，素質(zhì)教育成為教育工作的重中之重。新思想，新技術(shù)在教學(xué)中的應(yīng)用，開拓了學(xué)生們的視野，技能大賽，科技創(chuàng)新園地建設(shè)，運(yùn)用數(shù)據(jù)傳輸信息的現(xiàn)象明顯增多，怎樣才能把這些信息以有效的載體保存下來，這就要求學(xué)生檔案管理工作作出新的切合實(shí)際的調(diào)整。數(shù)宇化學(xué)生檔案主要是依靠現(xiàn)代通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為學(xué)生查詢、搜索相關(guān)知識(shí)提供便利，增加學(xué)生的知識(shí)儲(chǔ)備，使學(xué)生具備更高的開拓創(chuàng)新能力。用數(shù)字化檔案將學(xué)生的大賽成果，科技創(chuàng)新、專利發(fā)明等記錄下來，這有利于我們發(fā)現(xiàn)人才，也能夠讓我們更好地培養(yǎng)人才。

畢業(yè)生的就業(yè)問題關(guān)系到學(xué)生的未來發(fā)展，學(xué)生檔案可以更好地讓用人單位了解到學(xué)生的各方面的情況，同時(shí)也是學(xué)校全面介紹畢業(yè)生個(gè)人素質(zhì)的權(quán)威材料。之前比較落后的管理體制并不能保障學(xué)生檔案管理的規(guī)范化，當(dāng)下，高職院校學(xué)生檔案管理體制還存在許多的缺陷。首先，新生檔案材料的管理是一種粗放式管理，它是由學(xué)生自己將其資料存放到各院系，然后由各院系進(jìn)行整理存檔，這可能會(huì)導(dǎo)致某些學(xué)生的檔案丟失的現(xiàn)象。其次，直至畢業(yè)的時(shí)候，院系相關(guān)人員才把學(xué)生的各種檔案進(jìn)行臨時(shí)的整理和歸檔，然后由學(xué)生處或就業(yè)指導(dǎo)中心把這些材料交給用人單位，這樣可能會(huì)使學(xué)生檔案材料出現(xiàn)某些錯(cuò)誤，不能進(jìn)行規(guī)范化的移交，資料的內(nèi)容主觀性太強(qiáng)，缺少客觀真實(shí)的評(píng)價(jià)，不少學(xué)生在校期間許多專業(yè)技能競(jìng)賽、大學(xué)生社會(huì)實(shí)踐、大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目、評(píng)先評(píng)優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)人學(xué)生檔案的，由于一些部門疏忽，沒有整理和歸檔，給學(xué)生人事檔案材料的不全留下隱患。這些做法究其原因，主要是沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要作用，沒有引起相關(guān)管理人員足夠認(rèn)識(shí)。造成畢業(yè)生在激烈的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中處于劣勢(shì)，這種情況會(huì)使畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的不公平現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，讓在校生產(chǎn)生更多的消極情緒。這向我們昭示了一個(gè)事實(shí)，之前的學(xué)生檔案管理手段己不能很好地滿足社會(huì)需求，一定要高度重視高職院校學(xué)生檔案管理工作，實(shí)行現(xiàn)代化的管理方式。

由于我校在學(xué)生學(xué)籍管理方面實(shí)現(xiàn)了資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化。數(shù)字化學(xué)生檔案能夠讓利用者進(jìn)行智能化檢索，這樣獲取信息的速度就會(huì)明顯的提高，工作效率也就提高了。提取這些檔案信息可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，這樣就大大減少了人力、物力和財(cái)力。

高職院校學(xué)生檔案管理數(shù)字化模塊：

總之，在數(shù)字化學(xué)生檔案管理的不斷應(yīng)用中，取得了良好的效果，為社會(huì)節(jié)約了很多資源，為利用者提供了便利。系統(tǒng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化將是檔案管理的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]傅榮校，關(guān)于數(shù)字檔案館的思考.《檔案學(xué)通報(bào)》.2001，(5).

[2]吳化.當(dāng)前我國檔案信息網(wǎng)站建設(shè)狀況分析與思考.《檔案學(xué)研究》.2001，(6).