做好企業人事檔案的管理工作

摘要：做好新時期人事檔案工作要與時俱進，掌握新技術，開拓創新，本文圍繞這一課題進行了探討。

關鍵詞：人事檔案 管理 創新

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史 全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息，使企業的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發揮每個人的工作積極性、主動性和創造性。

1 管理模式

目前，企業人事檔案管理模式，主要是內向型封閉式管理模式。

內向型封閉式管理模式是指人事檔案由單位內部的組織、人事檔案部門實行封閉式管理，主要供領導和組織部門利用，一般不對外開放。該模式具有以下特點：

①有利于本單位人事檔案的收集和管理。由于人事檔案來源單一僅限于本機構人員，可以較全面系統地收集。同時，由于本單位工作內容大體相同，對人事檔案的分類、排列、鑒定可采用比較一致的標準，便于管理。②便于本單位領導及時利用人事檔案。由于本單位保管人事檔案，當領導需要了解有關人員的經歷、成果等情況時，就能很快從本單位人事檔案機構中查閱到。③有利于人事檔案的保密。議事檔案材料是組織部門在考察了解和使用人的過程中產生、形成的，它記載的有關內容由組織部門統一掌握和利用，對人事檔案的保密具有較大作用。

2 收集方法

根據人事檔案形成、補充的特點和來源渠道，主要應當采取以下幾種收集方法：

2.1 定向收集。就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關的單位和部門收集。因為個人工作的現單位、原單位、上級主管部門（含職稱評定和科技成果評定、獎勵部門）可能形成有關人員的人事材料。為了做到不致遺漏，可根據有關人員的經歷和社會活動變化情況，列出有關單位和部門的名單，逐一進行收集。

2.2 按時收集。由于人事檔案的形成具有持續性的特點，其收集工作必須堅持經常化。所謂按時收集，包括隨時收集、定期收集和不定期收集三種情況。隨時收集，是根據形成人事檔案的時間特點和掌握的信息，及時向有關部門進行收集。定期收集，是根據本單位工作的實際情況，確定每個季度或每半年與有關部門聯系，收集在一定階段內形成的人事材料。不定期收集，就是從人事檔案管理和利用的實際需要出發，不確定收集的具體時間。這三種收集方法相互配合、相互補充，在實際工作中應當靈活掌握，使收集工作能夠持續有效地開展。

2.3 追蹤收集。這種方法是根據人事檔案內容的需要，沿著人事檔案在清理、核對中發現的問題和線索進行的收集，它是幫助拾遺補闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據不同情況采取其他一些方法，比如，對于人事檔案管理基礎差、存在問題較多的單位，就需要集中一定的時間，集中人力，廣泛動員，突擊進行收集工作；對于人事檔案管理較好，制度健全、內部分工責任明確的單位，有關部門和人員能主動、及時地向人事檔案機構移交歸檔，就簡化了收集的方法和形式。總之，人事檔案收集工作應當立足單位實際，尊重其形成規律，以收集齊全、完整，能夠適應人事管理工作的需要為原則，積極主動地為人事管理工作服務。

3 科學分類，充實檔案內容

人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著很多共性，但不同種別的職員因為他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必定存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術職員的檔案側重于服務社會、立異技術的業績記載，中介組織職員的檔案體現其誠信和非官方職員的特色。在統一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類治理人事檔案。根據不同種別的職員設計不同的治理軌制，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，進步人事檔案的利用效率，進步人事檔案的價值。

4 人事檔案管理規范化和信息化

4.1 完善人事檔案管理制度。人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

4.2 實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

4.3 改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

4.4 采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

總之，人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統，更好地為企業的科研生產服務。