ERP環境下內部控制風險及控制措施

摘要：實施ERP后對企業的沖擊，組織結構的改變意味著企業的風險有了新特點。本文介紹了企業內部如何在ERP環境下控制措施去防范這些風險。

關鍵詞：ERP 內涵 作用 內部控制

1 ERP的內涵及作用

ERP是企業資源計劃的簡稱，是基于先進的企業管理理念上高度集成化的信息系統，“一套將財務、分銷、制造和其它業務功能合理集成的應用軟件系統”，一套能實現實時在線管理的系統。ERP的核心，也是實現“管理整個供求鏈”的必要條件，包括內部集成和外部集成。內部集成是實現產品研發、核心業務和數據采集三方面的集成；外部集成是實現企業與供需鏈上所有合作伙伴的集成。

ERP系統可以在企業的業務操作層、管理控制層、戰略計劃層三個層次上提供支撐和流線化的流程。在業務操作層，ERP系統可以降低業務的成本。在管理控制層，ERP系統可以促進實時管理的實施。管理人員可以以更加便捷的方式實時關控用于決策的信息，并及時的發現問題和解決問題。在戰略層次上，ERP系統可以支持實施戰略計劃。ERP系統可提供戰略分析過程中所需的基礎數據，從而輔助高層管理者進行戰略經營決策。基于以上作用，ERP系統使企業的管理水平步入一個嶄新的發展階段，得到廣泛應用。

2 ERP環境下內部控制風險

實施ERP系統后，由于業務流程發生改變，將會增加與ERP相關的風險，進而影響整個公司的風險數據庫。新增風險主要包括兩類：新增主數據流程帶來的風險和業務處理方式變更帶來的風險。新增主數據流程帶來的風險，主要有會計科目主數據不完整、不準確；在建工程轉資交易類型定義不正確，導致賬務處理不完整、不準確；新增和變更會計科目主數據未經過有效審批；ERP的訂單信息不完整、不準確；ERP中采購發票的信息不完整、不準確等。業務處理方式變更帶來的風險有憑證輸入過賬操作不正確，影響記賬憑證的完整性和準確性；ERP中的非采購訂單交易未經適當授權；轉入損益庫的盤盈盤虧信息不準確、不完整等。

另外，ERP系統的使用也給控制形式帶來了變化，ERP提供的控制證據或自動功能作為手工控制的基礎。例如，銷售收入的稽核，由于訂單的準確性決定了記入總賬數據的準確性，所以有效控制轉變到了業務部門，控制點前移。許多企業在實施了ERP系統后，陷入了用戶訪問方面的問題，用戶權限分配不當將引起以下兩個方面的風險：一個是用戶如果在系統中具有不符合其實際業務職責的權限，可能導致對業務、財務數據相關信息不適當的非授權修改。二是用戶如果在系統中具有互斥權限，那么該用戶就具有了在系統中進行舞弊操作的可能。

3 ERP環境下內部控制措施

3.1 進一步加強ERP業務流程管理

對業務流程要按照“簡捷、簡單、效率”的要求進行梳理。通過規范ERP業務流程，解決好程序和效率的關系。建立公司規范的ERP業務流程管理制度和責任機制。制定并發布公司ERP業務流程管理辦法，明確流程管理要求，建立流程負責人制度，落實業務流程管理責任。組織開展流程梳理工作，以業務流程為切入點，重點分析職責交叉、制度缺失、業務重疊等問題，理清工作職責、明確管理責任，加強部門間協調配合。積極推進業務流程規范化。遵循“風險導向、業務驅動、規范設計、強化執行”的原則，有計劃、按專業開展流程規范專項工作。業務流程規范要以試點為基礎，進一步總結完善，逐步推廣。

3.2 建立健全與ERP系統相關的規章制度，完善考核體系

設立一個統一的組織協調部門，由其牽頭處理與ERP系統相關的事宜。出臺ERP運行管理辦法及與ERP系統相關的細則。建立完善的授權審批體系和考核制度。對各類不同的物資采購，企業應建立完善的責任授權體系。同時，為了保證權責對等，企業應建立適當的考核體系，真正做到誰擁有權利誰承擔責任。

3.3 加強內部控制調研，推進風險管理建設

加強內部控制調研，推進風險管理建設是內部控制建設的延伸，是為保持內控體系有效運行、推動內控體系良性循環的動力。

3.3.1 重點開展ERP內部控制管理調研

調查研究是做好內控工作的前提和基礎。要通過有重點、有目的的專項調研工作，及時總結、提煉、推廣內部控制管理工作中好的經驗和做法，發現經營管理中存在的薄弱環節，提出具體的工作措施和改進建議，研究ERP內控體系發展和完善的工作思路。調查研究既要眼睛向內，又要時刻注意外部環境的變化，同時注重向已經實施ERP系統的單位進行交流和學習。

3.3.2 積極推進風險管理工作

加快財務管理授權機制建設步伐。在鞏固財務管理授權機制設計成果的基礎上，建立和完善授權管理制度。以授權書的形式，自上而下，逐級授權。明晰各個管理層面的職責和權限。各單位要加強內部財務授權管理，全面建立公司較為完善的財務管理責任機制。

3.3.3 堅持不相容職務分離原則，注重執行效果

在實施ERP的環境下更要堅持不相容職務分離原則，也就是要進行職務分隔。內部會計控制制度能夠保證企業內部涉及會計工作的機構、崗位的合理設置及其職責、權限的合理劃分。在ERP環境下由于業務交叉，各模塊物流資金信息共享，會計業務活動時，要使每項經濟業務至少有兩個人或兩個以上的部門參與，這樣就可以用一個去證實另一個的準確性，只要人盡其用就不會造成工作的重復。調整不適應ERP環境的會計崗位設置，完善各崗位職責，特別是管理崗位和稽核崗位，在不同會計職務上加強預測、決策、分析等職責，加強稽核對業務的指導、監督、檢查等職責。因此，只要相關的人員和部門之間沒有徇私舞弊，差錯與不軌就不難發現。

3.4 設計有效的控制活動，做到事前、事中、事后控制相結合

3.4.1 人員控制

明確每個崗位的職責，使每一個人的工作能自動地相互檢查另一個人或更多人的工作，從而達到相互牽制的目的。為了實現這一目標，可以采用對每一個崗位設計工作流程圖的辦法，在工作流程圖中明確規定每個人應該做什么、如何做、何時做以及正確進行工作的結果等。工作流程圖設計的目的應達到使管理的過程標準化，也就是說，要能夠達到讓不同的人按照工作流程圖去做同樣的工作，得到的工作結果將是相同的。

績效考評。為了實現既定的工作目標，應實施有效的激勵、獎懲機制，激勵全體員工參與企業管理和控制，以充分發揮各自的主觀能動性。各部門通過定期舉行績效考評會議，作為對其工作目標完成情況的事后控制，不僅可以總結一定時期的工作成果，同時也是發現問題、改進工作的過程。

3.4.2 ERP信息系統控制

信息系統已成為現代企業管理不可或缺的部分，隨著電子商務的發展，信息系統的作用越來越重要。在信息系統的日常使用中，信息系統產生的舞弊現象比在手工操作下更具隱蔽性，因而對信息系統的控制也十分重要。公司實施ERP系統后應通過采取權限控制、數據錄入、輸出控制、手工憑證的控制等方式，各個崗位應通過設置密碼口令來防止別人越權使用自己的權限，沒有權限的人絕對不允許對數據進行查閱或修改。

3.4.3 事前、事中、事后控制相結合

在 ERP系統環境下，應將事前、事中、事后會計控制相結合，完善企業的內部會計控制。事前控制包括預算控制和授權控制兩個方面。前者使得在發生經濟業務時，系統能自動將實際情況與預算目標進行比較，對不符合目標的業務操作進行否決或提請授權機構決策；后者則能根據企業的組織結構及員工的崗位責任，設置每個員工對系統的操作權限以及對信息的查詢范圍，系統將保證企業的各項業務活動均是由被批準或被授權的員工執行。事中控制主要是對操作程序進行控制，主要包括業務操作控制與會計系統控制。而事后控制則可以確保檢查報告的客觀性、可靠性，提高檢查效率、降低檢查成本，有利于企業及時發現在目標實現及制度執行過程中的各項偏差。

3.5 強化審計部門對ERP環境下內部控制的有效監督與評審

內控工作重在建設，關鍵在執行。進一步完善內部控制監督機制，是確保有效執行的必要手段。應從以下幾個方面開展審計監督工作。一是進一步強化和規范ERP內控體系運行的日常監督檢查，制定檢查規范，落實檢查內容，明確日常監督檢查的責任。二是針對管理薄弱環節和關鍵管理崗位，加強監督和專項測試。重點加強對人、財、物管理部門有業務處置權關鍵崗位的監督檢查。三是建立違規處罰和責任追究機制，對于內控測試、檢查中發現重大缺陷和實質性漏洞，導致內部控制失效，或發生重大風險事件，要追究有關單位主要領導和相關人員的責任。對一般性缺陷，要強化崗位工作人員的培訓和考核，對于關鍵崗位不能適應工作要求的，要及時調整工作崗位。

3.6 建立廣泛的信息和交流系統

通過信息交流，可使企業內部的員工清楚地了解企業的內部制度，而企業領導階層，也能更好地實現對企業的監管和掌控。信息與交流，是將企業內各級主管部門和相關人員緊密地聯系到一起，為及時取得和交換在執行和控制企業經營過程中所需的信息，切實明確雙方在工作中相互的責任與義務，需要建立一個廣泛而有效的信息與交流系統，應該遵循以下原則：①為確保所有員工充分理解和堅持現行的政策和程序，有效的內控系統需要有效的交流渠道，并確保其他的相關信息傳達到應被傳達到的人員，從而進一步影響到他們的職責。②有效的內控需要涵蓋公司的全部重要活動，為此我們可以建立可靠的信息系統來進行監督。③一個有效的內控系統需要充分的和全面的內部財務，這些信息必須做到可靠、及時、可獲，外部市場中與決策相關的事件和條件的信息，必須要以前后一致的形式規范地提供使用，這些數據主要包括經營和遵從方面的數據，內容必須真實可靠。

3.7 建立適合企業發展的ERP系統運維隊伍

ERP系統在公司實施后，為了能更有效的提高ERP系統在企業的實施效率，應建立統一規范的運維平臺，培養一大批高素質的運維隊伍，及時解決系統用戶應用的各種問題。首先應建立公共專用欄目，將ERP用戶所需常用表單放在用網頁上供所有ERP最終用戶使用；其次，當有用戶賬號、權限或ERP系統配置發生變更時，及時聯系運維人員，運維人員協助用戶填寫內控表單；另外，積極向運維人員宣傳內部控制相關知識，提高運維人員對內控管理的認知度，并通過定期和不定期的檢查，即時監督運維人員內控執行情況。

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