做好人事檔案材料的整理與管理工作

摘要：人事檔案整理工作是一項看似簡單卻復雜的工作，整檔工作過程中任何一個環節的疏漏和差錯都會給今后的工作帶來諸多隱患。因此，整檔人員既要有一定的專業知識又應有強烈的事業心和高度的責任感，面對新的改革形式和高科技的飛速發展，整檔人員要勇于創新，積極進取。

關鍵詞：人事檔案 整理 管理

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。這項工作是組織人事管理工作的重要組成部分，并直接為貫徹黨的干部路線、方針、政策，選賢舉能、知人善任服務，是干部人事管理中一項必不可少的基礎性工作。它在加強領導班子和干部隊伍建設，培養和造就大批德才兼備的社會主義現代化建設人才的偉大事業中，起著基礎和連接點的作用。

1 人事檔案材料的整理

人事檔案的整理工作是一項技術性、技巧性很強的工作。每一項工作都有具體標準和具體操作規范，要將雜亂無章的人事檔案科學的分門別類、整理成高質量的卷宗需要很強的綜合分析能力，只有分析人事檔案的形成，找出主線，才能有效保持檔案卷宗之間的歷史聯系，組卷才能清楚合理。在檔案整理的過程中，有很多環節都要用文字表達，如擬寫標題、檔案目錄等。如果卷案目錄、檔案標題不能準確反映內容，將會影響檔案的提供利用。

1.1 便于查閱。保管人事檔案工作的總目的就是開發檔案信息源，提供人事檔案，為相關組織人事部門工作服務。人事檔案的收集、鑒別、整理、保管等一系列基礎性工作，都是以提供利用為目標。已經整理好的人事個人檔案包括當事人入黨、任免調動、政治審查、組織處理、復查或甄別歷史案件等。

1.2 便于保密。人事檔案是組織人事部門集中統一保管的個人材料，是對個人進行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，這些都具有高度的機密性，只由上級掌握和使用，不能向外擴散，否則就會不利于工作的開展，不利于安定團結，不利于對個人的培養和使用，甚至還會帶來更嚴重的后果。另外對于借閱的檔案材料應采用活頁式的方法，將檔案一卷中的某一份取出進行復印并辦理有關手續進行登記，這樣就保證干部人事檔案的安全、方便、保密、快捷。

1.3 便于統計。人事檔案的整理給檔案統計帶來極大的方便。人事檔案的統計是原始記錄，最終匯入的數字準確真實。原始記錄是第一手材料，記錄的事項具有具體性，它是進行大量的觀察、取得統計資料和編制統計報表的基礎，在此基礎上還可以建立統計臺帳，將原始記錄依據時間順序定期進行登記、整理、總匯，如檔案資料的收進轉出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。這也是保證統計數據準確即時的一個好方法。

1.4 便于利用。對人事檔案采取專門的保管措施是非常重要的環節，這有利于維護人事檔案的完整和安全，便于人事檔案能長久為社會提供服務。如果一味追求方便利用而忽視對檔案資料的保管和保護，造成干部/職工人事檔案資源的損害會給隊伍建設帶來不利的影響。人事檔案在庫房保管時要將檔案進行編號登記、有序排列、科學存放，對收進、轉出、查閱、借用都要做詳細的登記，檢查核對 ，然后入檔入柜，避免積壓，合理布局，方便利用者。

2 合理開發運用人事檔案

2.1 人力資源規劃。人力資源規劃強調基于組織戰略確定人力資源需求的數量、質量和結構。當戰略轉移時，組織內部會出現職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，可以準確地掌握組織發展情況，如各階段的組織規模、組織機構設置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數據的基礎上，可以對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測。

2.2 招聘篩選。人事檔案對每位員工的知識、技能、能力、個性品質乃至籍貫家庭等方面都做了詳細記錄，有利于招聘時做到“為事擇人、任人唯賢、專業對口、事得其人”。

例如在企業內部崗位出現空缺，需要在企業內部進行招聘時，人力資源管理部門在公布崗位需求，接到應聘申請之后，可以根據需求查閱相關員工檔案，直接剔除不符合基本條件人員，如年齡、學歷、專業等，對于符合基本條件人員則進一步核實其各類工作資料的真實性。合理運用人事檔案從而節省了內部招聘成本，篩除虛假信息，使招聘篩選工作更高效、準確。

2.3 員工培訓與開發。人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等信息，這些培訓信息可以為員工的進一步培訓提供信息支持與指導。

通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對此員工繼續進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；在培訓實施過程中，將員工培訓過程的表現加以記錄；培訓結束后，相關成績及時在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時性、完整性，確保了下次使用時人事檔案信息的準確性。

2.4 薪酬福利。員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個人檔案信息相聯系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業、能力、素質等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關。又如，員工社會保險的參保、調轉、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關業務。

2.5 績效考核。人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價，并且將直接與員工個人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實施前要設計一套相對完善的考核表格；考核實施過程要確保各類表格填寫完整且有負責人簽字；考核結束后要及時整理考核材料，并將考核結果及時納入員工人事檔案。確保績效考核結果有據可查，從而避免不必要的爭議，確保績效考核工作的公平性、公正性。

2.6 職業生涯規劃。通過進行人事檔案分析，可以根據各員工的不同特點將其進行劃分，根據需要行成不同的人員分類，如按從事崗位分類、按學歷分類、按專業分類、按性別分類等，為建立各類人才庫提供基礎。各類人才庫與職業發展通道相聯系，明確每個員工現有的業績與知識能力與職業晉升所要求的標準之間的差距，從而可以實現職業發展途徑的激勵性，實現員工的職業生涯規劃。

3 做好人事檔案管理工作

3.1 檔案管理人員要提高對人事檔案工作重要性的認識。人事檔案人員應該不斷地加強自身學習，增強工作自覺性。同時注意宣傳提高專業人員的檔案意識，提高對人事檔案工作重要性的認識。

3.2 在工作中應進一步加強收集工作，完善檔案內容。人事檔案材料的收集工作是人事檔案工作的基礎，是人事檔案積累信息的過程，是人事檔案工作的重要環節。因此，必須下功夫、花大力氣認真做好。要建立健全收集歸檔制度，要采取定期收集和不定期收集相結合的方式，將收集的應歸檔材料全部收集歸檔。定期收集可以根據本單位的中心工作提出收集工作計劃，對應收集的材料做到心中有數。積極主動抓重點，按計劃逐項收集。不定期收集也就是零星收集，采取這種方法時要注意了解各方面情況，及時掌握信息，隨時收集。

3.3 要在充分發揮人事檔案的作用，使人事檔案利用得更充分。注意拓寬服務范圍，為人事改革提供信息。除了在政審、調資、晉升時提供人事檔案以外，檔案部門在當前人事工作改革中要根據結構性調整、人員配置等中心任務，積極提供人事檔案信息，如為機構人員調整、定崗定員工作提供人員現狀情況、綜合信息、統計信息等。

目前，人事部門普遍使用計算機人事信息管理系統，不但提高了查找信息的速度，而且能對所管理人員的情況進行研究，做出統計分析，開展高層次的信息服務，對人事檔案利用工作的改革和發展起到了促進作用。