加強人事檔案管理，更好地為科研生產服務

摘要：人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和業務素質。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。

關鍵詞：人事檔案 管理 研究

另外，企業檔案管理人員良好的業務素質是促進企業檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證。要切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓。一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。

1 人事檔案特點

1.1 全面性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容。

1.2 現實性。由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人力資源管理部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。

1.3 真實性。這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

1.4 動態性。人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

1.5 流動性。人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

1.6 機密性。人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。

2 加強宣傳，增強全員檔案意識

針對當前群眾檔案意識普遍不強的現狀，要通過各種方式宣傳《檔案法》，特別是通過典型事例宣傳人事檔案，讓大家充分認識到人事檔案關系到每個人的切身利益，使全社會真正認識到人事檔案的重要性。

2.1 領導要重視人事檔案工作，加大投入，配齊做好人事檔案管理工作的幾點思考設施和管理人員，并做到庫房、閱檔室、管理人員辦公室三室分開。配備防盜門、滅火器、空調、抽濕機、真空殺菌機等，作到“六防”設施齊全。

2.2 要全員參與。在下屬部門設立信息員，對信息員進行培訓，要求信息員負責本部門宣傳，及時收集人事檔案材料，形成人事檔案管理網絡。

3 增強服務合作意識，加強與相關部門的協作

知識經濟時代，人事檔案管理人員要更新觀念，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案部門要加強與相關部門的溝通，著眼企業積極參與市場競爭需要，抓緊人才信息庫建設，不斷強化人事信息的深度開發和綜合利用。要加強現有人才評價業務的發展，拓寬人才評價的領域。創建專門的人才評價機構，專門負責人才的綜合測評，將相關的信息存入檔案，以備相關部門使用。

4 充實人事檔案的內容，加強人事檔案的時效性

要適應新形勢發展，就需要對人事檔案的內容進行不斷地充實優化。一方面要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等的內容；另一方面更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。

一是能力方面。重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況，以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。

二是業績方面。要及時將流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案，為憑實績選人、用人提供必要的依據。

三是誠信方面。要規范流動人員自身誠信狀況的管理，重點記載黨政干部廉潔自律、專業技術人員學術和技術水平，以及企業經營者繳納利稅等個人公共道德與行為方面的信用資料，并加強推廣應用。

人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。只有這樣，才能使流動人員人事檔案的利用價值得以提升，有關部門可通過檔案記載確定對流動人員的選拔和培養，人們才會更加重視人事檔案的重要性，在一定程度上也可減少“棄檔”現象。

5 加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。并且根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學有效，檔案管理工作必將邁上一個新臺階。

總之，人事檔案工作必須實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。傳統檔案以紙張為介質，占用空間較大，保管環境要求較高；隨著計算機網絡的普及，應充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在企業內部局域網上建立平臺，形成資源共享。