新形勢下鐵路會計原始憑證的規范化問題探討

摘要：會計核算和會計監督是會計的兩個基本職能。在鐵路資產所有制多元化趨勢及電子商務應用條件下如何規范會計行為，提高鐵路會計工作水平，加快鐵路多經系統發票電子化的進程。筆者在此與大家探討一下鐵路會計原始憑證方面的一些問題。

關鍵詞：鐵路多元化 會計核算 原始憑證

鐵路會計系統作為國有資產的具體管理部門更應充分發揮好會計核算和會計監督這兩個職能的作用。隨著鐵路政企分開改革的深入落實，鐵路所有制多元化發展的趨勢和電子商務在鐵路系統的逐步應用，鐵路會計的原始憑證遇到復雜化、多樣化等問題，如何在鐵路會計工作中做好會計原始憑證規范化問題成為目前鐵路會計核算的一個重要課題。

1 會計應提供合法、真實、準確、完整的會計信息的要求

1.1 審核原始憑證的票據真實性

原始憑證是在經濟活動發生過程中取得并填制的，用以證明或記錄經濟業務發生或完成情況的文字憑據。原始憑證的真實性是指原始憑證的業務內容真實和原始憑證的票據真實。審核原始憑證是鐵路會計核算基礎性、經常性工作，不僅是維護鐵路財經制度和財經紀律的重要保證，也是維護國家稅收、穩定鐵路多經收入的需要，更是確保鐵路企業內清正廉潔的重要環節，意義重大。

原始憑證按照來源不同可以分為外來和自制兩種，自制原始憑證是指本單位業務部門和人員填制的僅供本單位內部使用的原始憑證。對原始票據審核的第一步就是審核原始票據本身的真實性、合法性。真實性、合法性審核，需要注意的有以下幾點：絕對禁止使用一般的收據（個別部門核發的統一收據除外）；第二要掌握區分發票的真假。機打的發票多存在于電子商務類和指定物品采購單位，一般情況下都是真實的。手寫發票主要通過看票面的內容，如先看發票監制章，字體為正楷，字跡清晰，顏色純正。如果沒有監制章或監制章的字跡模糊、顏色不純正的一般都是假票。再看發票的紙質，可與標準的票據對比，如果紙張厚薄度不均、顏色太濃或太淡、紙質粗糙的就是假票。最后看發票的底紋、水印和防偽標志。具體方法是用驗鈔機的紫外線燈照一下，看發票上有沒有水印的防偽標志。沒有水印的肯定是假票據。

1.2 審核原始憑證記載的業務內容真實性

鐵路多經系統涉及的業務種類比較全面，財務人員需要在了解各項業務基礎上識別出業務內容的真實性。結合鐵路工業系統和多經系統的業務知識，總結出識別業務內容真假的方法是“兩查”。一是查多聯式票據反面是否復寫，是否是報銷聯，防止頭大尾小的票據。如果票據沒有用復寫紙復寫，而是用鋼筆填寫的，就有可能是鴛鴦票，也就是存根聯與報銷聯內容金額不同；二是檢查審核票據與所附的附件內容是否一致，如有漏洞或出入即為假票據。

1.3 審核原始憑證的時效性

原始憑證的時效性是指原始憑證所具有的時間要求。每一筆經濟業務發生或完成后，取得的原始憑證就必須及時送達財會部門辦理報賬手續。在實際工作中，經常出現過時的原始憑證，影響了會計信息質量，時間過長無法查清責任。審核原始票據的時效性可以從以下兩個方面進行審核：

①嚴格審核票據所載經濟業務的時效。

如欠條的法定年限是兩年，所以要求財務人員接手欠條后要及時入賬，對于兩年內沒有收回的庫存，兩年后其欠條就失去效力不能入賬。

②審核票據的印制時間和有效時間。

各地的財政票據和稅務票據每隔一段時間就要更換不同的版本，新票據出來后，舊版票據就自動失效。所以要審核票據的印制時間和有效時間，仔細辨別是否有過期作廢的發票，防止有人鉆空子又拿來使用。比如說長春地區的定額發票已在右下腳注明在XX年底前使用，而且定額發票左邊的發票號碼的數字應與右邊也就是兌獎聯下方的位置模樣相同，只不過右邊的阿拉伯數字比左邊數字小一點，還有刮開定額發票右邊的密碼，假的發票密碼是相同的，真發票即使是連號的密碼也不相同。

2 審核原始憑證的技術性

對原始憑證應具有的內容、邏輯關系和附件等諸多要素所構成的技術性要求稱為原始憑證的技術性。審核原始票證的技術性方法是：

2.1 票據的行業性質與發票類型要對應正確

有時銷售方本身沒有發票而是在別處討借的發票。比如維修費等工業發票開的卻是商業銷售發票、住宿費等服務行業應使用地稅發票開的卻是國稅發票等，這些都是不合法的。

2.2 審核票據憑證填制的內容

原始憑證的內容包括開票日期、客戶單位名稱、經濟業務的內容、單位、數量、單價、金額大小寫等必須齊全。不能漏填或重填，有的只寫名稱、金額，不寫數量或者只寫大概念，不寫具體商品名稱，就很可能是故意隱瞞不能報銷的內容。如購買文件夾、計算器等文具時，不寫品名、單價、數量等，只填寫辦公用品或文具。還有只填寫金額無任何內容，必定是不可報銷的內容在里面。

2.3 審核開出憑證單位的公章或開票人印章、簽字是否齊全正確，是否符合計劃預算和成本費用開支范圍

如果原始憑證上的印章模糊或不清晰的；或不按規定使用專用印章而亂蓋其他行政印章、合同印章的或者不蓋印章的，可能是虛構的業務絕對不能作為報銷的原始憑證。作為原始憑證的發票背面要有經辦人、驗收人和業務主管簽字，同時寫明經濟業務用途。報銷單要由報銷人、財務主管和單位領導簽字。購買實物的發票若沒有注明實物明細時，必須附有與發票金額相符的明細表，同時應有驗收證明。辦理諸如設備大修、投資和工程結算必須有項目竣工驗收紀要、設備維修驗收交接單、施工決算等與大修決算相關的資料，土建工程大修和投資還要有審計報告和審計意見作為附件。經過審核后，對于真實、合理、合法，但是內容填寫不全、手續不完備和計算差錯等技術性錯誤，應將原始憑證退還原經辦的部門或人員，并由其負責補辦手續；對于不合法、用假票據違反財經法規制度的、涂改或偽造等弄虛作假嚴重違法的原始憑證，以及超計劃預算或者超過成本費用開支范圍的各項支出，會計人員有權拒絕受理。

3 電子發票在當前鐵路財務領域的應用

隨著鐵路客貨運系統電子商務的逐步應用，鐵路多經物流企業的電子商務化發展，鐵路多經財務已經開始了電子發票的時代。由于電子發票具有速度快、準確度高、處理簡單等優點，所以是鐵路多經財務系統未來的發展趨勢。由于沈陽局鐵路多經物流單位規模大小不同，發展階段不同，有的已經具有了穩定的供應鏈和客戶群，有的還剛剛起步，因此對于不同的單位應采用不同的電子發票流程和系統方案?，F就筆者目前所在的單位規模和業務性質對發票的電子流程作以下設想：

①應設計一個專門的系統將本單位業務范圍所轄各個車間（分點）所要提供的傳統原始憑證進行掃描，完成發票的電子化存儲?；蛘邔l票內容轉化為PDF格式的電子發票或僅轉化成一串數據代碼，再將代碼傳遞給財務部門作為合法的電子發票。

②各車間（分點）可以將各種含有發票信息的文件（如寫明金額、數量、供應商和客戶名字的電子郵件）轉化為發票。

4 結束語

原始憑證是會計核算和會計監督功能實現的最重要的基礎工作，由于記賬憑證記載的是會計信息，因此由原始憑證到記賬憑證是經濟信息轉換成會計信息的過程，是一種質的飛躍，只有適應原始憑證電子化、多樣化的新形勢，才能夠使財務人員從繁重的手工方式解放出來，才能夠提高會計水平，真正實現會計的核算和監督功能。

參考文獻：

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作者簡介：

劉曉芬（1970-），女，吉林省吉林市人，中級會計師。