校友錄管理信息系統研究

摘要：校友是學校寶貴的資源，做好校友管理工作是高等教育管理工作中的重要組成部分。校友錄管理信息系統為提高校友管理的效率和效益提供了良好的操作平臺。本文以校友管理信息系統為主要研究對象，建立了校友管理信息系統的設計原則，并根據設計原則劃分了系統主要功能模塊，為做好校友管理工作奠定了基礎。

關鍵詞：校友錄 信息管理 信息系統

校友是學校的寶貴資源，以橋梁和紐帶的角色有效建立起了學校和社會之間的聯系，在學校的發展過程中發揮著重要的作用。在學校實現自主發展和跨越式發展的過程中，最大限度地管理好和開發好校友資源，為校友在學校發展的過程中發揮更加重要的作用，是促進高校不斷增強自身實力、實現加速發展、提高我國高等教育水平個關鍵且可行路徑之一。

知識經濟和信息經濟時代的到來，隨著信息技術的飛速發展，管理信息系統在提高管理的效率和效益的過程中的作用日益顯著。通過管理信息系統平臺的建設，能夠有效地以開放的方式進行校友的管理，便于校友信息的查詢、增加等工作，也能夠以開放平臺的方式由校友自行修改或完善其個人相關信息。總之，校友錄管理信息系統是實現校友動態和有效管理的重要實現途徑。

1 校友錄管理信息系統開發原則

隨著知識經濟時代的來臨，信息管理系統的研究與開發具備了更為豐富的內涵，信息作為重要的資源，在經濟社會的各個領域展現出重要價值和地位。依據中國海洋大學校友信息管理的具體情況，在系統的開發過程中，主要遵循如下指導思想和原則：

①信息共享，統籌考慮。應用系統基于校園網，實現較高水平的信息資源共享和跨平臺的信息資源訪問，系統結構應具有跨平臺訪問不同數據源的機制設置。②可擴展性和包容性。系統要具有較好的可擴展性和包容性，能接納已有的數據結構，在今后系統擴展時有效地保護己有的資源。在需求變化時，能方便地調整結構。易于擴充功能，升級方便，既滿足當前的業務需求，又為今后的擴充留有較大空間。③布局合理，服務完善。在信息標準化和規范化的基礎上，對信息管理進行合理的布局，在提供業務處理的同時，按照權限進行信息的查詢和維護。④使用方便，維護簡單。軟件應用系統的設計符合日常辦公運作的需求，其功能完備實用，且簡單易學，界面友好清晰；同時網絡結構簡單明了，層次清楚，便于維護和管理。⑤信息安全，運行可靠。系統具有安全高效的通信機制、身份認證、權限檢查，并與校園網的安全機制相結合，在路由技術上設立信息系統防火墻。

2 系統功能模塊設計

模塊是軟件結構的基礎，軟件結構的好壞完全由模塊的屬性體現出來，把軟件模塊化的目的是為了降低軟件的復雜性，使軟件設計、測試、調試、維護等工作變得簡單。

2.1 用戶管理模塊 ①系統用戶分為一般用戶和系統管理員兩種；②普通管理員和系統管理員可以添加、修改、查詢、刪除用戶信息，并分配用戶權限；③每個用戶都可以修改自己的用戶密碼。

2.2 校友信息管理模塊 ①只有系統管理員可進行校友信息的操作；②添加、修改、查詢、刪除校友；如刪除某校友信息，應刪除與之相關的所有信息；如修改校友信息，系統需要記錄修改時間和修改的次數；③校友信息除了姓名、年齡、聯系方式等基本信息外，還包括該校友的入學時間、所學專業、所在班級、學號、學位信息、畢業論文題目、指導教師、畢業去向、在學期間獲得的獎勵等輔助信息。

2.3 其它功能模塊需求 ①建立校友信息列表的功能鍵，方便用戶隨時查看校友信息；②添加系統幫助文檔，應包含系統版本信息和系統使用手冊；③注銷和退出系統的功能鍵。

除了功能性需求外，系統還應能進行多窗口操作，應操作簡單，并且應有較好的圖形用戶界面，而且系統需要運行穩定、安全可靠，具有好的可擴展性，以便根據實際情況添加新的功能。

3 系統數據描述

通過對系統的業務流程的分析，需要設計如下所示的數據字段和數據表：①用戶信息表，包括的數據字段有：用戶編號、用戶名、密碼、真實姓名、聯系電話、用戶權限、權限編號。其中用戶編號是關鍵字段，進行自動編號，每添加一位用戶，編號會自動加1。②校友信息表，包括的數據字段有：編號、姓名、入學時間、性別、出生年月、聯系方式、所在單位、所在省市、電子郵件、學歷層次、所學專業、所在班級、學號、畢業論文題目、指導教師、獲獎情況、校友信息修改次數、校友信息最后修改時間。

4 結束語

校友錄是為了方便校友之間聯系而使用的一種系統。目前，經濟發展迅猛，人們的壓力也越來越大，以致把大多數的時間都投入在工作上，往往就會淡忘以前的生活。學生時代是夢想最多的時代，感情最純真的時代，在那時，我們都會遇到很多不同的人，也交了很多知己。但是一走上工作崗位，大多數人都會與以前的朋友失去聯系。有時，即使想聯系卻沒有聯系方式。通過校友錄系統，可以找到想要聯系的朋友，這是許多人都認可的，可以看出設計一個校友錄是極具可行性的。

參考文獻：

[1]胡艷娥.高校校友資源的開發與管理淺析[J].理工高教研究， 2009，28（5）：78-80.

[2]付杰.檔案利用工作存在的問題與對策[J].蘭臺世界，2005（3）：28-29.

[3]王婷婷.高校校友檔案價值與建設新探[J].蘭臺世界，2010（11）：54.

[4]舒惠.高校校友檔案的建立與利用研究[J].蘭臺世界，2007（5）：48.

作者簡介：王文越（1983-），女，山東青島人，中國海洋大學檔案館助理館員，主要研究方向：檔案管理，檔案信息化建設。