基于質(zhì)量管理體系的科技檔案管理

摘要：本文針對(duì)納入質(zhì)量管理體系的科技檔案管理案例，提出創(chuàng)新對(duì)策，為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量管理體系 檔案管理 創(chuàng)新 對(duì)策

企事業(yè)單位在科研、生產(chǎn)、服務(wù)經(jīng)營(yíng)與管理過(guò)程中形成并積累了具有原始性、憑證性、權(quán)威性的信息記錄，然后收集整編成企業(yè)檔案，如文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案及科技檔案等。船級(jí)社是一個(gè)特殊專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，圍繞入級(jí)船舶檢驗(yàn)、國(guó)內(nèi)船舶檢驗(yàn)、海洋工程檢驗(yàn)和工業(yè)服務(wù)四條主線開(kāi)展業(yè)務(wù)，還按照國(guó)際船級(jí)社協(xié)會(huì)（IACS）質(zhì)量認(rèn)證體系的要求，建立船級(jí)社質(zhì)量管理體系。企業(yè)的科技檔案具有很強(qiáng)的獨(dú)特性，檔案的管理還要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范的質(zhì)量管理規(guī)定。檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求，更是敦促他們對(duì)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、現(xiàn)代化管理、科學(xué)研究、檔案保護(hù)等工作采取各種措施對(duì)策，不斷創(chuàng)新，提高企業(yè)科技檔案管理工作的質(zhì)量，為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 規(guī)范的檔案管理制度是管理質(zhì)量保證的前提，思想觀念要?jiǎng)?chuàng)新

建立完整的分類(lèi)體系，使檔案的管理、歸檔做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，還根據(jù)行業(yè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，制定自己具體的分類(lèi)類(lèi)目，體現(xiàn)自己的資源特色和管理特色。船級(jí)社質(zhì)量管理體系的檔案管理文件制定了切實(shí)可行的檔案資料收集、歸檔、分類(lèi)和編目程序與方法。有明確統(tǒng)一的要求，又允許按實(shí)際情況報(bào)批創(chuàng)新措施。如：科技檔案案卷的分類(lèi)原則，依據(jù)其特點(diǎn)分為8個(gè)大類(lèi)，其中“檢驗(yàn)大類(lèi)”又分船舶檢驗(yàn)、海洋工程檢驗(yàn)、船用產(chǎn)品檢驗(yàn)三個(gè)二級(jí)類(lèi)目和若干三級(jí)類(lèi)目；但由于各大類(lèi)分類(lèi)層次繁簡(jiǎn)不一，分類(lèi)時(shí)可根據(jù)本單位的檔案情況確定歸類(lèi)深度，一經(jīng)確定，要長(zhǎng)期遵守；如有新的分類(lèi)，需報(bào)總部確認(rèn)后實(shí)施。

檔案管理文件還制定了檔案的保管與庫(kù)房管理、檔案檢索、檔案借閱規(guī)定、檔案入庫(kù)和移出、檔案的鑒定和銷(xiāo)毀、檔案的定期檢查、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰等細(xì)責(zé)規(guī)定。做到對(duì)檔案管理全過(guò)程的規(guī)范與有效控制。如檔案檢索中“檢驗(yàn)記錄和圖紙的檢索”設(shè)置方便于客戶(hù)的檢索途徑：船舶和海上設(shè)施的名稱(chēng)、登記號(hào)、工作控制號(hào)、顧客名稱(chēng)等，產(chǎn)品和圖紙的名稱(chēng)、工作控制號(hào)（圖紙批準(zhǔn)號(hào)）、顧客名稱(chēng)等。

檔案管理工作的思想觀念要?jiǎng)?chuàng)新，改變以往“重藏輕用”的落后觀念。船級(jí)社通過(guò)提供獨(dú)立、公正和誠(chéng)實(shí)的入級(jí)及法定服務(wù)，把相關(guān)檢驗(yàn)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地加工整理變成更直接、更適應(yīng)需要的憑征、信息檔案，能更好的發(fā)揮檔案的憑征、信息作用，也才能使客戶(hù)更有效地利用檔案，獲得及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2 科技檔案管理工作需要企業(yè)全員參與，檔案管理者的素質(zhì)要提升

檔案是由多部門(mén)、多人共同完成的，質(zhì)量管理體系要求檔案形成過(guò)程中的所有人員，樹(shù)立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念，共同完成科技檔案的歸檔及檔案管理工作。船級(jí)社科技檔案形成過(guò)程中有檔案、語(yǔ)言或管理學(xué)專(zhuān)業(yè)、也有與本單位主業(yè)相對(duì)應(yīng)的主要工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，各主體業(yè)務(wù)部門(mén)更有眾多的工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員支撐并參與檔案資料收集和歸檔。因此，提升檔案管理者的素質(zhì)，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，一是必須掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法，二是掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能盡快地適應(yīng)信息環(huán)境，能根據(jù)用戶(hù)需求及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快捷地獲取檔案信息并提供給用戶(hù)，三是加強(qiáng)與本單位主體業(yè)務(wù)人員的溝通交流，擴(kuò)大知識(shí)面，并注重學(xué)習(xí)過(guò)程中的積累與探索，借此把理論與實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，從而提高自身的綜合素質(zhì)。

檔案管理者應(yīng)增強(qiáng)自己對(duì)本職工作的事業(yè)心和責(zé)任感，積極參加在職教育或培訓(xùn)，自覺(jué)進(jìn)行知識(shí)更新，不斷調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。另外，船級(jí)社也重視對(duì)檔案人員的在職培訓(xùn)，聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)家到基層講課或選派檔案人員集中學(xué)習(xí)、進(jìn)修，不斷充實(shí)新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，以提高檔案人員的素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案管理。

3 科技檔案管理的現(xiàn)代化、信息化是必然要求，推進(jìn)的步伐要加快

實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應(yīng)我國(guó)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。檔案管理現(xiàn)代化在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容，新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐。檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理專(zhuān)業(yè)化、自動(dòng)化。利用計(jì)算機(jī)和縮微技術(shù)，將給檔案的存貯、保管帶來(lái)極大的方便；利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度；利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞時(shí)間大大縮短；利用計(jì)算機(jī)檢索終端，將提供快速?gòu)?fù)印和復(fù)制服務(wù)。船級(jí)社形成了以北京為中心，以國(guó)內(nèi)沿海、沿江主要港口為依托，世界范圍內(nèi)的檢驗(yàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。船級(jí)社檔案部門(mén)充分認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義，加大投資力度、加快推進(jìn)步伐。檔案管理人員從思想觀念上對(duì)新技術(shù)給予足夠的重視，大力引進(jìn)使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備并適時(shí)更新升級(jí)，以促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：劉?。?979-），女，福建長(zhǎng)樂(lè)人，中國(guó)船級(jí)社廈門(mén)分社助理館員。研究方向：檔案管理與編研。