提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設的方法策略

摘要：檔案是承載重要信息的載體，檔案管理工作對于各種大型機構(gòu)都十分的重要，對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作具有重要的意義。在現(xiàn)階段下，我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足，管理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性。本文主要找出當前我國事業(yè)單位檔案信息化過程中存在的不足并提出提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設的方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案信息化管理 不足 方法

0 引言

檔案是承載重要信息的載體，檔案管理工作對于各種大型機構(gòu)都十分的重要。事業(yè)單位是指以增進社會福利，滿足社會文化、教育、科學、衛(wèi)生等方面需要，提供各種社會服務為直接目的的社會組織。事業(yè)單位不以盈利為直接目的，其工作成果與價值不直接表現(xiàn)或主要不表現(xiàn)為可以估量的物質(zhì)形態(tài)或貨幣形態(tài)，事業(yè)單位包括一些有公務員工作的單位，是國家機構(gòu)的重要分支；我國的事業(yè)單位主要包括各級黨政機關(guān)，教科文衛(wèi)，以及新聞出版、體育、環(huán)境監(jiān)測、城市建設、某些機關(guān)的附屬機構(gòu)以及法律服務所等，覆蓋了人們社會生活的方方面面。事業(yè)單位的職能在市場經(jīng)濟條件下，市場對資源的配置起基礎(chǔ)性作用，起著維護國家和社會的效率、平等和穩(wěn)定的作用。對于事業(yè)單位來說，其檔案信息不僅記錄著我國社會、經(jīng)濟的發(fā)展，也關(guān)系著事業(yè)單位人才的考核和培養(yǎng)，因此，事業(yè)單位內(nèi)的檔案有著極為重要的作用。在以往的時間內(nèi)，事業(yè)單位的檔案管理工作都沒有做到位，實際上，檔案管理工作是我國事業(yè)單位工作的基礎(chǔ)和重點，對領(lǐng)導者的正確決策有重要參考價值。近年來，隨著網(wǎng)絡和各項新型檔案管理軟件產(chǎn)生與發(fā)展，這對我國事業(yè)單位中傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生重要的沖擊和影響，促使檔案管理工作朝著信息化、技術(shù)化的方向發(fā)展，新時期下現(xiàn)代科技的發(fā)展對檔案管理工作來說是一種巨大的挑戰(zhàn)，同時也為檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供了良好的機會。因此，在現(xiàn)階段下，加強事業(yè)單位的檔案信息建設是事業(yè)單位改革中面臨的重要問題。

1 當前我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 目前，大多數(shù)事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才 檔案管理人員是實施檔案管理工作的主體，其專業(yè)素養(yǎng)決定著事業(yè)單位檔案管理工作水平的高低，目前在我國的大部分事業(yè)單位中，專業(yè)的檔案管理人才都比較匱乏，在職的檔案管理人員普遍年級偏大，沒有受過正規(guī)的檔案管理訓練，也難以適應信息化水平下的檔案管理工作，加上很多檔案管理工作在平時的工作中不夠認真仔細，敷衍了事，缺乏工作的責任心，更沒有去主動完善檔案中缺乏的信息，導致我國事業(yè)單位中的檔案管理工作混亂不堪。

1.2 事業(yè)單位管理層對檔案管理工作以及檔案管理制度重視程度不足 目前，我國事業(yè)單位的提拔制度決定了事業(yè)單位管理層都是通過一步步的實踐能力的考核晉升而來，他們管理技術(shù)精湛，專業(yè)理論豐富，但是大多事業(yè)單位的高層領(lǐng)導人員對檔案制度都缺乏系統(tǒng)、完善的了解。除此之外，事業(yè)單位內(nèi)部的考核制度一般只注重工作人員理論知識水平的考核，一般傳統(tǒng)的觀念認為，只要事業(yè)單位工作人員專業(yè)理論知識強，能夠與實踐相結(jié)合來提高事業(yè)單位的經(jīng)營能力，就可以從本質(zhì)上提高事業(yè)單位的經(jīng)營管理水平，所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導人員大多只注重人才的培養(yǎng)和引進工作，把檔案管理工作丟給單位的檔案管理人員來管理。實際上，事業(yè)單位的檔案管理工作不僅關(guān)系到單位上上下下每一位工作人員的利益，國家的經(jīng)濟利益，所以，從這一層面來講，事業(yè)單位的管理人員必須重視起單位的檔案管理制度。

1.3 事業(yè)單位在檔案信息化的建設中沒有指定好嚴格的交接制度 對于事業(yè)單位來說，很少有一個工作人員在同一個崗位上一直工作直至退休，尤其是檔案管理工作相對枯燥無味，工作隊伍也非常不穩(wěn)定，變化性較大。檔案管理工作非常精細，每一個檔案管理人員的工作方式都有所不同。目前，由于領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度不足，我國大部分的事業(yè)單位也沒有指定完善的檔案管理人員離職交接手續(xù)，如果某個工作人員離職，有沒有做好離職的交接工作，那么接替其工作的人員就很難在短時間內(nèi)適應當前的工作，這就給檔案管理工作的順利進行帶來了一定的困難，甚至導致檔案管理工作混亂，很多檔案找不到出處，變成了棄檔，給事業(yè)單位帶來了巨大的損失。

1.4 事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足 雖然信息化在現(xiàn)階段內(nèi)已經(jīng)得到全面的普及，但是很多事業(yè)單位的檔案管理工作尚未實現(xiàn)全面的信息化，一些重要的檔案信息仍然采用紙質(zhì)檔案管理的方式進行收藏，紙質(zhì)檔案很容易因為天氣等原因發(fā)生損毀，一旦損毀就基本上很難以修復，很多重要的檔案都是在時間的流逝中漸漸失去應有的價值，且紙質(zhì)的檔案在翻查起來難度也很大，因此，事業(yè)單位必須要全面做好檔案管理工作的信息化，保證重要檔案的安全性。

2 提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設的方法策略

2.1 事業(yè)單位應當加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的工作水平 目前，很多事業(yè)單位中檔案管理人員年齡相對偏大，檔案管理知識老舊，沒有得到及時的更新，他們普遍采取傳統(tǒng)的手段處理檔案工作，只能運用初級的電腦知識，很多檔案管理工作都是采用人工處理的方式，這種方式不僅容易出錯，而且效率慢，達不到現(xiàn)代社會對檔案管理的要求，所以，在事業(yè)單位方面，需要組織定期相關(guān)的檔案管理知識培訓對當前的檔案管理工作人員進行系統(tǒng)的信息化檔案管理知識培訓，幫助現(xiàn)有檔案管理人員更好、更快的適應信息化檔案管理的發(fā)展，將傳統(tǒng)的檔案管理知識與先進的科技信息相結(jié)合，建設一支適應現(xiàn)代社會發(fā)展的檔案管理隊伍。

2.2 事業(yè)單位應當建立完善的檔案管理人員離職交接制度 離職交接程序是保證檔案工作得以順利進行的重要制度，因此，事業(yè)單位管理人員一定要將其重視起來，對于檔案工作人員的離職和手續(xù)交接應該規(guī)定好完善的制度，使交接手續(xù)做到有據(jù)可循，有制可依，當在職的檔案工作人員要離開現(xiàn)有崗位時，要提前一個月做好離職申請工作，在新員工進入單位后要將手頭工作進行詳細的書面交接，在離職之后要留好聯(lián)系方式，區(qū)分好工作責任，方便管理人員對檔案管理工作進行全面的掌控。

2.3 實施檔案的全面信息化，做好信息化安全保障工作 事業(yè)單位管理人員應該充分的意識到檔案信息化的重要作用，根據(jù)實際情況，改善單位現(xiàn)有檔案管理設施，使用行之有效的方式促進檔案工作的全面信息化，提高工作人員的工作質(zhì)量和效率。在實施檔案信息化的過程中，一定要確保檔案的安全，為了應對這一點，事業(yè)單位管理人員就要明確檔案管理信息化的政策，將每一類檔案的密級程度劃分好，要求檔案管理人員運用好電腦的加密功能，對檔案進行全面的掌控，同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，確保資料的完整與安全。

3 結(jié)語

對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作具有重要的意義，在現(xiàn)階段下，我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足，管理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性，在實現(xiàn)檔案信息化的過程中做好檔案的管理工作，保證各種檔案的完整與安全。

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