談信息時(shí)代下電子檔案事業(yè)的發(fā)展

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化成為各行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)成為現(xiàn)代辦公的主要工具。信息時(shí)代下的檔案事業(yè)也將順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，朝著電子信息化的新方向發(fā)展。雖然電子檔案事業(yè)已初見(jiàn)成效，但檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，一些問(wèn)題亟待解決。現(xiàn)以電子檔案的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，分析當(dāng)前我國(guó)電子檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及前景展望。

關(guān)鍵詞：科學(xué)技術(shù) 計(jì)算機(jī) 檔案事業(yè) 電子信息 挑戰(zhàn)

1 電子檔案的定義和特點(diǎn)

1.1 定義

電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。其實(shí)質(zhì)是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，然后引入相應(yīng)軟件、硬件等，這些字節(jié)和比特就可以隨機(jī)定位到用戶(hù)所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以認(rèn)可的文字、數(shù)字、圖像、圖標(biāo)、符號(hào)等形式顯示給用戶(hù)的檔案信息。

1.2 特點(diǎn)

1.2.1 信息存儲(chǔ)量大。一張最為普通的3.5英寸磁盤(pán)，其容量為1.44MB，照此計(jì)算，此磁盤(pán)即可存儲(chǔ)72×104個(gè)漢字，如以電子檔案的另一種常用的存儲(chǔ)載體，即CD-ROM光盤(pán)來(lái)衡量，則其存儲(chǔ)容量更大，相當(dāng)于3×105漢字的圖書(shū)1000冊(cè)、3.5×105張A4打印紙上的文字信息或10×104張圖形信息。所以，電子檔案的信息存儲(chǔ)量相當(dāng)大。[1]

1.2.2 多種媒體存儲(chǔ)和傳遞。電子檔案可以文字、聲音、圖片、影像等媒體形式集成保存，并可借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)任意組合編輯和任意傳遞，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性、傳遞性，豐富了檔案的內(nèi)容。

1.2.3 信息的非直讀性。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無(wú)法直觀看到；光盤(pán)載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫(xiě)的。[2]此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

1.2.4 電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。電子檔案是以現(xiàn)代電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展起來(lái)的，對(duì)電子設(shè)備具有很大的依賴(lài)性。如果離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及其操作軟件，電子檔案就失去了存在的基礎(chǔ)，不能對(duì)其進(jìn)行有效地管理。電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性不僅體現(xiàn)在這一方面，例如，硬件因素、編碼因素、技術(shù)加密因素等都具有很強(qiáng)的依賴(lài)性。

1.2.5 信息與載體的相互分離。與傳統(tǒng)的檔案信息相比，電子檔案的信息與承載信息的載體是分離的。傳統(tǒng)檔案信息與信息的承載物體，即紙質(zhì)、聲音、圖片等實(shí)體物體是一起的；電子檔案的使用脫離的實(shí)體檔案，而是信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的及時(shí)更新和傳遞。

2 信息時(shí)代下電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及問(wèn)題

新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)一直朝著這個(gè)目標(biāo)努力。[3]以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的電子檔案正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。但事實(shí)上，電子檔案事業(yè)的發(fā)展中還缺乏科學(xué)和系統(tǒng)的規(guī)范，一些問(wèn)題亟待解決。

2.1 電子檔案管理軟件開(kāi)發(fā)混亂

由于電子檔案發(fā)展的不夠完善，軟件開(kāi)發(fā)和應(yīng)用缺乏明確的實(shí)施規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使軟件開(kāi)發(fā)重復(fù)，缺乏創(chuàng)新理念，工作處于混亂無(wú)序狀態(tài)，使得整體管理困難，人員冗雜。

2.2 復(fù)合型人才不足

信息化時(shí)代下電子檔案建設(shè)需要的是既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等復(fù)合型人才。而事實(shí)上一些必備的技能如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等，人們也沒(méi)有熟練的掌握，更別談電子檔案管理的安全性和利用率了。[4]另一方面，電子檔案工作中缺少工作制度和工作規(guī)范，人才的利用率、工作效率和綜合素質(zhì)低。

2.3 電子檔案的安全保障體系不夠完善

由于電子檔案本身易復(fù)制、易傳遞、易刪除的特點(diǎn)，工作的疏忽就會(huì)影響檔案的安全性。加上目前我國(guó)電子檔案發(fā)展還不夠完善，各方面的體系不健全，對(duì)于電子檔案的安全性沒(méi)有足夠的保證。

2.4 檔案信息管理和利用率低

一直以來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的不重視影響著電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。在很多人看來(lái)檔案信息的管理只是形式而已，各方面發(fā)展的不完善也使得檔案信息的利用率降低。總體上影響了檔案的發(fā)展步伐。

3 如何建立科學(xué)系統(tǒng)的電子檔案事業(yè)

3.1 建立科學(xué)的軟件開(kāi)發(fā)與管理機(jī)制

對(duì)于電子檔案的軟件開(kāi)發(fā)，應(yīng)該有相應(yīng)的管理機(jī)制。確保軟件的重復(fù)開(kāi)發(fā)不至于浪費(fèi)人力物力；同時(shí)，利用激勵(lì)機(jī)制鼓勵(lì)開(kāi)發(fā)人員積極創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)高效的軟件來(lái)促進(jìn)我國(guó)電子檔案事業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理工作也要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全電子文件及電子資料管理制度。

3.2 提高人員綜合素質(zhì)，努力培養(yǎng)復(fù)合型人才

人員的綜合素質(zhì)直接影響檔案信息化的進(jìn)程。首先，對(duì)人才的選拔上，要嚴(yán)格要求，培養(yǎng)具備精通檔案管理專(zhuān)業(yè)、熟悉檔案業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開(kāi)發(fā)需求，最好有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。其次，對(duì)人才的培養(yǎng)上，要及時(shí)的對(duì)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，與時(shí)俱進(jìn)，培養(yǎng)全新的適應(yīng)時(shí)代需要的復(fù)合型人才，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

3.3 完善電子檔案安全保障體系

加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施是非常有必要的。首先要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；其次，對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，保證電子檔案的真實(shí)和安全；檔案的備份是很重要的，同時(shí)系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并進(jìn)行記錄，以作為日后查證的依據(jù)。提高人員的安全意識(shí)也是完善安全保障體系的一部分。

3.4 規(guī)范行業(yè)行為，提高檔案利用率

應(yīng)充分利用電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可被多人在不同地域同時(shí)訪(fǎng)問(wèn)、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時(shí)為不同的用戶(hù)服務(wù)等優(yōu)越點(diǎn)，來(lái)提高了檔案的利用率。建立科學(xué)合理的電子檔案整理和利用體系，即檔案管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者足不出戶(hù)方可訪(fǎng)問(wèn)并下載檔案信息，或遠(yuǎn)距離、高速度的傳輸，真正實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。電子檔案管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的部分。[5]電子檔案管理流程以科學(xué)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化以及檔案信息資源開(kāi)發(fā)一體化為目標(biāo)。在新的歷史時(shí)期，電子檔案工作必須始終圍繞著目標(biāo)前進(jìn)，同時(shí)緊密聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，從觀念上重視并采用有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，建立科學(xué)系統(tǒng)的電子檔案管理體系，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

如今，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，各行各業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)信息與電子技術(shù)。近年來(lái)，我國(guó)也加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，而在電子檔案的發(fā)展進(jìn)程中，雖然檔案信息化是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，但在國(guó)家的高度重視下，在各人員的努力下，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處。我們相信，電子檔案在不久的將來(lái)會(huì)卓有成效，會(huì)更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期組織工作的迫切需要，也是國(guó)家信息化工作的必然要求。

參考文獻(xiàn)：

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