加強辦公室工作之思考

摘要：提高辦公效率，是企業行政管理的重要內容。一個發展良好的企業，必定有高效運轉效率的行政辦公支撐。特別是在紛繁復雜、競爭激烈的市場環境中，提高企業行政辦公效率，也是實現企業正常運轉、推動自身良性發展的現實要求。

關鍵詞：辦公室職能 加強辦公室工作

1 對辦公室職能定位分析

從機關的整體結構功能來看，任何機關都必須由專業部門和綜合部門有機結合，才能形成合理的機關結構，各個業務部門只有在綜合部門的協調下開展工作，才能更有效地發揮出機關的整體功能。辦公室正是這樣一種綜合協調部門。從分工來看，領導要總攬全局、預測發展、統籌規劃，重在抓大事；而辦公室作為參謀和助手，則必須面向各方，事無巨細，重在協調。

作為企業行政辦公的主體，辦公室既是一個單位工作正常運轉的樞紐，又代表一個部門的形象。作為領導工作的綜合服務機構，辦公室承擔著辦文、辦會、辦事、參謀、協調、接待、保障等重要職能，在輔助領導決策、落實制度措施、提供工作保障、推動機關運轉等方面都發揮著重要作用。從這個意義上講，辦公室不僅要聯系上下、協調左右、相互承接，而且要圍繞中心、推動運轉、督促落實；既是左膀右臂，又是“大內總管”。同時，辦公室又承擔著大量的政務性和具體的事務性工作，點多線長、面廣事雜。既要立足全局、統籌規劃、抓好大事，又要面向各方、事無巨細，協調兼顧，保證機關的高效運轉，可以講，任務繁重、位置特殊、作用重要。

2 加強辦公室工作的主要對策

從日常工作來看，辦公室工作大都是圍繞領導的政務性工作進行的，其重要職責之一就是協助辦領導處理日常事務，保證領導和機關的高效運轉。辦公室的事務工作大致可分為四類：第一類是日常程序性事務，第二類是臨時偶發性事務，第三類是領導交辦性事務，第四類是部門不管性事務。這些事務工作具有頻繁、雜亂、瑣碎等特點，但作為機關部門，這些事務中的任何一件事處理不好，都可能造成重大影響。加強辦公室建設，應注意以下幾個方面：

一要有健全的規章制度。制度具有統一的規范性。健全的制度，不僅是機關正規化的可靠依據，也是推動工作落實的有力保障。要緊緊圍繞企業工作的總體部署，以制度化、規范化、科學化為目標，堅持統籌兼顧，突出重點，本著原則指導、全面涵蓋、剛性推動、實施靈活的要求，下大力健全各項規章制度。要結合自身工作實際，進一步完善各級人員職責、機關日常事務辦理、工作量化考評標準、督導檢查與責任追究等等制度，深入研究探索推動工作整體運行的有效機制，進一步規范工作運轉程序，落實相關責任，加大督辦檢查力度，真正做到靠制度管人，按規定辦事，確保工作始終向常態化開展、規范化落實。

要堅持制度管理的原則，突出辦文、辦會、辦事三個重點，抓好辦公室工作的各個環節的日常規范。起草文稿要嚴把政策關、語言關，文稿要主題鮮明、結構嚴謹、內容翔實、表述準確、文字精練，提出的辦法要切實可行。嚴格按照文電運轉程序，嚴格文電審核、報批和簽發程序，對緊急文電特別是突發重大事件要立即辦理，及時上報，加快節奏，提高文電運轉效率。要從提高辦會質量出發，發揮自身管理作用，加強統籌協調，嚴格控制各類會議，切實改進會風，提高辦會效率，抓好會議事項的督辦落實。

二要發揮積極的協調作用。從行政管理的角度講，協調是運用自己的動力、威信、權力以及各種方法、技巧使行政活動中的各類因素、各種關系、各個環節和層次和諧起來，以便使組織中諸要素得到最有效的利用。這是一個動態的過程，因為矛盾無時不在，沖突無時不有，包括計劃、組織、指揮、監督控制協調等多個管理環節，都不是一次完成、一勞永逸的。據有關學者統計，就大多成功的領導活動，其成功因素中專業技術占15%，而各種關系協調占85%；大多成功的行政領導活動，其成功因素中戰略管理占50%，協調占50%。兩組數據的表象是不一樣的，但是共同彰顯的卻是一個內容，就是協調在行政領導中的重要性，而協調工作則正是我們在日常工作中所大量從事的。行政協調是行政組織系統減少摩擦力的潤滑劑，是增強凝聚力的黏合劑，還是新生力量的生長點；它有助于化解內外矛盾，凝聚心氣，整合資源，提升組織動力，提高行政組織整體效能，以實現行政組織所承載的社會整體效益目標。

協調應具備以下特點：一個是高回應力。雷厲風行，簡化程序，加快節奏，立即著手要有反饋。要在第一時間反映、第一時間行動，就能夠為舉重若輕、事半功倍提供良好的工作基礎和前提條件。第二個是強主動性。善于抓機遇，爭取各項工作的主動權。第三要善于創新。創新不是否定過去，不是對前期工作的推翻，并不意味著否定過去的成績。因為情況變了，事易時移，新形勢、新情況、新問題，就應當有新舉措、新辦法。在落實過程中，要注重抓好實效。不管是綜合還是各項工作，都是一個系統的、全面的過程。既要重視開局，又要重視過程，更要去抓好結尾。

三要具備良好的綜合素質。作為辦公室人員，要緊緊圍繞中心工作和重大任務，加強調查研究，積極拓寬信息渠道和來源，及時為領導提供準確、真實、客觀和有參考價值的信息，使信息真正成為研判形勢、發現問題、科學決策、指導工作的依據。要在領導決策前進行調查研究，綜合情況，提供信息、方案和其他決策依據；在決策形成過程中起草文件，將領導決策形成文字信息，化為切實可靠的政策和措施，以便貫徹落實；在決策實施過程中督促檢查，收集反饋信息，作為修正決策的參考，以輔助領導正確決策。

要組織辦公室人員深入了解企業工作的重要部署和決策，了解中心任務和工作中的熱點、難點問題，加強學習和調查研究，掌握工作中出現的新情況、新問題，總結各部門和基層創造出的成功經驗和做法，努力提高工作效率和服務質量，自覺服務和服從于中心工作。要組織人員深入學習理論政策、法規制度和業務知識；引導大家注重調查研究，不斷總結規律，全面把握工作的主要方面和內在聯系，強化自身的主動意識、參謀意識和責任意識，提高整體綜合素質。要不斷加強能力建設，建立行之有效的能力提升機制，通過學習培訓和實踐鍛煉提高人員的綜合素質。

四要樹立正確的服務理念。辦公室工作千頭萬緒，根本就是服務。做好服務是辦公室工作的基本職責。要立足于全局工作，堅持統籌兼顧，加強綜合協調，進一步強化服務意識，樹立服務形象，提升服務水平。對上服務，要積極主動，盡職盡責；對下服務，要謙虛謹慎，周到熱情；對兄弟處室，要主動溝通，及時為他們排憂解難；對相關單位，要充分尊重，積極為他們爭取支持，努力營造上下貫通、聯系融洽、服務到位的氛圍，為推動中心工作開展提供良好的生活環境條件。

要切實轉變作風，堅持從實際出發，把實際效果作為檢驗工作的唯一標準，力戒空浮虛假和形式主義，不提脫離現實的口號，不下達沒有完成要求的指標，不開沒有實際效益的會議，不布置沒有專人負責的任務。嚴格按政策和制度辦事，秉公行使職權，帶頭落實規定要求，敢于較真碰硬，堅持原則，不搞變通，自覺維護政策規定的權威性，為中心工作的開展提供堅實的服務保障。要規范工作運轉程序，落實工作責任，嚴格辦理時限，統籌兼顧，突出重點，加大督辦力度，積極推進各項工作落實，確保各項工作規范、有序、高效運行。