芻議高職院校院長辦公室接待

摘要：隨著我國高職教育的蓬勃發展，高職院校接待任務日益頻繁，各種接待已成院長辦公室必不可少的日常工作。高職院校院長辦公室人員只有不斷地加強學習，見微知著，大處著眼，小處著手，才能全面提升接待水平，為學校的建設、發展添磚加瓦。

關鍵詞：院長辦公室接待

高職院校院長辦公室接待是指院長辦公室人員對來自上級、平級和其他相關組織的來賓進行接洽與招待，是一種有著公共關系職能的具體活動。接待工作的成功與否，直接反映出一個學校的工作作風和外在形象，也直接體現了院長辦公室人員本身的素質、能力和形象。

1 接待工作的意義

1.1 可以使學校獲得信息 院長辦公室人員在日常接待中，會接觸到各類人士，獲得通過別的途徑難以獲得的信息。例如，接待上級領導或其他管理部門人員時，可以獲得有關社會、政策、管理等方面的信息，可以輔助領導決策；接待兄弟院校參觀考察，在為客人介紹經驗的同時，也可以聽到一些對自身有益的經驗和教訓，可以促進和完善本校的工作。

1.2 可以改善學校外部環境 得體的接待可以使學校與外界彼此之間建立信任，獲得友誼，化解矛盾，消除誤會；可以創造出和諧坦誠的合作氣氛，樹立良好的學校形象，爭取更廣泛的理解和支持，從而使學校處在一個融洽、積極、健康的社會關系之中，創造一個良好的外部環境。

1.3 可以使學校擴大對外影響 從某種意義上講，院長辦公室人員素質的優劣，反映出一個學校的精神面貌；正確的公關禮儀，代表著一個學校的群體形象，直接影響到來賓對學校的評價。熱情、禮貌、耐心、細致的接待能使人有賓至如歸的感覺，從而留下美好的印象。來賓則由此觀察到學校認真嚴謹的工作作風，因而在無形之中也就提高了學校知名度，擴大了學校的影響力。

1.4 可以成為聯系合作的橋梁 隨著我國高職教育的蓬勃發展，學校與各級行政機關、企事業單位、行業組織及院校之間的聯系日益頻繁。各種評估、創建、檢查、驗收、校企合作、參觀、訪問、學術交流等接待已成為學校的日常事務，院長辦公室則在其中起到了穿針引線、牽線搭橋的作用。

2 接待工作的原則

2.1 熱情誠懇 熱情誠懇的態度是人際交往成功的起點，也是待客之道的首要之點。熱情、友好的言談舉止，會使來賓產生一種溫暖、愉悅的感覺。因此，對于來訪者，無論是來自上級機關，還是平級、下級單位，也無論其身份、職位、資歷如何，都應誠懇熱情，不卑不亢，落落大方，平等相待。

2.2 講究禮儀 學校和院長辦公室能否給來賓留下良好的印象，除了看學校本身的建設和發展水平外，院長辦公室人員素質也是一個很重要的因素。因此在接待過程中，接待人員要注重接待禮儀，符合禮儀要求，操作規范標準，舉止莊重大方，言談熱情文明，注意把握分寸和尺度。對來賓提出的任何問題或要求，都要作出熱情、禮貌的回應。

2.3 細致周到 接待工作的內容往往具體而瑣碎，常常涉及到學校許多部門和人員。這就要求院長辦公室人員在接待工作中要開動腦筋，考慮周全，準備充分，把工作做到面面俱到、細致入微、有條不紊、善始善終，即工作要有章法，環環相扣，一絲不茍地辦好每一件事。

2.4 按章辦事 高職院校應參照《黨政機關國內公務接待管理規定》，結合本校實際情況，制定具體而又有操作性的規章制度，使接待工作有章可循、有法可依。此外，還要加強監督，使接待工作公開化、透明化，防止在接待過程中滋生腐敗行為，維護好學校領導及院長辦公室的良好形象。

2.5 厲行節約 接待工作從某種意義上講是一項消費活動，院長辦公室人員要嚴格遵守學校有關規章制度，在接待活動中要注重勤儉節約。同時，針對不同的接待對象執行不同的接待標準。在餐飲、住宿方面，要精打細算，不大手大腳，不相互攀比。提倡用地方特色菜肴招待客人，既讓客人了解當地的飲食文化，又要體現節約之精神，力爭少花錢多辦事，讓學校領導和來賓都滿意。

3 接待工作的流程

高職院校院長辦公室接待主要包括上級領導檢查指導工作，人才培養工作水平評估，國家示范（骨干）性高等職業院校創建、驗收，同類院校參觀交流，舉辦各類會議等。下面，以接待同類院校來訪為例，簡述接待工作的基本流程。

3.1 準備階段

3.1.1 接到來訪函或來訪電話后，及時登記，送院長辦公室主任簽閱，再呈相關院領導審閱。

3.1.2 主動與對方聯系，核實來訪時間、來訪目的、來賓姓名和職務、是否需要安排住宿等。

3.1.3 制訂接待方案，確定接待規格。包括：①來賓姓名和職務；②參觀交流的主要內容；③本校陪同人員姓名和職務；④日程安排；⑤雙方聯系人姓名和電話號碼等。

3.1.4 根據來賓要求預定住宿賓館。

3.1.5 搜集有關背景資料，為院領導準備發言材料。

3.1.6 準備具有本校元素或地方特色的小禮品、紀念品。

3.2 實施階段

3.2.1 布置會議室。做好會議室衛生保潔工作和茶水供應；會議桌上放置主、客雙方人員的座位卡、接待方案、學校簡介、稿紙、鉛筆等；檢查會議室音響、筆記本電腦、投影機、空調機等設備能否正常使用。

3.2.2 在學校大門口或辦公樓門前準備好LED歡迎屏或放置歡迎標語牌；通知來賓擬要參觀的單位做好相關接待準備；通知宣傳部門做好宣傳報道工作等。

3.2.3 與對方聯系人聯系，隨時了解其行程方位，并知其正確的行車路線，重要來賓需到高速路口、機場、車站、碼頭迎候。

3.2.4 來賓到達前，及時通知本校領導和陪同人員到辦公樓前迎接。

3.2.5 參觀交流結束后，引導來賓入住賓館（也可在來賓到達時安排入住）。

3.2.6 做好宴請的安排工作，告知來賓和陪同人員宴請時間和地點；按照學校有關規定確定宴請標準，準備好酒水；重要來賓需準備好席卡。

3.2.7 來賓結束來訪返程時，安排相關人員送行。

3.3 總結階段 接待活動結束后，院長辦公室要對整個活動進行認真全面的回顧，反思哪些方面客人比較滿意，哪些方面還存在改進的空間，做好接待工作總結并會同相關資料一并存檔。

參考文獻：

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