關(guān)于檔案管理利用及信息化建設(shè)小議

摘要：檔案管理的終極目標(biāo)是利用。怎樣利用好檔案材料以便更好地服務(wù)于社會(huì)的各項(xiàng)工作，是當(dāng)前檔案管理者重要任務(wù)，近幾年來，檔案管理部門通過強(qiáng)化檔案管理工作，搞活檔案利用及提高檔案利用率等措施，取得了相當(dāng)好的效果。檔案管理信息化是眼下檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理工作為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)能力的必然要求。近來，檔案管理部門正在大力提升檔案管理信息化水平，確保檔案管理工作能滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理利用信息化建設(shè)

1 概述

檔案是歷史的記錄，是社會(huì)發(fā)展達(dá)到一定程度后的產(chǎn)物，凝聚著人類有價(jià)值的活動(dòng)及人類文明。正是基于其重要作用，也就決定了檔案工作具有重要的歷史意義。檔案管理工作在當(dāng)前的管理手段和方式上在很大程度上異于傳統(tǒng)的檔案管理工作，新時(shí)期，檔案管理面臨著信息化、人性化、服務(wù)化等發(fā)展新趨勢的挑戰(zhàn)。怎樣做好檔案管理工作，是擺在各個(gè)檔案管理部門和檔案工作人員面前的一道難題。

自新中國成立以來，檔案利用工作已經(jīng)取得了不小的成就，但利用工作的發(fā)展速度與其在檔案管理中的地位不對(duì)稱，與社會(huì)發(fā)展不能同步。原因主要是說得多、做得少；在做當(dāng)中，自我感覺多了而實(shí)際考慮便于人民群眾利用很少。

顯然，社會(huì)信息化發(fā)展的要求決定了檔案管理的信息化是檔案管理工作的必然趨勢。檔案管理部門需要借助檔案信息化建設(shè)的時(shí)機(jī)，加強(qiáng)管理工作，改革檔案管理體制及運(yùn)行機(jī)制。

2 加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)檔案利用

怎樣才能加強(qiáng)檔案管理，提高檔案利用效率？應(yīng)具體到以下幾個(gè)方面：

2.1 改變觀念，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)為人民服務(wù)這一思想的認(rèn)識(shí)。檔案的管理和利用，與各項(xiàng)工作的開展均關(guān)聯(lián)，為做好檔案的管理利用，僅要求檔案要齊備，方法要科學(xué)是不夠的，更為重要的是要端正態(tài)度及明確任務(wù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的利用工作也發(fā)生了很大的變化，為此，必須要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，需要改善以前 “守?cái)傉{(diào)卷，等待利用”的工作方式，要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感。只有在做好自己本職工作的前提下，才會(huì)有為人民及社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)的精神，才具有對(duì)檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)的思想境界。

2.2 科學(xué)管理，提高檔案利用效率。目前，檔案管理利用的工作強(qiáng)度在不斷加強(qiáng)，為適應(yīng)這一新的形勢，必須要做好科學(xué)管理檔案的工作以便于借閱及提高利用效率。多年以前，檢索工具僅有案卷目錄，無其它實(shí)用檢索工具，且立卷、歸檔都很不規(guī)范，要做好利用工作很難。所以，需要采取一些措施確保在管理方法上做到科學(xué)化、規(guī)范化等。

2.3 全面收集信息，完善利用。在檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)檔案資料的全面收集工作，著重抓住以下方面的內(nèi)容:

注意平時(shí)歸卷，注重檔案資料收集的質(zhì)量。樹立檔案資料平時(shí)歸卷的規(guī)則，從基礎(chǔ)抓起，平時(shí)對(duì)檔案資料的收集工作，做到隨時(shí)歸卷、整理及鑒定，對(duì)號(hào)入座。及時(shí)歸卷，要保證檔案質(zhì)量，避免時(shí)間久了以后，會(huì)增加歸卷工作的難度。

我們需要擴(kuò)大視野，力求廣泛收集。定時(shí)到各單位進(jìn)行收集。在日常工作中，很多單位的重要資料沒有或者來不及登記處理（如組織介紹信、財(cái)務(wù)報(bào)表或晉升名單、光榮冊等），這些資料都有很高的利用價(jià)值。所以，應(yīng)當(dāng)通過年終到各單位進(jìn)行資料收集的方式，及時(shí)回收散存于各單位的材料，使其不漏、不散和不壓的得以完好保存。

開發(fā)信息，提供利用，完善檔案收集的開展工作。首先要明確一個(gè)概念：檔案的收集是檔案工作的基礎(chǔ)；開發(fā)信息，提供利用是檔案工作的最終目標(biāo)。在檔案工作中，應(yīng)依照“服務(wù)第一，利用第一”的準(zhǔn)則，做好信息的開發(fā)及利用工作，推動(dòng)檔案收集工作的順利開展。只要有人來查找檔案，都要盡可能地立馬查找，及時(shí)借閱，以便于他人及時(shí)地利用檔案。

3 檔案管理信息化建設(shè)

3.1 檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)的幾個(gè)問題

檔案管理信息化與檔案資料數(shù)字化不是同一個(gè)概念。《國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃信息化重點(diǎn)專項(xiàng)規(guī)劃》給出了信息化的定義：信息化是以信息資源為核心，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，人才為依靠，法規(guī)政策為根本保證的大型系統(tǒng)。

關(guān)于檔案管理信息化的效益問題。建設(shè)檔案管理信息化可以帶來顯著、長久的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，但需要說明的是，它的效益不像工程項(xiàng)目那種可以直接創(chuàng)造多少的GDP。

建設(shè)檔案管理信息化需要結(jié)合檔案管理制度的創(chuàng)新方面。行業(yè)規(guī)范、績效評(píng)估及行業(yè)激勵(lì)機(jī)制、增效制度組成了檔案管理體制的全部內(nèi)容。

3.2 策略、措施建議

具體而言需要從以下幾方面來開展：

應(yīng)增加檔案資源的整合力度。檔案信息資源建設(shè)是檔案管理工作在當(dāng)今社會(huì)里發(fā)揮優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)。

應(yīng)增加投入和增加配置軟、硬件方面的設(shè)施。加大財(cái)力的投入，配置和檔案管理信息化相對(duì)應(yīng)的軟、硬件資源。目前來看，各級(jí)檔案管理部門財(cái)力主要還是從各級(jí)政府獲取引進(jìn)、培養(yǎng)檔案管理信息化方面的專業(yè)人才。

4 結(jié)語

這些年以來，我國在檔案管理利用上雖然做了一些工作，取得了一些成績，但這僅僅只是一個(gè)開端，今后還會(huì)有更加繁重的工作需要我們?nèi)ネ瓿桑绕涫窃谠鯓犹岣邫n案質(zhì)量，做好檔案的科學(xué)管理及編研工作等方面，還有非常多的困難等待我們?nèi)ヌ幚砗徒鉀Q。為取得更大的進(jìn)步，我們必須要深化改革，在現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)上繼續(xù)努力，不驕傲，不氣餒。

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