淺談高校圖書館檔案管理雙軌制模式的構建

【摘要】高校圖書館檔案管理工作是圖書館服務工作基礎和保證。本文通過分析圖書館檔案管理的傳統模式和現代模式的特點，提出建立一種能夠將兩者相結合的“雙軌制檔案管理模式”，以實現圖書館檔案高效管理系統。

【關鍵詞】檔案管理 高校圖書館 傳統模式 現代模式 雙軌制模式

高校圖書館檔案是圖書館在開展各項業務活動中形成的，是反映圖書館業務活動情況和歷史發展的原始記錄，是總結經驗、制訂計劃、探索規律、進行科學決策的重要參考依據。圖書館的檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，也是圖書館工作不可分割的一部分。隨著高校的擴招，圖書館作為高校的重要機構，也在不斷的發展壯大。各高校圖書館藏書數量不斷增多，而且大學生對館內圖書利用率也不斷增加，館內借閱圖書次數快速增長，為提高高校圖書館檔案管理的效率，本文提出了一種將圖書館檔案管理的傳統模式和現代模式相結合的雙軌制管理模式，使圖書館檔案管理工作更加科學化和規范化。

一、圖書館檔案管理的傳統模式

傳統的圖書館檔案管理，是以紙質文件為物質基礎建立起的一整套完整檔案管理體系。“原始記錄性”是檔案的本質屬性，即圖書館在實際工作中展開各項活動產生的原始記錄，是伴隨圖書館事業發展而形成的客觀真實的材料。如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其他信息，而具有法律憑證的作用。

1.紙質文檔的整理和歸檔

根據不同高校學科類型和研究側重領域的不同以及圖書檔案館的層次，應建立起一套能夠體現本高校自身研究特色又同時與圖書檔案館規模相匹配的高校圖書館文件材料歸檔制度，由專門的檔案技術人員負責，將工作中所形成的各種文件材料收集齊全，整理、立卷、歸檔。

2.紙質文檔的維護和保管

首先是要保證紙質檔案的安全性和完整性，檔案管理人員應按照檔案管理的要求，做到防火、防光、防潮、防盜、防損、防蛀蟲、防丟失、防有害氣體侵蝕和防止機械磨損，以最大限度地延長檔案壽命。為了進行有效的維護保管工作，需要將圖書館檔案分為永久、長期、短期保存三種。反應圖書館主要職能活動和基本歷史面貌的，對本館和本學校健康發展及研究有長遠利用價值的檔案，應劃為永久保存；反映本館一般工作活動，在較長時間內對本館工作有參考價值的檔案劃歸為長期保存；在較短時間內對本館有參考利用價值的文件材料應劃歸為短期保存。短期保存的檔案期滿后應進行鑒定，如需延長，可繼續延長，不需要延長保管期限的應報經上級有關部門批準后再銷毀。

以上是傳統的圖書館檔案管理模式，傳統模式之所以廣泛應用于各個高校并能在檔案管理實現電子化大趨勢的氛圍中仍存在一席之地，就是因為它具有電子文檔所無法具備的“原始特征”。

二、圖書館檔案管理的現代模式

隨著科學技術的快速發展，信息化和數字化管理技術是高校圖書館檔案管理發展的主要方向和目標。利用計算機和網絡技術來輔助高校圖書館檔案管理工作已成為高校圖書館檔案管理信息化的必然趨勢。計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術、先進的設備可以大大提高圖書館檔案立卷、歸檔的工作效率，實行檔案數字化管理后，便于圖書館檔案管理人員開展檔案查找、咨詢工作，提高檔案管理工作人員的辦事效率和工作水平。另外，這樣可以提高圖書館檔案的文獻質量，進一步的開發利用圖書館檔案資源并對圖書館檔案管理機制進行創新。

進行高校圖書館檔案數字化管理的建設途徑，首先是建立開放檔案用戶目錄數據庫，在校園內網或經授權的信息因特網上供人隨意查詢。第二步是建立圖書館檔案指南資料庫，以便使那些進入數字檔案系統的檔案通過該數據庫的引導，在讀者查閱中實現自身的利用價值。第三步是建立原文影像資源庫，它與開放檔案用戶目錄數據庫結合起來，以滿足人們在網上任意途徑檢索、查詢后閱讀原文的需求。最后建立史料匯編、專題文件匯編資料庫，提高了檔案的利用效率，減少了用戶檢索時間。

圖書館檔案管理的現代模式被各高校大量采用，并成為一種主流管理模式，它提高了管理人員的工作效率，降低了工作強度，并節省了大量的人力和物力。所以，在新時期該種管理模式也成為高校科學管理建設的重要內容，不斷的替代檔案管理的傳統模式和方法。

三、雙軌制模式的建立和完善

以紙質檔案為主體的傳統模式和以計算機網絡媒介的現代模式，在檔案管理工作中是相互依存發展的。傳統模式作為檔案信息的主要存儲介質至今依然行使著歷史使命，得到檔案工作者的廣泛認同；而后者是檔案科學管理的標志。兩種模式由于其不同屬性和特點，使得兩者互相依存，相互兼容，協調發展并長期存在。所以需要建立起一種傳統和現代并行的雙軌制管理模式，消除兩者之間在管理過程中的沖突，發揮各自的優勢。

“雙軌制管理模式”是指在文件生成和運轉過程中兩者共存，這是由于受當前技術、法律的制約，很難保證電子文件安全可靠，很難保證讓社會特別是司法界承認電子文件的法律效力。還需要以傳統模式為主要檔案體系，同時建立現代檔案系統——即兩者版本文件同步隨圖書館管理流程運轉。根據傳統模式中所建立的圖書檔案的三種保管期限的檔案類型。對紙質文件和電子版文件進行不同處理手段。對于短期保存的圖書館檔案文件，兩種檔案雙雙歸檔，檔案期滿后，如果紙質檔案銷毀，則電子文件成為“資料”后集中于檔案部門和信息技術部門。對于永久性保存和長期保存的檔案文件，應形成兩種類型的兩套檔案，并嘗試實現將計算機生成的電子文件轉換成紙質文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存。總的來說，雙軌制管理模式是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的，保證傳統檔案管理模式不變的前提下，積極發揮傳統模式的不同社會屬性和功能。

檔案管理對于圖書館管理工作作用巨大，它不僅為圖書館統計分析工作奠定基礎，提出新觀點、新思路，引導圖書館服務工作重點的轉移，使圖書館的業務工作穩步有序地向前發展；同時也是圖書館人力資源建設，為館領導決策任用、選拔、培養干部及進行機構的崗位設置提供準確、翔實的依據。

所以，應根據檔案管理中傳統模式和現代模式各自的優勢和不足。形成高校圖書館檔案管理的“雙軌制管理模式”。提高圖書館檔案管理效率，滿足高校擴招和發展過程中圖書館的作用和功能。

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