淺析會計(jì)電算化下的檔案管理

摘要 隨著我國會計(jì)電算化工作的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子會計(jì)文件，這便為檔案管理工作增加了新的內(nèi)容。因此必須加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)，以適應(yīng)新時(shí)期會計(jì)電算化提出的新要求，更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞 會計(jì)電算化 會計(jì)檔案

會計(jì)電算化的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)會計(jì)檔案的內(nèi)涵和外沿均發(fā)生了變化，對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)才能管理好會計(jì)檔案；同時(shí)管理好電算化檔案，才能充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)在單位經(jīng)營管理中的作用。

一、電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)

電算化會計(jì)檔案，是指存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)會計(jì)檔案相比，電算化會計(jì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）內(nèi)涵廣泛。其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案，還包括會計(jì)電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。

（二）保存時(shí)間較短，對存儲環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質(zhì)的則能達(dá)到上百年甚至千年。其影響條件主要包括：溫濕度的影響、光和空氣的影響、灰塵的影響、磁場和機(jī)械振動(dòng)的影響等。

（三）電算化會計(jì)檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作會計(jì)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。

（四）電算化會計(jì)檔案較傳統(tǒng)會計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中一經(jīng)被改動(dòng)，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。

（五）對軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質(zhì)上的會計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。會計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。

二、當(dāng)前企事業(yè)單位會計(jì)檔案管理存在的問題

（一）會計(jì)檔案管理法規(guī)不完善

有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計(jì)檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

（二）網(wǎng)絡(luò)的安全隱患

首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能也非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會計(jì)系統(tǒng)只有在會計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，會計(jì)軟件對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計(jì)軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會計(jì)軟件處理功能陷阱，或會計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。

（三）從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會計(jì)檔案管理自動(dòng)化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會計(jì)檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業(yè)知識，電子檔案管理意識薄弱，導(dǎo)致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會計(jì)資料備份到外存儲器中保存，或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查，造成會計(jì)資料的假備份，出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會計(jì)資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

四、建議和措施

針對會計(jì)電算化檔案管理存在的這些問題，可以采用下面幾項(xiàng)措施進(jìn)行解決：

（一）要建立和健全會計(jì)電算化檔案管理的制度體系，最基本的就是國家要制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會計(jì)電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制，在方法上指導(dǎo)各單位的會計(jì)電算化檔案管理工作，這是做好會計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國家檔案局的《會計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為，目前企業(yè)可根據(jù)財(cái)政部的《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章，建立和健全一系列具體的、具有可操作性的會計(jì)電算化檔案的管理制度體系，企業(yè)可根據(jù)相關(guān)規(guī)章的要求，制定適合本企業(yè)檔案管理要求的細(xì)化條例，保證會計(jì)電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務(wù)。

（二）加強(qiáng)對會計(jì)人員和會計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，組織企業(yè)內(nèi)部會計(jì)人員和會計(jì)檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》等法律法規(guī)，以加強(qiáng)對會計(jì)電算化檔案的安全管理意識和檔案管理水平，另外，會計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對會計(jì)檔案管理人員提出新的更高的要求，會計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是會計(jì)電算化檔案科學(xué)管理的關(guān)鍵，為了適應(yīng)新形勢下會計(jì)電算化檔案管理工作的需要，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重會計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，以最終實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化檔案的科學(xué)管理。

（三）注意電子計(jì)機(jī)的軟件和硬件升級、維護(hù)，對于企業(yè)使用的會計(jì)軟件，要多與產(chǎn)品設(shè)計(jì)廠商保持密切聯(lián)系，及時(shí)進(jìn)行軟件升級，對于一些存在的可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)消失的軟件和系統(tǒng)漏洞要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)。對于計(jì)算機(jī)的硬件，則要及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，比如對硬盤容量進(jìn)行升級等工作。同時(shí)還要適當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作，切實(shí)有效地保障計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全。如使用殺毒軟件、防火墻等措施。從而保證會計(jì)檔案的儲存安全。

（四）做好電算化會計(jì)檔案規(guī)范化管理，使用科學(xué)的管理辦法和利用電子計(jì)算機(jī)的優(yōu)越性。具體辦法有：把一定會計(jì)期間計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計(jì)數(shù)據(jù)備份存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的聯(lián)系；財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)和資料恢復(fù)；對于會計(jì)電算化檔案還需進(jìn)行備份，對于備份文件應(yīng)進(jìn)行定期的更新；在保存?zhèn)浞蓦娮訖n案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮，防塵等，對采用磁性介質(zhì)保存的備份檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。

總之，企事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門要依據(jù)會計(jì)檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)會計(jì)檔案工作，制定切實(shí)可行的會計(jì)檔案管理制度，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子會計(jì)檔案信息優(yōu)勢，提高會計(jì)檔案利用效率，更好地為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供服務(wù)。

（作者單位：山西省運(yùn)城市財(cái)經(jīng)學(xué)校）

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