淺談如何加強學校計生檔案的科學管理

摘 要：電子化已廣泛走進各行各業，對計生檔案的科學管理也離不開電腦的正確操作與運用。計生檔案從原來單一的手工操作到現在微機錄入，實現了工作效率的大幅度提高。本文從一個計生工作者的角度，探討運用檔案加強計生工作的重要性和必要性，并為工作中的運用進行有益的探索。

關鍵詞：計生檔案 科學管理 學校

中圖分類號：G47文獻標識碼：A文章編號：1673-9795（2012）09（b）-0215-01

計生工作是一項國策。在國家當前的計生政策沒有改變之前，計生工作只能加強，不能松懈。少數專家、教授躲在書齋里進行的所謂“研究成果”，比如實施二胎、多胎政策的全面放開等，只會在一定程度上造成某些居民的模糊認識，也同時給計生工作者造成了工作上的被動，這就要求政府繼續加大計生政策的宣傳力度；同時，對計生檔案更要加強管理，完善計生工作程序，使計生檔案達到科學建檔，合理運用，長久有效。計生檔案，牽扯面廣，差不多涉及到每個家庭，加強計生檔案的管理，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，面對突發問題與遺留問題，都有重要的借鑒作用。

學校的計生檔案管理工作，也與鄉鎮以上政府計生管理部門同樣經歷了由手工建檔到辦公自動化管理的過程，由原來的一直手工卡片為主的育齡夫婦記錄薄，逐步到手工檔案與微機管理并重，再到今天的基本實現全覆蓋的電腦化自動化管理。今天，有的居委會每月的計生報表也實現了網上報表。但同時，紙質檔案的重要性也不言而喻，手工檔案、紙質檔案與電子檔案的互相結合才是計生檔案管理的正確之路。

1 明確學校計生工作的重要性和計生工作、學校計生檔案的特點

計生工作是一項重要工作，往往上級部門在下屬單位班子的考核上實行的是“一票否決制”，即當計生工作中出現了超生、搶生、偷生等一切違反計生工作的現象時，對單位領導要追究行政責任。所以，作為事業單位的學校在計生工作上一般來講抓得緊，以確保在計生工作中不出現任何問題。各類學校（含中小學、各類高校）由于其所處的工作環境和校園本身所獨有的封閉性特點，校園內居委會的工作性質相對規范與獨成一體。在計生工作上也易于管理。其管理的育齡婦女多為學校的女教師、女職工，或一些家屬子女。如此，學校的計生檔案工作相對來講易于建檔、易于查閱、易于補充與完善，易于被人口、公安、醫療、保險等多方面部門所使用。2011年，濰坊護理職業學院對所轄居委會所有家庭成員的的檔案進行了統一建檔，并協助街道辦事處人員完成了入戶調查，完成了有關電子檔案的錄入任務。

2 明確計生電子檔案中的內容，做到電子檔案與傳統的紙質檔案并重

針對育齡婦女為主的計生檔案，主要由以下要素構成：育齡婦女的姓名、公民身份證號碼、出生日期、民族、婚姻狀況、初婚日期、婚姻變更日期、進入系統日期、進入系統原因、退出系統日期、退出系統原因等。

育齡婦女丈夫的要素有：

姓名、工作單位、公民身份號碼、出生日期、民族、婚姻狀況、避孕狀況、避孕開始日期。

其他要素：

家庭現有男孩數、現有女孩數、領獨生子女父母光榮證日期、電話號碼、所在居委會。

在計生電子檔案建立的同時，要做好紙質檔案的收集與管理。結婚證的復印件、計劃生育服務手冊的復印件、獨生子女證的復印件、實施避孕的措施證明等都作為入檔的內容。確保檔案的及時性、完整性、安全性，是計生檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。

3 對計生檔案實施動態管理，不斷充實完善，做到管理與使用并重

檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔時工作任務重，管檔時同樣繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。

注重在管理的同時，要注重查閱與使用檔案。這就要求計生人員要有較高的業務素質與高度的責任感，時時將計生國策牢記在心，堅持常抓不懈，緊而不松的原則，定期深入所轄居委會的家庭中，及時了解有關信息，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔、存檔都要做到規范管理，統一標準。在具體工作中做到分片包干，建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通聯系，以取得準確的第一手計生狀況資料。建立收集整理建檔卡的時間制度，確保當日的資料不漏收，月報統計無誤，做到上報及時，統計準確。對一些特殊原因漏報的人員和項目，要及時采取彌補措施，并向街道計生部門作出書面的說明。

4 加強法律意識，自覺做一名合格的計生管理人員

計生管理人員，平時工作任務重，壓力大，在檔案管理上易流于重具體的行政管理，輕計生檔案的管理與使用。個別檔案管理人員法律意識不強，出現個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，有的甚至違規為不符合生育二胎的人員發放準生證，造成了嚴重的后果。這就要求計生管理人員必須保持清醒的頭腦、明察暗訪、真抓實干，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的嚴肅性、純潔性，做到科學入檔、準確存檔、完整續檔、安全管檔、正確用檔。

計生檔案的管理工作，需要不斷探索與實踐。要做到電子檔案與紙質檔案并重，切實發揮出在計生工作中的作用，更需要每一名計生工作者努力實踐，把檔案管理與日常工作有機地結合起來，切實發揮出檔案在計生管理中的作用，還有很多的工作要做。

參考文獻

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