試談提高檔案管理科學化對策

曾波

摘 要：本文針對提高檔案管理科學化對策論題，分析了檔案管理工作現狀；闡明了檔案管理科學化的意義；論述了提高檔案管理科學化對策。

關鍵詞：檔案管理；現狀；科學化；意義；對策

檔案管理是一門不斷發展的系統管理工程，如果檔案管理不能跟隨科技的發展與社會進步的步伐一同發展的話，就面臨對相關的工作造成障礙的后果。現階段，我國正處于市場經濟與經濟全球化快速發展的時期。在這種新形勢下，需要對檔案管理工作進行一定的改進，具體體現在要根據全新的管理理念與科學的管理方法對檔案管理工作的整個工程進行系統化地劃分，以保證檔案管理工作可以滿足形勢發展的需要。

一、檔案管理工作現狀

目前檔案管理工作中存在一些問題，這些問題主要集中在相關工作人員與領導與檔案管理工作的重視程度不夠，相關檔案管理人員素質較低，部分單位檔案管理手段比較落后等這幾個方面。 由于相關人員的檔案管理意識的模糊，很多相關檔案資料上交的拖沓與不及時，從而造成單位新檔案管理內容和管理方式。檔案文件材料未能及時清理歸檔，其中重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，根本沒把檔案工作放在與單位其他工作同等位置，視檔案管理這項工作可有可無。

二、檔案管理科學化的意義

檔案作為一種信息資源，是對單位發展、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門都應該充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案作為一種信息資源，是對單位發展、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有非常重要作用。

（一）提高檔案管理科學化水平有利于進一步完善、剖析單位歷史原貌與發展進程，是實現上述目標的有效途徑。同時，檔案管理在建設和發展經濟、意識形態層面也有著不可替代的巨大作用。

（二）順應信息化發展趨勢。在信息化時代的背景下，傳統檔案管理方式工作強度大、工作繁瑣的缺點日益明顯，給查找檔案帶來一定的困難。在現代網絡技術發達的環境下，將高新技術利用到檔案管理中來，并把這種新型檔案管理方法付諸實踐，能夠使檔案管理的科學化水平得以提升，并在實際工作中得到廣泛應用。

（三）利于檔案管理人員素質的提升。提高檔案管理科學化水平就意味著對管理人才的相關素質加以培訓與提升，也是促進檔案事業健康發展的必要前提。

（四）加強檔案科學化管理，維護檔案的完整與安全、方便利用，就必須加強管理意識，確立管理方向。如依據檔案法的相關規定，制定《檔案管理制度》和各項檔案管理細則，從入檔、歸檔、檔案管理、利用等各個方面嚴格落實管理責任，并培養檔案管理人員的責任意識，牢記檔案管理的重要性。根據檔案管理的性質和要求，嚴格落實檔案保密規定，禁止私自外借，嚴禁泄露檔案內容。牢固樹立檔案管理服務于單位工作的意識，加大檔案管理基礎設備投入，人員投入，為單位的其他人員充分利用檔案資料創造良好的服務內容和服務環境。要求檔案管理人員充分利用檔案資料，發揮檔案資料的宣傳價值和信息價值。通過選編，統計數據檔案資料匯編等形式，發揮檔案本身的價值，從而把“死檔案”變成“活資料”。

三、提高檔案管理科學化對策

檔案管理科學化水平的提升，不僅可以有效增強檔案部門的實際工作效率，而且對于部門機構的經營管理水平提高有著積極的促進作用。

（一）積極完善和宣傳檔案法律法規。首先是檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各單位應堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。其次是機關單位自身層面，要構建科學化檔案管理機制。只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，要做到科學利用信息化手段。

（二）提高管理人員的素質。從檔案管理的工作特點來看，其工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。因此，加快專業檔案管理人才的培養，也是實現檔案管理科學化的重要方法之一。這就要求檔案工作人員除了在本單位檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，還應著重做好相關單位檔案的編目、檢索、編研等工作，編制較適用的單位檢索工具，建立健全檢索體系等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足單位檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對單位檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的相關檔案。

（三）提高檔案的信息化，以待檔案管理的科學化。檔案管理的信息化可以使得檔案工作能夠更具科學化的主要手段，能夠更好將檔案事業具備科學現代化水平。檔案管理應當加大投入，將檔案管理的基本設施提升，使得檔案管理載體具有多樣化。合理的運用現代化的技術手段完善電子檔案，健全完善電子檔案室。并且采用現代化的通訊手段將檔案資源能夠實現網絡化，使得檔案管理更具備科學化水平。

提高檔案管理科學化是新時期檔案工作面臨的新機遇和新挑戰，是順應信息化迅速發展的必然趨勢，也是檔案管理朝規范化、制度化、標準化方向發展的重要途徑，更是推進經濟社會不斷發展的有力保障。

參考文獻：

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