淺議民政檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。不少檔案人員的檔案意識(shí)薄弱，檔案知識(shí)和檔案法律法規(guī)缺乏，輕檔案重業(yè)務(wù)的思想根深蒂固，更有少數(shù)人員片面地認(rèn)為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺、行文不規(guī)范及“三色筆”等現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重影響了檔案的保存壽命。

（二）檔案資料收集不全。檔案管理中，相關(guān)業(yè)務(wù)科室和事業(yè)單位各自為陣的現(xiàn)象普遍存在，致使辦公室在收集和整理檔案材料時(shí)，往往收不齊，收不到，一些有價(jià)值的必須歸檔的資料被遺漏，給民政檔案工作造成了較大的損失。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)不精。近年來(lái)，民政部門(mén)雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實(shí)際工作中這些制度的作用沒(méi)有很好地發(fā)揮出來(lái)，近似“名存實(shí)亡”。究其原因，主要有兩個(gè)方面：一是多數(shù)檔案人員未接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案開(kāi)發(fā)建設(shè)的基本知識(shí)；二是相關(guān)業(yè)務(wù)科室和事業(yè)單位的檔案人員認(rèn)為，只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡(jiǎn)單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。

（四）檔案利用效率不高。民政工作的特點(diǎn)決定了民政部門(mén)形成的檔案不僅種類多、數(shù)量大，專業(yè)性強(qiáng)、管理復(fù)雜，而且有些檔案需要直接為社會(huì)提供利用，為廣大民政對(duì)象服務(wù)。民政部門(mén)雖然在地方檔案部門(mén)的指導(dǎo)下積極開(kāi)展了檔案利用工作，但因檔案存在缺、漏現(xiàn)象，顯得“只可遠(yuǎn)觀而不可細(xì)瞧”。總的看來(lái)，民政檔案在收養(yǎng)、優(yōu)待撫恤、復(fù)退軍人接收安置、婚姻登記、續(xù)寫(xiě)民政志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）加強(qiáng)法規(guī)宣傳，強(qiáng)化檔案意識(shí)，注重資料收集的系統(tǒng)化。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重要性、現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，使廣大領(lǐng)導(dǎo)干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高他們參與檔案管理工作的主動(dòng)性、積極性、自覺(jué)性，督促各科室主動(dòng)上交歸檔資料，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，要?jiǎng)訂T和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對(duì)日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對(duì)不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)，注重服務(wù)本領(lǐng)的現(xiàn)代化。檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)、內(nèi)容的不斷豐富、載體形式的多樣化、管理手段的現(xiàn)代化，都對(duì)檔案人員的科學(xué)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平及現(xiàn)代化設(shè)備操作技能等方面提出了更高的要求。因此，民政部門(mén)要從檔案事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃著眼，努力建設(shè)一支適應(yīng)時(shí)代要求的高素質(zhì)的民政檔案隊(duì)伍。一要通過(guò)各種培訓(xùn)方式，加強(qiáng)民政歷史、民政實(shí)踐、民政理論的學(xué)習(xí)，突出檔案管理的針對(duì)性和超前性。二要開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流，提高檔案人員信息化管理的知識(shí)水平和操作技能，提高工作效率。三要從政治、生活、工作等方面關(guān)心支持檔案人員，幫助他們解決一些實(shí)際困難，不斷提高檔案人員的積極性和主動(dòng)性、確保檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）加強(qiáng)建章立制，強(qiáng)化貫徹落實(shí)，注重檔案管理的規(guī)范化。要深入貫徹實(shí)施《檔案法》，完善檔案管理的規(guī)章制度，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度和保密制度，狠抓落實(shí)，使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。同時(shí)，也要把檔案管理工作與其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作放在同等重要的地位，將其納入民政工作目標(biāo)考核項(xiàng)目中去，讓檔案事業(yè)與民政業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案利用，強(qiáng)化服務(wù)民生，注重檔案編研的科學(xué)化。檔案工作的最終目的是為了提供利用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。民政部門(mén)要著眼于人民群眾關(guān)心、關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，積極開(kāi)展檔案編研工作，特別是要加強(qiáng)對(duì)婚姻登記管理、城鄉(xiāng)居民最低生活保障、行政區(qū)劃調(diào)整、地名數(shù)據(jù)、優(yōu)待撫恤等方面的原始檔案資料的管理，加快檔案信息開(kāi)發(fā)利用的步伐，使民生檔案的利用走向深入。

民政檔案管理作為民政工作一個(gè)不可或缺的組成部分，應(yīng)發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，隨著民政業(yè)務(wù)工作的發(fā)展而不斷延伸服務(wù)領(lǐng)域，做到民政業(yè)務(wù)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。要緊緊圍繞民政工作發(fā)展的需要，積極為民政中心工作服務(wù)，規(guī)范民政業(yè)務(wù)工作中形成文件的歸檔范圍和集中保管等各種行為，為當(dāng)前及今后在領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)研究和大眾服務(wù)方面提供依據(jù)。

（作者單位：青島市城陽(yáng)區(qū)民政局）