“費用控制管理系統”設計與實現

【摘要】目的：通過系統開發和使用解決企業對費用統計、核算和控制的問題。方法：采用VFP6.0作為開發工具，功能模塊包括費用管理、匯總查詢、報表等。結果：通過軟件開發，達到設計要求。結論：系統經過使用，減輕工作強度，提高工作效率，對費用起到管理和控制作用。

【關鍵詞】費用控制；功能模塊；數據庫設計

【中圖分類號】P208 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0109-02

1.引言

費用控制是企業降低成本的有效手段之一，如何利用信息技術對費用進行管理和控制，是企業急需解決的問題。筆者所在公司的財務部門監管著公司內部總體費用核算工作，公司各部門各項費用的支出都要經過財務部門審核，并與該部門的計劃費用核對，超過部分將不予報銷。因此需要開發一套管理系統，解決人工費用核算和統計效率低的問題，同時能為公司各項費用測算及時提供有效信息。

2.軟件需求

2.1 基礎數據要求：費用類別分綜合費用、管理費用、銷售費用，涉及內容有：時間、部門、計劃額、發生額、差額等。

2.2 功能要求：將費用分為計劃費用、追加費用和發生費用三種，對每項費用的管理都設有錄入、修改、刪除、查詢、打印功能。并對數據處理的常規操作設有必要的校驗功能。計劃費用按季度分月錄入，追加費用按批準日期錄入，發生費用按發生時間、單位、費用名稱、實際發生額錄入，在錄入時如果發生額超出計劃額和追加額，軟件提示預警。

2.3 數據檢索及輸出要求：按時間段、部門、費用項目任意進行統計和匯總查詢，并可瀏覽、打印輸出。

2.4 報表要求：可打印某一單位所有項目、所有單位同一項目、所有單位所有項目的發生額、計劃額、追加額和差額。

3.系統設計

3.1 系統設計原則

功能完善和實用的原則：最大限度的滿足財務部們實際工作需要，把滿足業務管理需求做為首先考慮因素。軟件的設計要可操作性強，操作界面簡單易用。

要具有先進的技術和可擴充性：采用當今國內外成熟的和相對先進的計算機軟硬件技術，使“費用控制管理系統”在軟硬件上最大限度地適應今后的技術變化和業務發展變化的需要。軟件采用模塊化設計原則，各模塊獨立性強。在新技術成熟或新要求提出時，本系統的數據能隨時提供給其他系統，以便升級或擴充功能。

安全和保密原則：費用信息涉及一個公司的整體費用使用情況，因此系統設計時，通過相應的認證手段，確認合法用戶，依靠設置密碼等手段，實現數據保密性要求。

可靠性原則：由于公司費用的數據量較大，因此設有相應的數據備份、數據恢復措施，確保數據的安全。

3.2 系統開發工具選擇和運行環境

Microsoft Visual FoxPro 6.0關系數據庫系統是新一代小型數據庫管理系統的杰出代表，它以強大的性能、完整而又豐富的工具、極高的處理速度、友好的界面以及完備的兼容性等特點，備受廣大用戶的歡迎。Visual FoxPro 6.0的功能很強大，但是對整個開發環境的要求卻不是很高，普通的電腦一般都能夠運行它。考慮到最終用戶為單機版使用，因此選擇VFP6.0作為開發工具。

運行環境：WinXP操作系統。計算機配置要求：CPU P42.0以上，內存：2G以上，硬盤：60G以上。

3.3 系統模塊與功能設計

（1）系統模塊設計

按照軟件需求，經過調研與分析將功能模塊分為：費用管理、匯總查詢、報表、字典管理、系統維護、年度初始化六大模塊。其中費用管理下設計劃費用、追加費用、發生費用錄入表單，匯總查詢下設計劃費用總額查詢、實際與計劃差額查詢，報表分為全部項目報表、可選項目報表，系統維護下設系統使用說明、用戶管理、數據備份、數據恢復。

（2）各模塊功能設計

·主界面登錄模塊：登錄時選擇年度，對用戶和密碼進行確認，非系統用戶不得進入，在退出系統時，提示用戶做數據備份。

·費用管理模塊：分為計劃費用、追加費用、發生費用三部分。

計劃費用表單：計劃費用按季度分月錄入，主要功能有：增加、修改、刪除、查詢、打印。

追加費用表單：追加費用按追加日期錄入，主要功能有：增加、修改、刪除、查詢、打印。

發生費用表單：發生費用隨時錄入，在錄入時如果發生額超出計劃額和追加額，軟件提示預警，提示財務人員費用超額。主要功能有：增加、修改、刪除、查詢、打印。

·匯總查詢模塊：匯總查詢模塊分為計劃費用總額查詢、實際、計劃差額查詢二部分。

計劃費用總額查詢：查詢條件：時間段、部門、項目。顯示內容：項目、部門、計劃額、追加計劃額、總計劃額。可查詢、瀏覽、打印。

實際、計劃差額查詢：查詢條件：時間段、部門、項目。顯示內容：項目、部門、實際發生額、計劃額、追加計劃額、總計劃額、差額。可查詢、瀏覽、打印。

·報表模塊：報表模塊分為全部項目報表、可選項目報表兩種方式。

全部項目報表：可按月份對項目分類中的“管理費用”、“綜合費用”、“銷售費用”，報表分類中的“明細表”、“項目匯總表”、“部門匯總表”進行選擇后查詢，結果顯示有“項目代碼”、“項目名稱”、“實際發生額”、“計劃額”、“追加計劃額”、“總計劃額”、“實際計劃差額”，可打印、可輸出成EXCEL。

可選項目報表：可按月份對項目分類中的“管理費用”、“綜合費用”、“銷售費用”費用中任選一種或多種費用明細項進行查詢，結果顯示有“部門代碼”、“部門名稱”、“項目代碼”、“項目名稱”、“實際發生額”、“計劃額”、“追加計劃額”、“總計劃額”、“實際計劃差額”，可打印、可輸出成EXCEL。

·字典管理模塊：字典中對部門代碼、項目代碼、項目分類進行管理，主要功能有：增加、修改、刪除。部門代碼有部門代碼、部門名稱。項目代碼有費用代碼、費用名稱。項目分類有項目代碼、項目名稱。

·系統維護模塊：數據備份模塊：可單獨備份系統數據，也實現在系統退出時提示進行數據備份。

系統使用說明：系統使用注意事項。數據恢復模塊：把備份的數據恢復到系統中。用戶管理：用戶增加、刪除、修改密碼等。

·年度初始化模塊：建立新年度數據表。

根據年度數據量大小，為了提高數據檢索速度，將計劃費用、發生費用、追加費用設計的數據表按年度進行管理。

4.系統功能特點

整個系統采用模塊化設計原則，操作界面直觀、明了，各模塊獨立性強，便于系統功能的各種組合和修改，又便于將來未參與開發的技術維護人員補充、維護。在各模塊數據錄入時都設有數據校驗功能，提示出錯信息后，要求用戶按要求重新錄入。在刪除、修改數據時有再確認提示功能，提醒用戶注意。在數據備份時增設自動備份、手工備份和退出時自動提示是否備份等功能。

5.結束語

“費用控制管理系統”的使用，減輕了財務人員的勞動強度，提高了工作效率，使財務人員能及時掌握各部門、各項費用的使用情況，掌握公司總體費用執行情況，對各部門的費用使用起到嚴格把關、嚴格審核、嚴格控制的作用。

參考文獻

[1]廖彬山，高鳳明.Visual Foxpro 6.0職業技能培訓教程.北京希望電子出版社，2002

[2]陶宏才.數據庫原理及設計（第2版）.清華大學出版社，2007