淺談文件與檔案一體化管理

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0250-01

隨著辦公自動化管理在辦公領域的普遍應用，政府機關和社會各行業都在逐步實行“文檔一體化管理”，以提高工作效率，加快辦公現代化的進程，實現全面、科學的“文件連續體”檔案全程管理。

文件、檔案及其相互關系

盡管各國基于不同的需要和角度對“文件”定義的表述不盡相同，但還是呈現出明顯的共性。文件有狹義和廣義兩種類型。狹義的文件是專指公共文件，即僅僅由“政府部門”或“公共機構”形成的文件，廣義的文件則是指一切公私文件。20世紀70年代中期以來，西方國家對文件的認識開始傾向于廣義化文件定義，對文件的界定從專指型轉向泛指型。我國在20世紀80年代后期也提出泛指型的文件定義。即文件是組織或個人在社會活動中，為了相互聯系、記載事物、處理事物、表達意志和交流情況而制作的又構成該項活動組成部分的記錄材料。

而“檔案”是人們在長期的社會實踐中逐漸形成的概念。盡管西方國家在檔案定義表述上千差萬別，但是定義的共性也是顯而易見的，即：多以文件定義作為基礎，通常選擇“文件”作為檔案定義的屬概念。而我國的檔案定義一直是檔案界的問題之一，爭議的焦點主要集中在對檔案定義的屬概念存在不同選擇。80年代后給檔案下的定義是“機關”、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、及其它各種方式和載體的文件材料。它的主體是黨政機關，因為黨政機關處于領導和指導地位，其所形成的檔案的價值也相對重要一些，無論過去、現在、還是將來，黨政機關的檔案都將是檔案館館藏的主要來源。但人類社會是一個復雜的系統，作為這系統的每一個組成部分，都通過行使自己的職能從而維護整個系統的運轉，少了任何一個組織部分，這個系統都是不完善的。推而言之，少了任何一類組織的檔案，這個社會的歷史都可能是片面的，因此，檔案應從黨政機關擴展到事業單位、再擴展到企業、其他社會組織。涉及公民個人檔案（也就是人事檔案），是檔案的主體。“檔案界”普遍認為文件是特定形成者在社會活動中逐漸產生的，其形成狀態是分散和零亂的，而檔案是經過分類、立卷、歸檔而構成一定系統并集中保存起來的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有內在聯系的文件整體。文件經過單位文書的處理后，可轉化為檔案，其中的精華部分是“領導批示”，具有永久保存的價值。此外，文件紙張的質量好壞也決定了文件的質量，文件紙質最好是“種毛纖維”，其纖維素最純、最多，一般可達90%以上。文件的質量好壞又直接決定著檔案的質量，文件管理的好壞也直接決定著檔案管理的優劣，反之，檔案管理作為文件管理的延伸和發展形式，在文件管理中繼續發揮著重要作用。

文檔一體化的概念

所謂文檔一體化，就是利用計算機技術的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文書與檔案數據資源的最佳管理和利用效果。“文件、檔案一體化管理”的理論依據是文件生命周期理論，該理論認為，文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。

目前國內外學者對文件生命周期理論的階段劃分還沒有統一的認識或劃分標準。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的為四個階段劃分法，即制作階段、現行使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整、動態、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案，并采取非統一的標準和方法進行管理，使文件運動的不同階段相對獨立，因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化，即將文件和檔案揉合在一起。從本質上看四個階段都是文件，只是其價值、特點、存放地址不同，因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。依據文件生命周期理論，文件運動的不同階段需要不同的管理方式和保管場所，其中暫時保存階段的文件尤為特殊，這一階段的文件要經受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值，因此需要一個過渡性的中間機構（檔案室）來專門對其進行整理、保管和利用。文檔一體化就是把文件的形成、運轉、處理和管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目和利用等環節有機地聯系在一起，從而使文件到檔案的全過程都得到有效控制，再按照各階段統一的規范和標準，組織成一個科學的大系統，從整體相互聯系的角度對若干系統進行處理和統籌安排，盡量消除或減少重復工作，以取得系統的最優化，求得系統的最高效率。

文檔一體化的實現

1、以“OA”為基礎

在OA辦公系統平臺中，文件承辦完后，通過一個數據接口，將需歸檔的文件材料自動轉入檔案管理系統中，實行文件和檔案一體化管理。福建科易檔案管理系統是一個功能完善，操作簡單，兼容性和安全保密性強的檔案管理系統，對硬件設備要求相對較低，具有管理實體文件、檔案目錄和電子文件、檔案原文的雙重功能，能根據單位的自身職能特點和專業信息要求制定數據標準和規范，并隨著業務處理平臺的變化而改變工作方法，提高工作效率。各科室可以通過本單位局域網，對本單位的文件及檔案資料進行查詢利用，充分借助OA辦公系統平臺的基礎，實現文件數據庫和檔案數據庫的信息資源共享，提供給各級領導及業務人員利用，并從系統的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，以期發揮各自及總體最大效能，從而提高各類機構管理效能。該系統還可以統一管理檔案原文和檔案目錄著錄項目，著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期及收發文日期等。這就為檔案室在今后管理工作中不再重復著錄奠定了基礎。同時，還可以省略收文登記手工操作，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化和查找利用標準化，檔案室也就擺脫了繁瑣立卷任務。

2、對文書工作的要求

抓文件登記管理，根據多年的工作實踐體會，我們在年終就著手擬訂下年度文書立卷類目，以不同問題內容，按問題一年度分類法來分類，并隨著問題變化對立卷類目作相應的調整或補充并按文件的形成規律，保持文件之間歷史聯系的原則，首先登記范圍要明確，凡是本單位發文和內部使用的文件要登記，上級機關來文，不相隸屬單位相互發文和下級保送文件中，凡需貫徹執行、辦理答復或有一定查考價值均需登記。因為收文登記是文書檔案管理的關口，只有做好登記工作，才能掌握文件的來龍去脈，使文件管理者做好心中有數，為年度立卷工作打下良好基礎。

3、設備與軟件的投入

目前，全省檔案管理軟件采用福建省檔案局推廣的福建科易檔案管理系統，但在使用科易單機版軟件時期OA辦公系統對接存在較多問題，究其原因是在進行數據轉入時，數據流量較大，對網絡需求較高，同時，如果各部門要利用檔案資料也不方便。所以檔案管理系統與自動化辦公系統相統一是文檔一體化管理的前提，也是檔案管理自動化、信息化、規范化和科學化的基礎。因此，必須加大設備與軟件的投入，如建立OA辦公系統和福建科易檔案管理系統網絡版軟件的無縫銜接，需購置容量大、速度快的計算機和高速批量掃描儀等。

加快檔案信息資源的開發和利用，是社會需要和形勢所需，同時，也是一項專業性和技術陛很強的系統工程。通過開發利用，發揮檔案價值潛能，才能使文檔一體化管理順著信息時代的步伐前進。

總之，增強對文檔一體化管理的認識，才能使檔案管理適應新時期要求。只有將文檔一體化的理念深深植入新的文檔一體化管理工作中，才能把文件管理和檔案管理整合為一個系統，進行前編控制和全程管理，以適應信息時代的要求并積極推進信息化建設。