檔案信息化過程中的主要問題及應對措施分析

【摘要】隨著科學技術的進步，各項經營管理領域都引進了信息化的先進手段，實現檔案的信息化管理也逐漸成為人們關注的話題，本文分析一下檔案信息化管理過程中出現的主要問題，并提出一些有效的應對措施。

【關鍵詞】檔案；信息化；問題；應對措施

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0267-02

檔案信息化，就是把先進的計算機和網絡手段引進檔案管理工作中，對檔案資源進行處置、管理和使用，實現檔案資源的規范化、程序化，以為社會的發展提供基本服務。

一、我國檔案信息化過程中存在的問題

1、檔案信息化管理隊伍整體素質落后

檔案信息化管理作為一種創新型的工作，想要得以順利的落實必須要具備一定的創新思想，而現在很多檔案管理人員由于一直使用傳統的管理辦法，不愿意接受新的思路、新的方法，有些甚至產生抵觸心理，以至于專家和管理者在管理理念上難以達成共識，無法展開有效的溝通。而檔案信息化建設需要的是懂管理、懂業務、懂技術、會創新的復合型人才，這些不愿意接受改變和更新的管理者嚴重的影響了整個管理隊伍的前進和發展，使很多單位建立的網絡、購置的軟件都成為了擺設，不僅為單位帶來了浪費，更重要的是制約了檔案信息化的進程。

2、檔案信息化管理的資金支持不足

有些單位沒有提高對檔案信息化管理的重視，這些單位的管理者不愿意為檔案信息化工作投入大量的資金，這主要是由檔案工作的自身性質決定的，檔案工作能為單位持續、健康的發展保駕護航，但卻不能為單位帶來直接、可觀的經濟效益，而很多經營管理者只看重眼前的利益，沒有考慮到單位長遠的經營計劃，所以常將檔案管理工作放在可有可無的位置，更不用說投入資金了。當然，檔案管理人員缺乏創新精神、不主動爭取也是檔案信息化管理資金缺乏的重要原因，檔案信息化管理工作在得不到足夠資金的支持下，根本沒有辦法開展。

3、計算機技術的開發利用相對滯后

現代的檔案信息化管理是指利用計算機技術規范化操作檔案的整理、立卷、移交、歸檔、庫房管理等各個環節，但在實際工作中，由于檔案管理者的水平有限，他們對計算機的使用只局限在存儲檔案的目錄數據，計算機的收集、組織、編研等功能并沒有得到充分發揮，致使檔案信息化管理沒有達到程序化及流程化的要求，計算機和網絡資源的開發利用相對滯后，減慢了檔案信息化管理的進程。

4、檔案信息化管理缺乏系統的規劃

很多單位還沒有把檔案信息化管理納入單位的全局規劃，更沒有完善的檔案信息化管理體系及制度，單位內部常出現各自為政、各取所需的局面，導致檔案信息化管理不能有序、協調的發展，常常出現諸多漏洞。

二、促進檔案信息化管理進程的有效措施

1、加強檔案管理人員隊伍的整體建設

任何工作的有效落實都離不開人力資源的支持，因此，單位應該重視檔案管理人員的素質培養，不斷加強人才隊伍關于信息技術軟硬件知識的培訓以及網絡系統建設技能的再教育，并積極引進計算機專業人員，加大檔案信息化的宣傳，使所有檔案管理人員意識到檔案信息化的重要意義，使他們從心底里接受檔案信息化建設工作，并為此而努力、創新，力爭培養出具有高素質、高技能、高水平的檔案管理隊伍。

2、推進檔案信息產業化的快速發展

隨著我國科學技術的發展、經濟水平的不斷提高，市場上對文化產業及信息服務的需求勢必會隨之增高，因此，推進檔案信息產業化的發展，不僅滿足了社會發展對信息文化的需要，而且很大程度上的解決了檔案信息化管理資金缺乏的問題。檔案信息產業化的持續發展，提升了檔案的價值，使檔案信息逐漸實現知識化、社會化、資源共享化。檔案信息產業化發展工作可以按照我國檔案法的指導思想，為社會提供具有利用價值的檔案，然后按照國家檔案局及國務院價格管理部門的規定收取適當的費用，這就是檔案信息產業化的發展策略。例如，對一些企業、單位、社會機構有針對性的提供一些有償的可開放信息，實現信息資源的經濟化；利用先進的科學技術將一些珍貴、稀有的歷史檔案仿真制作，開展社會化的有償服務等等。

3、按照客戶需求規劃檔案信息化的方向

實現檔案信息化進程的快速發展，不僅僅是通過加強信息技術的使用、開發，關鍵是要制定一個系統的信息化管理規劃。而檔案信息化前進的道路上應該以客戶的實際需求為導向，確定信息化建設的主要內容，也就是需求決定市場。例如，在廣泛應用網絡手段辦公的條件下，大家對文檔一體化的需求會增加；隨著政府各項工作壓力的增大，政府的各項管理工作也正朝著科學化、規范化的方向發展，政府為保證各項決策的準確、高效，就會對檔案信息的輔助功能提出需要等等。所有的檔案管理部門必須按照實際客戶的需求來確定檔案信息化的建設目標，才能保證信息化工作的有序發展。

4、最大程度的實現檔案資源的有效利用

隨著信息社會的不斷發展，檔案信息的價值將會越來越大，檔案信息是信息社會的重要資源，檔案資源的有效開發和利用將極大的促進信息社會的發展，因此，檔案部門要采取各種有效的措施，最大程度的實現檔案資源的開發和利用。具體可以采取以下幾種策略：（1）檔案部門要不斷改善檔案信息的資源結構，為檔案信息資源的征集工作提供基本的保障，通過擴大檔案信息征集的目標和范圍，逐漸豐富檔案的信息內容，力爭形成結構合理、質量高級的檔案信息資源；（2）無論是信息技術的發展還是人們對信息需求的增高，都顯示著傳統的信息使用方法已經過于落后，檔案部門要積極引進現代的科學技術，加強信息使用方法的改革創新；（3）檔案部門要形成主動服務的意識，不斷去開發、積累對信息需求的客戶，不能“坐以待斃”的等待用戶尋到頭上來，面對激烈的市場競爭，檔案部門應該具有競爭的觀念，主動的提高自己、推薦自己以適應市場需求；（4）檔案信息資源應該擴大服務的范圍，不僅要為機關、政府、企事業單位提供信息資源，還更要注重對普通老百姓的服務，使人人都能享有信息服務的權利。

結束語：檔案的信息化不僅關系到政府、機關以及各企事業單位對信息資源的掌控能力，它更是我國實現信息化社會建設的重要保證，為了順應時代的發展、社會的需要，檔案部門要不斷探索有效的措施力爭早日實現檔案信息化管理。

參考文獻

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