工程建設(shè)行政審批文件的歸檔管理

【摘要】城市建設(shè)行政審批文件是城市建設(shè)檔案的主要組成部分，但因行政審批職能不同得不到統(tǒng)一的管理移交。本文旨在研究工程建設(shè)行政審批程序和審批文件的具體要求和內(nèi)容，提出歸檔管理辦法，為更好地加強(qiáng)這類文件的集中管理提供參考意見。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；行政審批；歸檔管理

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672—5158（2012）08—0271-03

工程建設(shè)行政審批是工程建設(shè)的主要程序，一般有《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》的核發(fā)（含臨時(shí)）、市政工程《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》的核發(fā)（審批市政工程施工圖，含變更）、建筑工程《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》的核發(fā)（審批建筑工程施工圖，含臨時(shí)、變更）、市政類工程《建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證》的核發(fā)、建筑工程《建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證》的核發(fā)、工程施工許可核準(zhǔn)、工程竣工驗(yàn)收備案等，各審批環(huán)節(jié)分屬不同的職能部門但又相互關(guān)聯(lián)，都產(chǎn)生許多不同的核準(zhǔn)文件，但這些文件又都是針對具體某項(xiàng)工程項(xiàng)目建設(shè)的審批，辦結(jié)后這類文件基本上歸屬各職能部門而無法統(tǒng)一移交歸檔。工程建設(shè)行政審批核準(zhǔn)形成的一系列文件是城市建設(shè)檔案的一部分，工程建設(shè)行政審批核準(zhǔn)文件應(yīng)按城建檔案管理要求移交歸檔。這類檔案的歸檔管理與一般的工程檔案有很大的區(qū)別，在城建檔案分類大綱里屬管理類文件。

目前各職能部門對自己行政審批形成的檔案無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有的按文書檔案要求歸檔管理，有的按城建檔案歸檔要求管理，有的甚至沒按任何要求管理散亂堆放，移交接收較為混亂，或根本無法移交而多年來僅留存在各自部門內(nèi)部，這對整個(gè)城市工程建設(shè)檔案的管理和利用極為不利。了解和明確工程建設(shè)行政審批程序和審批文件的具體要求和內(nèi)容，明確其歸檔范圍和統(tǒng)一歸檔要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)行政管理部門行政審批文件的管理有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。各工程建設(shè)行政審批事項(xiàng)的要求和內(nèi)容：

一、《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》的核發(fā)（含臨時(shí)）

1、審批要求：在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的建設(shè)用地有下列情形之一的，必須先取得市規(guī)劃主管部門核發(fā)的建設(shè)用地規(guī)劃許可證后，方可向土地行政主管部門申請辦理建設(shè)用地批準(zhǔn)文件，并辦理土地使用權(quán)權(quán)屬證明：1）城市國有土地使用權(quán)出讓、劃撥的；2）農(nóng)村集體所有土地征為城市建設(shè)用地的；3）農(nóng)村集體所有土地由農(nóng)業(yè)用地改為建設(shè)用地的；4）新建、擴(kuò)建、改建、拆建或者改變使用性質(zhì)的。

2、審批文件內(nèi)容：

基礎(chǔ)材料：1.《市建設(shè)用地規(guī)劃許可申請表》。2.申請人身份證明。3.申請函（說明用地基本信息、報(bào)建情況、建設(shè)情況、申請的原因、申請依據(jù)以及其他需要說明的事項(xiàng)），現(xiàn)狀照片。4.授權(quán)委托書（原件）和受委托人身份證明。5.其他指定提交的材料。

根據(jù)申請事項(xiàng)還須有：

1.通過劃撥方式取得土地使用權(quán)新辦《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》，除基礎(chǔ)材料外，還須有：a、已取得的《建設(shè)項(xiàng)目選址意見書》或選址意見（復(fù)函）；b、計(jì)劃行政主管部門核發(fā)的有效立項(xiàng)批文；c、總平面規(guī)劃圖；d、建設(shè)項(xiàng)目在生態(tài)敏感區(qū)（如水源保護(hù)區(qū)）內(nèi)、或?qū)儆形廴镜墓I(yè)項(xiàng)目及市政基礎(chǔ)設(shè)施的，應(yīng)有環(huán)境影響評(píng)估意見；e、大型公共建筑、人流集散中心、交通樞紐以及引發(fā)交通量較大的項(xiàng)目，應(yīng)有交通影響評(píng)估意見；f、《建設(shè)項(xiàng)目選址意見書》或選址意見（復(fù)函）中要求有的有關(guān)專業(yè)管理部門的意見；g、農(nóng)用地轉(zhuǎn)為城市建設(shè)用地的，還應(yīng)有市國土部門的批準(zhǔn)文件。

2.道路及軌道交通工程申請辦理《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》，除基礎(chǔ)資料外，還須有：a、計(jì)劃行政主管部門核發(fā)的有效立項(xiàng)批文；b、已批準(zhǔn)的項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案總平面圖；c、已批準(zhǔn)的初步設(shè)計(jì)總平面圖。

3.通過市國土資源行政管理部門招標(biāo)、拍賣、掛牌取得土地使用權(quán)新辦《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》，除基礎(chǔ)材料外，還須有：a、市國土部門簽訂的《土地使用權(quán)出讓合同》；b、市國土部門招標(biāo)拍賣掛牌的確認(rèn)文件；c、市國土部門招標(biāo)拍賣掛牌文件；d、企業(yè)投資項(xiàng)目核準(zhǔn)或備案文件。

4.舊城（村）改造項(xiàng)目新辦《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》，除基礎(chǔ)材料外，還須有：a、與有關(guān)單位（個(gè)人）簽訂的舊城（村）改造合同（協(xié)議）；b、市改建管理部門、拆遷行政主管部門有關(guān)拆遷面積的核準(zhǔn)文件。

5.歷史用地補(bǔ)辦《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》的，除基礎(chǔ)材料外，還須有：a、建設(shè)用地的歷史資料（如已取得的產(chǎn)權(quán)證明，或市國土部門的確權(quán)文件）；b、有上級(jí)主管部門的，應(yīng)取得上級(jí)主管部門的意見。

二、市政工程《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》的核發(fā)（審批市政工程施工圖，含變更）

1、審批要求：凡在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)新建、擴(kuò)建、改建市政工程，均須到市住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局申領(lǐng)《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》，在取得《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》后，方可辦理開工手續(xù)，進(jìn)行建設(shè)。建設(shè)工程規(guī)劃許可證的附圖和附件是該證的配套文件，具有同等法律效力。

市政工程包括城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的道路、橋梁、隧道、軌道、城市給水、排水、防洪排澇、電力、照明、通信、電視、油氣管線、環(huán)境衛(wèi)生等公用設(shè)施工程。

2、審批文件內(nèi)容：1）市建設(shè)工程（市政類）《規(guī)劃許可申請表》；2）授權(quán)委托書；3）委托代理人身份證；4）申請人身份證明；5）有效計(jì)劃立項(xiàng)批文。

根據(jù)申報(bào)項(xiàng)目情況應(yīng)有以下相關(guān)文件：

1、申請道路交通工程或管線工程《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》還需有：1）施工設(shè)計(jì)圖紙及說明書，其中必須有繪制在1/500（或以規(guī)劃設(shè)計(jì)條件、規(guī)劃批準(zhǔn)文件的要求為準(zhǔn)）市平面坐標(biāo)系統(tǒng)和高程系統(tǒng)的現(xiàn)狀地形圖上的平面設(shè)計(jì)圖；管線工程施工設(shè)計(jì)圖，其中配合新建、改建、擴(kuò)建道路的管線工程須繪制在已批準(zhǔn)的1/500道路平面設(shè)計(jì)圖上；長輸管線工程設(shè)計(jì)須繪制在1/2000市平面坐標(biāo)系統(tǒng)和高程系統(tǒng)的現(xiàn)狀地形圖上；2）該工程設(shè)計(jì)方案的批準(zhǔn)文件及附圖附件；3）建設(shè)行政主管部門的有關(guān)會(huì)議紀(jì)要；4）歷次規(guī)劃批復(fù)文件中要求取得的專業(yè)管理部門意見；5）電子圖件及其他需要的資料。6）管線工程涉及河流、橋隧、公路、鐵路、港口、機(jī)場、通訊設(shè)施、電力設(shè)施、軍事設(shè)施等用地，應(yīng)有有關(guān)技術(shù)條件計(jì)算書及相應(yīng)各專業(yè)管理部門的意見；7.敷設(shè)在易燃易爆環(huán)境中的管線工程，應(yīng)有安監(jiān)部門的意見。

2、調(diào)整道路交通工程或管線工程《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》及附圖附件還需有：1）要求調(diào)整的情況說明（包括調(diào)整原因及要求）；2）原《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》及附圖附件；3）有關(guān)道路交通工程規(guī)劃調(diào)整或管線工程規(guī)劃調(diào)整的批準(zhǔn)文件或會(huì)議紀(jì)要；4）調(diào)整工程涉及其它專業(yè)管理部門的，應(yīng)有專業(yè)管理部門意見；5）調(diào)整工程的施工設(shè)計(jì)圖紙及說明書，其中必須有繪制在1/500（或以原要求一致）市平面坐標(biāo)系統(tǒng)和高程系統(tǒng)的現(xiàn)狀地形圖上的平面設(shè)計(jì)圖；其中配合新建、改建、擴(kuò)建道路的管線工程須繪制在已批準(zhǔn)的1/500道路平面設(shè)計(jì)圖上；長輸管線工程設(shè)計(jì)須繪制在1/2000市平面坐標(biāo)系統(tǒng)和高程系統(tǒng)的現(xiàn)狀地形圖上；6）電子圖件及其他需要的資料。

3、調(diào)整規(guī)劃路口還需提供：1）要求調(diào)整情況說明（包括調(diào)整原因及要求）；2）繪制在市平面坐標(biāo)系統(tǒng)和高程系統(tǒng)的現(xiàn)狀地形圖上的路口調(diào)整方案；3）原《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》及附圖附件、相關(guān)變更文件。

三、建筑工程《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》的核發(fā)（審批建筑工程施工圖，含臨時(shí)、變更）

1、審批要求：凡在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)新建、擴(kuò)建、改建建筑工程，均須到建設(shè)行政管理部門申領(lǐng)《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》，在取得《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》后，方可辦理開工手續(xù)，進(jìn)行建設(shè)。建設(shè)工程規(guī)劃許可證的附圖和附件是該證的配套文件，具有同等法律效力。一般建筑工程規(guī)劃許可的審理包括建筑設(shè)計(jì)方案審批和建筑施工圖設(shè)計(jì)審批兩個(gè)階段。

2、審批文件內(nèi)容：1）在方案設(shè)計(jì)階段提供的全部資料。2）經(jīng)批準(zhǔn)的建筑設(shè)計(jì)方案圖件；3）《建設(shè)用地批準(zhǔn)書》或國有土地使用證；4）1/100建筑施工圖及相應(yīng)的電子文件；繪制在1/500現(xiàn)狀地形圖上的附按文件要求的技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的總平面圖；5）根據(jù)已批準(zhǔn)修建性詳細(xì)規(guī)劃跨越建筑設(shè)計(jì)方案審查階段直接進(jìn)入建筑施工圖報(bào)建階段的，應(yīng)有規(guī)劃批準(zhǔn)文件及附圖；需初步設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，附市建設(shè)主管部門的初步設(shè)計(jì)批復(fù)文件；6）屬申請調(diào)整的：除上述資料外，應(yīng)附原《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》及附件，并說明調(diào)整原因；7）電子報(bào)批光盤資料；8）其它材料。

四、市政類工程《建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證》的核發(fā)

1、審批要求：建設(shè)工程竣工后三個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位或個(gè)人應(yīng)當(dāng)向市規(guī)劃主管部門申請規(guī)劃驗(yàn)收。建設(shè)單位或個(gè)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托市規(guī)劃主管部門認(rèn)可的勘測單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收測量，竣工驗(yàn)收測量一般應(yīng)當(dāng)在工程完全竣工后進(jìn)行，但隱蔽性管線工程應(yīng)當(dāng)在覆土之前進(jìn)行。市規(guī)劃主管部門受理申請后，依據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收合格的，應(yīng)當(dāng)核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證。不符合驗(yàn)收條件的，責(zé)令改正或依法處理后再行驗(yàn)收。未經(jīng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的建設(shè)工程不得投入使用，有關(guān)部門不予辦理接水、接電、供氣及房地產(chǎn)權(quán)證。

2、審批文件內(nèi)容：1）《市建設(shè)工程（市政類）規(guī)劃驗(yàn)收申請表》；2）授權(quán)委托書；3）申請人身份證明；4）《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》；5）批準(zhǔn)的施工圖，包括經(jīng)核準(zhǔn)變更的圖件；6）批準(zhǔn)的總平面圖；7）《市建設(shè)工程規(guī)劃定位放線測量記錄冊》、《市建設(shè)工程驗(yàn)線記錄冊》、《市建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗(yàn)收測量記錄冊》（含實(shí)測1：500現(xiàn)狀地形圖和豎向?qū)崪y成果）；8）經(jīng)市測繪大隊(duì)確認(rèn)同現(xiàn)狀一致的建筑竣工圖一套；9）市政工程按施工圖內(nèi)容附隱蔽工程覆土前驗(yàn)線測量記錄及完工后工程控制點(diǎn)坐標(biāo)、標(biāo)高復(fù)測資料；10）電子文件及其它需要的材料。

五、建筑工程《建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證》的核發(fā)

1、審批要求：建設(shè)工程竣工后三個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位或個(gè)人應(yīng)當(dāng)向市規(guī)劃主管部門申請規(guī)劃驗(yàn)收。建設(shè)單位或個(gè)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托市規(guī)劃主管部門認(rèn)可的勘測單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收測量，竣工驗(yàn)收測量一般應(yīng)當(dāng)在工程完全竣工后進(jìn)行，但隱蔽性管線工程應(yīng)當(dāng)在覆土之前進(jìn)行。市規(guī)劃主管部門受理申請后，依據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收合格的，應(yīng)當(dāng)核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證。不符合驗(yàn)收條件的，責(zé)令改正或依法處理后再行驗(yàn)收。未經(jīng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的建設(shè)工程不得投入使用，有關(guān)部門不予力理接水、接電、供氣及房地產(chǎn)權(quán)證。

2、審批文件內(nèi)容：1）《市建設(shè)工程（建筑類）規(guī)劃驗(yàn)收申請表》；2）授權(quán)委托書；3）申請人身份證明；4）《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》；5）《商品房預(yù)售許可證》；6）批準(zhǔn)的建筑施工圖（平面圖、立面圖、剖面圖），包括經(jīng)核準(zhǔn)變更的圖件；7）批準(zhǔn)的規(guī)劃總平面圖；8）《市建設(shè)工程規(guī)劃定位放線測量記錄冊》、《市建設(shè)工程驗(yàn)線記錄冊》、《市建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗(yàn)收測量記錄冊》（含實(shí)測1：500現(xiàn)狀地形圖和豎向?qū)崪y成果）；9）經(jīng)市測繪院確認(rèn)同現(xiàn)狀一致的建筑竣工圖一套；10）土地出讓合同（含規(guī)劃條件）；11）竣工各立面彩色照片、實(shí)際使用外墻材料的色彩和材質(zhì)說明；12）電子文件及其它需要的材料。

六、工程施工許可核準(zhǔn)

1、審批要求：市區(qū)范圍內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建的房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、裝飾裝修工程.

2、審批文件內(nèi)容：

建設(shè)單位提交的文件：

1、《市房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工許可并聯(lián)審批申請表》；2、《建設(shè)工程項(xiàng)目安全生產(chǎn)文明施工目標(biāo)管理責(zé)任承諾書》；3、建設(shè)工程交易中心確認(rèn)的中標(biāo)通知書或市發(fā)展改革部門招標(biāo)核準(zhǔn)意見表；4、建設(shè)用地批準(zhǔn)書（市政工程不需）；5、建設(shè)工程規(guī)劃許可證；6、涉外安全審查意見表；7、市整頓辦意見（房地產(chǎn)項(xiàng)目需要）；8、不可撤銷支付保函；9、監(jiān)理合同；10、施工合同；11、白蟻預(yù)防合同；12、施工圖審查合格書。

監(jiān)理單位提交的文件：

1、本市監(jiān)理企業(yè)提交項(xiàng)目總監(jiān)手冊；2、外來監(jiān)理企業(yè)提交備案證明；3、主要監(jiān)理人員資格證書。4、送樣見證人證（須是建設(shè)單位駐工地代表或建設(shè)單位委托的監(jiān)理單位駐工地監(jiān)理員）。

施工單位提交的文件：

1、安全員、資料員、特種作業(yè)人員操作證書；2、不可撤銷履約保函；3、不可撤銷工資支付保函；4、注冊建造師證書；5、外來施工單位提交備案證明；6、安全生產(chǎn)許可證；7、加蓋編制單位公章及注冊造價(jià)工程師執(zhí)業(yè)章的建設(shè)工程預(yù)算或投標(biāo)報(bào)價(jià)書的封面及相關(guān)匯總表（附預(yù)算或投標(biāo)報(bào)價(jià)書電子文檔）；8、《市建筑工程團(tuán)體人身意外傷害保險(xiǎn)投保單》。

七、工程竣工驗(yàn)收備案許可

1、審批要求：市行政區(qū)域內(nèi)新建、改造、擴(kuò)建的房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、裝飾裝修工程，已經(jīng)通過規(guī)劃、消防、建設(shè)等有關(guān)部門驗(yàn)收許可使用。

2、審批文件內(nèi)容：1）竣工驗(yàn)收備案表；2）工程竣工驗(yàn)收報(bào)告；3）單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；4）施工許可證；5）規(guī)劃驗(yàn)收合格證；6）消防驗(yàn)收合格證；7）工程質(zhì)量保修書；8）城建檔案預(yù)驗(yàn)收合格證；9）住宅小區(qū)及含住宅的物業(yè)電子監(jiān)控系統(tǒng)驗(yàn)收合格證。

以上工程建設(shè)行政審批文件的歸檔要求是：

1、一案一卷（特殊情況下分正副卷），按審批程序和要求排列。

2、使用統(tǒng)一規(guī)范的卷宗封面、一卷一號(hào)，案卷題名為建設(shè)單位+工程地址+項(xiàng)目名稱+審批核準(zhǔn)事項(xiàng)名稱。

3、案卷卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，列出歸檔的全部文件名稱、頁次等信息。

4、卷內(nèi)材料整理規(guī)范，排列有序，裝訂整齊。

建設(shè)工程行政審批屬城市建設(shè)管理環(huán)節(jié)，其核準(zhǔn)相關(guān)事項(xiàng)所形成的相關(guān)文件對現(xiàn)行和后續(xù)工程建設(shè)管理至關(guān)重要，工程建設(shè)從報(bào)建到施工再到驗(yàn)收呈一條龍關(guān)系，人為斷開對工程維護(hù)管理不利，所以這類文件應(yīng)按城建檔案歸檔管理，并應(yīng)結(jié)合文書檔案按管理類檔案歸檔，即同一事項(xiàng)牽扯到申報(bào)、審批、回復(fù)、辦結(jié)等具文書檔案特性環(huán)節(jié)而有別于一般工程檔案，不能簡單地按項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)組卷，辦結(jié)的結(jié)果即各類許可證按隨工程項(xiàng)目檔案歸檔，而審批過程中文件按審批事項(xiàng)最終做到一案一結(jié)單獨(dú)組卷。