淺談當前社會保險的檔案管理

【摘要】隨著我國社會保險事業的快速發展，社會保險檔案管理工作的重要性日益突出，同時也對社會保險檔案管理工作提出了更高的要求，而做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。

【關鍵詞】社會保險；檔案管理；重要意義

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0281-02

一、社會保險檔案管理現狀

隨著我國社會經濟的飛速發展，社保制度不管進行改革，人們對保險事業的認識不斷提高，要求加入社會保險的人員逐年擴大，社保檔案數量劇增。根據權威部門統計，到2008年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為25556萬人，比2008年末增加了1852萬人，預計到2013年，全國城鎮基本養老保險參保人數超過5.44億，基本醫療保險參保人數超過4.6億，失業保險參保人數超過5.3億，工傷保險參保人數超過1.5億，生育保險參保人數超過5.2億。參加社會保險的人數增長過快，傳統的社會保險檔案管理模式已經不適應社保事業發展的要求。然而，由于體制的原因，我國公民個人社保檔案隸屬多個管理部門，社會保險檔案管理工作存在著許多不足，只有不斷創新，才能煥發生機。

二、社會保險檔案管理的重要性

加強社會保險的檔案管理，是適應我國社會保險形勢發展的需要。社會保險的檔案管理工作關系著每個參保人的根本利益，社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能。一個參保人從辦理參保手續之日起，到離退休結束領取保險金，中間還有可能面臨失業，人員的合理流動等諸多環節，需要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續，如此龐大的社會系統工程，若無具有創新的、行之有效的、完整準確的個人資料管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會的安全穩定。社會保險檔案管理工作要善于創新，以利于社保部門提高業務質量和辦事效率。只有從檔案資料的收集、整理到歸檔要形成一套行之有效的管理體系，社會保險檔案管理工作才能跟上社會形勢發展的步伐。

三、社會保險檔案管理要不斷創新

（一）形成制度，依法辦事。社會保險檔案管理工作要依法、依規辦事。國家應要依據《檔案法》，《保密法》等政策法規，盡快制定社會保險檔案管理工作辦法，將社會保險檔案工作納入規范化管理。要對社會保險檔案存儲的內容及范圍、檔案室的配套設備、檔案管理人員的職責等作出較為詳實的規定，社保檔案管理要有分類大綱和保管期限。要求各有關部門形成檔案的收集、整理、保管、移交、存檔的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合檔案管理要求。社會保險檔案管理部門都要制定出相應的管理制度，從而構建一套符合實際的社會保險檔案管理制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔，以徹底改變社會保險檔案管理上的無序狀態，逐步形成全國統一、上下協調一致的社會保險檔案管理體系，使社會保險檔案管理工作能適應社會保險發展的需要，更好的為參保人員服務。

（二）社會保險檔案微機化、數字化管理。為適應社會保險發展的需要，各級社會保險部門要解放思想，學習不同地區的先進經驗，購置微機設備，招聘專業微機人員，配備專門的微機檔案室，實行社會保險檔案微機化管理。社會保險檔案微機化在一個行政區域要盡力做到工作統一進行，以便為下一步計算機聯網及共享社會保險檔案數據奠定基礎。社會保險改革之初，在辦理過程中使用過大量的紙質材料或證明，例如各類保單合同以及各種需要存檔備查的檔案資料等，數量多，占空間大，給保存查閱工作帶來諸多不便，現在可以將這些材料進行電腦掃描儲存，將紙質檔案轉變成數字檔案，以此提高社會保險檔案保存查閱的工作效率。

（三）搞好人員培訓。社保檔案管理人員素質決定著工作的成敗，社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備基本的計算機實際操作能力，以適應社保檔案工作發展的需要。為此社保部門應與檔案行政管理部門加強聯系，緊密合作，積極組織社保檔案人員進行定期培訓，開展經驗交流。把社保人員培訓作為一項長期工作來抓，不斷提高社保檔案管理隊伍的業務技能。

（四）管理統一

社保檔案管理必須建立全國統一的管理辦法，全國上下一盤棋，結束社保檔案管理分散問題。在中央的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理處，國家依法負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、規章制度。社保檔案管理處在全國各地設置分支機構，負責公民社保檔案內容的定期增加和更新。在全國實行參保個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一，做到參加社會保險人員“一號管理”，專人專號，從發放的勞動保險號碼上就可以反映出公民的收入和保障費的繳納情況，有利于社保信息的查詢。

參考文獻

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